Przyjrzeliśmy się przepisom, orzecznictwu i wypowiedziom ekspertów na ten temat. Ustawa z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 288, dalej: ustawa o ZFŚS) w art. 3 ust. 1 stanowi, że ZFŚS powinni utworzyć pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zgodnie z art. 4 ust. 1-2 pracodawcy, u których istnieje układ zbiorowy pracy mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na ZFŚS (a więc może on być też niższy od ustawowego), mogą również postanowić, że ZFŚS w ogóle nie będzie tworzony. Natomiast w firmach, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w takich sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Art. 4 ust. 3 przewiduje, że jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, to postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub jego nietworzenia wymagają uzgodnienia z pracownikiem, o którym mowa w art. 8 ust. 2 (czyli wybranym przez załogę jej reprezentantem).
Czytaj również: Odmrożono odpisy na ZFŚS - wiele firm mogło tego nie dostrzec>>
Zawieszenie albo likwidacja
Anna Martuszewicz, ekspert prawa pracy (w komentarzu LEX do art. 4) zaznacza, że „rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić na czas nieokreślony lub określony (np. na czas przejściowych trudności finansowych pracodawcy), w tym ostatnim przypadku niezbędne jest precyzyjne określenie okresu, w jakim fundusz nie będzie tworzony”. Dobrze podać jakąś konkretną datę albo warunek, np. osiągnięcie określonego wyniku finansowego przez pracodawcę. Brak takiego uszczegółowienia oznaczać może bezterminowe zawieszenie ZFŚS (czyli w praktyce jego likwidację).
Powstaje pytanie o moment likwidacji albo zawieszenia ZFŚS na 2025 rok i lata przyszłe. Tu dość konkretnie wypowiada się Małgorzata Mędrala, profesor Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, ale jej uwagę trzeba odnieść do firm balansujących blisko limitu 50 etatów: „początkowy termin rezygnacji z tworzenia Funduszu może przypadać po nadejściu daty 1 stycznia danego roku kalendarzowego, albowiem dopiero od tego dnia wiadomo jest, ilu pracowników pracodawca zatrudnia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i czy rezygnacja powinna nastąpić w trybie art. 4 czy też art. 3 ust. 3 ustawy (czyli obniżenia liczy zatrudnionych poniżej ustawowego limitu – red.)”. Zdaniem Mędrali w przypadku rezygnacji powinna być ona dokonana najpóźniej przed dniem 30 września danego roku kalendarzowego, gdyż jest to data wpłaty II raty odpisu na Fundusz (art. 6 ust. 2 ustawy). Przypomina ona jednocześnie, że zgodnie z art. 77(2) par. 6 k.p. regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Nie warto więc czekać do ostatnich dni września.
W przypadku firm, w których poziom zatrudnienia (zarówno obecny, jak i planowany w 2025 r.) znacznie przekracza graniczny limit 50 etatów, nie ma w zasadzie przeszkód, aby postanowienie o rezygnacji z Funduszu zostało wprowadzone do przepisów wewnątrzzakładowych nawet w trakcie bieżącego roku.
![Kodeks pracy. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ] ebook](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/81663/978-83-8358-339-6_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 252 zł
|Cena regularna: 280 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 280 zł
Zmniejszenie odpisu do końca września
Anna Martuszewicz zauważa, że ustawa o ZFŚS wprowadza wyjątek od podstawowej reguły prawa pracy, że postanowienia układów zbiorowych pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, zaś przepisy art. 4 ustawy o ZFŚS pozwalają na mniej korzystną dla pracowników regulację - rezygnację z tworzenia funduszu lub zmniejszenie wysokości naliczanego odpisu”. Skoro pracodawca może całkowicie zlikwidować ZFŚS, to może tym bardziej obniżyć na niego wpłaty. M. Mędrala podkreśla zaś, że niższy odpis może być określony w różny sposób - najczęściej proponuje się określenie tej wysokości jako procent przeciętnego wynagrodzenia, ale może to być też stała kwota.
Kwestii obniżenia odpisu w trakcie już trwającego roku nie precyzuje bardzo lakonicznie sformułowany art. 4. Niemniej jednak prowadząca szkolenia z prawa pracy Barbara Tomaszewska, doradca podatkowy (w komentarzu LEX do art. 4) zaznacza, że możliwe jest obniżenie odpisu w trakcie roku kalendarzowego: „Ustawodawca nie wskazuje dopuszczalnych terminów wprowadzenia zmiany wysokości odpisów dlatego można przyjąć, że zmiana może nastąpić w każdym terminie roku kalendarzowego. Zmiana powodująca obniżenie wysokości odpisu wprowadzona w trakcie roku kalendarzowego będzie powodowała konieczność proporcjonalnego przeliczenia wysokości funduszu. W ustawie brak jest bowiem regulacji wskazujących na inny sposób dokonania obliczeń. Jeśli decyzja o obniżeniu czy podwyższeniu wysokości odpisu zostaje podjęta w trakcie roku kalendarzowego przed dokonaniem wpłat na rachunek Funduszu korekta odpisu będzie możliwa jeszcze przed dokonaniem wpłaty, gdyby jednak zmiana nastąpiła po dokonaniu wpłat na fundusz, konieczne będzie dokonanie korekty po tym terminie.”. Celowym byłoby więc przeprowadzenie pełnej procedury dokonania obniżenia odpisu na ZFŚS za 2024 r. do czasu wypłaty II raty odpisu, czyli do końca września.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ] ebook >>
Co na to związkowcy bądź przedstawiciele załogi
Rezygnacja z ZFŚS bądź zmiana wysokości odpisów wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie wynagrodzeń i trzeba to uzgodnić z przedstawicielami związków zawodowych, a w wypadku gdy u pracodawcy one nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę.
Gdy jest tylko jedna zakładowa organizacja związkowa (ZOZ), to wydaje się to pozornie proste. M. Mędrala podkreśla jednak, że jeżeli u pracodawcy działa jedna reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, to jej negatywne stanowisko blokuje dokonanie zmian w regulaminie wynagradzania. Tak wynika z art. 30 ust. 6–7 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r., poz. 854).
A gdy ZOZ-ów jest kilka, to z orzecznictwa wynika, że kwestię udziału związków zawodowych we wprowadzaniu regulaminu wynagradzania należy rozstrzygać z uwzględnieniem art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, a dochowanie procedury przez pracodawcę jest konieczne, aby regulamin mógł skutecznie wejść w życie (wyrok SN z 15 stycznia 2020 r., sygn. akt III PK 206/18). Z uzasadnienia tego wyroku wynika, że wspólnie uzgodnione stanowisko negatywne organizacji związkowych, reprezentatywnych w rozumieniu art. 241(25a) k.p., zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy, może zablokować wprowadzenie przez pracodawcę postanowień regulaminu wynagradzania, w tym postanowienia o nieutworzeniu ZFŚS. Jeżeli związki zawodowe nie mogą uzgodnić wspólnego stanowiska, pracodawca może wydać regulamin rozpatrując uprzednio odrębne stanowiska organizacji związkowych, które jednak nie są dla niego wiążące.
Ostatni etap to ogłoszenie zmian regulaminowych pracownikom. Mędrala przypomina, że regulamin wynagradzania nie wchodzi w życie z dnia na dzień. Zasada ta znajduje również zastosowanie do zmian dotyczących rezygnacji z tworzenia ZFŚS (w tym także czasowej – czyli jego zawieszenia) czy ukształtowania innej niż przewidują to przepisy ustawy wysokości odpisu. Zgodnie z wyrokiem SN z 6 października 2004 r. (sygn. akt I PK 569/03) regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 77(2) par. 6 k.p., nie obowiązuje jako akt prawny”.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.