Stosownie do treści art. 41 ust. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.), do 30 kwietnia 2014 r. płatnicy składek powinni zweryfikować poprawność danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących 2013 r., a więc składanych od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Obowiązek ten dotyczy więc imiennych raportów miesięcznych oraz deklaracji rozliczeniowych.
Jeśli płatnik stwierdzi nieprawidłowość przekazanych informacji powinien sporządzić miesięczny raport korygujący. Jeżeli więc płatnik stwierdzi nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych, wówczas ma obowiązek sporządzić tylko ich korektę.
Złożenie takiego raportu korygującego powinno nastąpić w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości.
Miesięczny raport korygujący musi mieć formę nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Przy czym, nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku, gdy płatnik stwierdzi różnicę w podstawie wymiaru składek nieprzekraczającą 2,20 zł. Powyższego nie stosuje się jednak w przypadku, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.
Warto pamiętać, że jeżeli płatnik składek nie stwierdza nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym w ww. określonym terminie podlega karze grzywny do 5 000 złotych. Kara grzywny może być wymierzona również wobec osoby, która działa w imieniu płatnika składek (np. biura rachunkowe).