Czy zaświadczenia o ukończeniu szkolenia czy zdobyciu dodatkowych uprawnień powinny w oryginale znajdować się u pracodawcy?

Pracodawca może przechowywać kopie zaświadczeń. Oryginały powinien oddać pracownikowi, czyli adresatowi zaświadczenia.

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.p.d.s.p.
Zgodnie z § 1 ust. 3 r.p.d.s.p. pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Regułą jest zatem, że pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia mu dokumentów w oryginale, a dla własnych potrzeb z tychże dokumentów pracodawca może wykonać kopie lub odpisy. Pracodawca nie ma natomiast uprawnienia do gromadzenia oryginałów dokumentów nawet, gdy chodzi o kursy czy szkolenia lub dokumenty potwierdzające określone umiejętności uzyskane w trakcie trwania stosunku pracy.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. Nr 31, poz. 216 z późn. zm.) - dalej r.u.w.o. osoba po zakończeniu kursów, kursów zawodowych itp. spełniająca określone przesłanki otrzymuje odpowiednie zaświadczenie lub świadectwo. I tak:
• osoba, która ukończyła określoną formę kształcenia, otrzymuje zaświadczenie (§ 6 r.u.w.o.);
• osoba, która zdała egzamin w związku z ukończeniem kursu lub praktyki zawodowej otrzymuje zaświadczenie potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowych (§ 8 ust. 1 r.u.w.o.);
• osoba, która uzyskała z egzaminów związanych z kursem zawodowym oceny wyższe od oceny niedostatecznej, otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu zawodowego (§ 12 ust. 1 r.u.w.o.);
• osobie, która zdała egzamin kwalifikacyjny na tytuł zawodowy, komisja egzaminacyjna wydaje świadectwo uzyskania tytułu zawodowego. Osobie, która zdała egzamin kwalifikacyjny na tytuł mistrza, komisja egzaminacyjna wydaje dyplom uzyskania tytułu mistrza (§ 44 ust. 1 i 2 r.u.w.o.).
Analiza powyższych przepisów pozwala wnioskować, że adresatem ww. zaświadczeń jest pracownik, a nie zakład pracy.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.