Jedną z pierwszych trudności, z jakimi mierzą się podmioty, jest opracowanie zgodnej z ustawą procedury zgłoszeń wewnętrznych i ustanowienie kanałów zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa wydaje się czytelna, jednak jak pokazują nasze doświadczenia, trudności pojawiają się już na samym początku.
Czytaj również: Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie już za trzy miesiące>>
Brak zasobów i wiedzy specjalistycznej
Organizacje nie wiedzą, jak przygotować dokumentację oraz jak dokonać wyboru właściwej osoby czy też wewnętrznej jednostki organizacyjnej, na której barkach będzie spoczywać realizacja obowiązków związanych z przyjmowaniem zgłoszeń czy też podejmowaniem działań następczych. Zwracając się do nas o pomoc, klienci często sygnalizują, że nie posiadają wystarczających zasobów w tym zakresie. Tym bardziej, że ich pracownicy w ramach swoich obowiązków zawodowych często już są obłożeni pracą, zaś dodawanie im kolejnych spotyka się nie tylko z niechęcią, ale i oporem. Osoby te zwyczajnie nie wiedzą, w jaki sposób miałyby wykonywać czynności związane np. prowadzeniem postępowań wyjaśniających, jak postępować ze zgłoszeniem, które wpłynie tym bardziej, że zgłoszenie naruszenia prawa może przecież dotykać skomplikowanej materii takiej jak korupcja, karuzela podatkowa, tzw. ustawianie przetargów. Pracownicy nie posiadają specjalistycznej wiedzy i nie są ekspertami w dziedzinie prawa, aby ocenić, czy zgłoszona przez sygnalistę informacja faktycznie jest poważnym naruszeniem przepisów prawa oraz jakie działania należy w związku z tym przedsięwziąć. Co więcej, pracownicy nie chcą podejmować się rozpatrywania zgłoszeń, które mogą dotyczyć ich bliskich kolegów i znajomych z pracy. W taki sytuacji trudno o zachowanie bezstronności w podejmowanych działaniach, której to bezstronności wymaga przecież ustawa.
Rozwiązaniem może być utworzenie odrębnego, niezależnego działu bądź zespołu, do którego zostaną zaangażowani specjaliści (np. prawnicy, compliance officer), którzy jako członkowie tej jednostki będącej częścią struktury organizacyjnej podmiotu zajmą się realizacją obowiązków w zakresie przyjmowania zgłoszeń, ich badania oraz podejmowania działań następczych.
Zobacz szkolenie online w LEX: Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki pracodawców >
Problematyczne konsultacje
Kolejną bolączką firm, jak i samorządów, okazuje się kwestia związana z konsultacjami procedury z zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedstawicielami osób świadczących pracę. Pracodawcy zwyczajnie nie widzą, jak przygotować się do tego etapu, jak sprawnie przeprowadzić działania i zmieścić się w krótkim, maksymalnie 10-dniowym terminie na przeprowadzenie konsultacji. Jednym z problemów, z którym pracodawcy nie do końca umieją sobie poradzić jest sytuacja, w której w firmie nie działają żadne związki zawodowe, zaś podmiot zatrudnia w większości osoby np. na umowie zlecenie. Okazuje się, że w większości organizacji nie są ustalone reguły wyłaniania przedstawicieli nie tylko pracowników, ale i innych osób wykonujących pracę zarobkową. Firmy nie wiedzą, w jaki sposób przeprowadzić ten proces, jak pomóc pracownikom w wyborze swoich przedstawicieli tak, aby było to zgodne z ustawą. Jednocześnie przerzucanie w tym zakresie odpowiedzialności na pracowników, aby zorganizowali to we własnym zakresie i „radzili sobie sami” wydaje się rozwiązaniem niewystarczająco dobrym. Jeżeli firma nie ma ustalonego trybu w tym zakresie, przedstawicieli osób świadczących pracę, można wyłonić przeprowadzając np. wybory. Warto zaplanować krok po kroku, jak w praktyce będzie się to odbywać – określić jaką liczbę przedstawicieli trzeba powołać, do kiedy osoby świadczące pracę mogą zgłosić swoich kandydatów, kiedy i w jaki sposób odbędą się wybory oraz jak zostaną ogłoszone wyniki. Przy okazji warto zadbać o stworzenie regulaminu wyboru przedstawicieli, określić zasady ich działania, liczbę reprezentantów, czas trwania ich kadencji itd., osoby z zakładu pracy itd. Z całą pewnością dokument będzie pomocny w przyszłości.
Sprawdź również książkę: Zgłaszanie nieprawidłowości. Whistleblowing w praktyce >>
Ochrona tożsamości sygnalisty
Ustawa stawia rygorystyczne wymogi w zakresie zapewnienia poufności i ochrony tożsamości sygnalisty. Oznacza to, że kanały, w ramach których sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia przepisów prawa, muszą być bezpieczne, chronić informacje zawarte w zgłoszeniu przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich, a przede wszystkim chronić poufność tożsamości sygnalisty. W licznych zapytaniach do kancelarii firmy i samorządy zwracają uwagę na to, że stworzenie takich kanałów we własnym zakresie okazuje się nie lada wyzwaniem i nie wiedzą, jakie wymogi muszą spełnić, aby zagwarantować wystarczająco wysoki poziom ochrony i bezpieczeństwa. Warto zatem dokonać rozeznania i zapoznać się z rozwiązaniami dostępnymi na rynku, najlepiej tymi, które zawierają kompleksowe rozwiązania dotyczące ochrony sygnalistów – począwszy od zapewnienia bezpiecznego, spełniającego wymagane standardy bezpieczeństwa i ochrony narzędzia do zgłaszania naruszeń prawa, skończywszy na wsparciu prawnym i merytorycznym w zakresie przygotowania i wdrożenia dokumentacji związanej z systemem ochrony sygnalistów.
Wielu pracodawców uważa, że samo ustanowienie kanałów do dokonywania zgłoszeń czy przygotowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, mówiąc kolokwialnie, „załatwia temat”. Nic bardziej mylnego. Firmy zapominają o konieczności doprowadzenia do zgodności ich działalności w kontekście ochrony sygnalistów z RODO i obowiązującymi u nich politykami z zakresu ochrony danych osobowych. Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada szereg obowiązków związanych z ochroną danych osobowych, co rodzi konieczność weryfikacji obowiązujących polityk i wprowadzenia niezbędnych zmian, opracowania nowych dokumentów bądź aktualizacja dotychczasowych itd. Pracując dla klientów często okazuje się, że przedsiębiorcy nie tylko niewystarczająco przygotowali się do tego procesu, ale robią to nieudolnie. Przy okazji badania dla nich tej sfery funkcjonowania okazuje się, że już obowiązujące polityki są niezgodne z przepisami prawa czy też zawierają luki. Dlatego proces wdrożenia obowiązków wynikających z ustawy należy połączyć z aktualizacją obowiązujących polityk z zakresu ochrony danych osobowych, np. poprzez przeprowadzenie ich przeglądu. Pozwoli to na ustalenie, które obszary wymagają wprowadzenia zmian, czy stosowane środki organizacyjne i techniczne należy wzmocnić i dopasować do standardów bezpieczeństwa, jakie dokumenty zaktualizować oraz uzupełnić, czy też opracować od nowa (np. klauzula informacyjna dla sygnalisty). Być może konieczne będzie przeprowadzenie szacowanie ryzyka. Ponadto uwzględnienie w procedurze niezbędnego minimum z katalogu ustawowego, w praktyce może się okazać niewystarczające i nieefektywne. Nasze doświadczenia pokazują, że warto zadbać o opracowanie dokumentów pomocniczych, które ułatwią funkcjonowanie systemu ochrony sygnalistów, a więc przygotowanie polityk w zakresie podejmowania działań następczych, zasad prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych itp.
Kolejnym pomijanym aspektem jest niewystarczające pogłębianie wiedzy wśród pracowników z zakresu ochrony sygnalistów, a więc m.in. brak szkoleń. Dlatego w programach szkoleń dla pracowników powinny znaleźć się tematy dotyczące ochrony sygnalistów jak również warto włączyć w nie zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.
Sprawdź też w LEX: Na jakich zasadach chronione są dane osobowe sygnalisty? >
Ustawa o ochronie sygnalistów wymusza konieczność dokonania przeglądu już obowiązujących procedur, regulacji wewnętrznych i standardów, stosowanych środków bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz ich dostosowanie do wymogów ustawy. Korzystające z naszego wsparcia organizacje wprost przyznają, że nie radzą sobie wystarczająco z tymi obowiązkami, bądź zwyczajnie nie mają już na to czasu. W tym aspekcie pomocny może okazać się audyt, którego wyniki pokażą, jakie polityki trzeba zmienić czy też jakie nowe rozwiązania wprowadzić dla poprawy bezpieczeństwa i poufności gromadzonych danych.
Czytaj też w LEX: Ochrona sygnalistów - procedura zgłoszeń wewnętrznych krok po kroku >
Zarówno firmy, jak i jednostki organizacyjne samorządów stoją przed trudnymi wyzwaniami, jakie niesie ze sobą konieczność wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów. Okazuje się bowiem, że na temat trzeba spojrzeć z szerszej perspektywy oraz przyjrzeć się działaniu całej organizacji, aby zapewnić jej zgodność z przepisami ustawy. Podmioty publiczne i prywatne bardzo często nie tylko nie mają do tego odpowiednich narzędzi i zasobów, ale również zwyczajnie nie wiedzą, w jaki sposób przeprowadzić całą procedurę. Dlatego też warto powierzyć realizację zadań w tym zakresie profesjonalistom, wyspecjalizowanej kancelarii, która krok po kroku przeprowadzi w organizacji cały proces, dając poczucie bezpieczeństwa oraz tego, że praca zostanie wykonana po prostu dobrze, z jak najmniejszym zaangażowaniem i tak mocno zapracowanych pracodawców.
Jakub Bar, adwokat z kancelarii Salomon
Sprawdź też w LEX: Czy na potrzeby regulacji dotyczących sygnalistów w liczbie osób zatrudnionych należy uwzględnić także zleceniobiorców? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
