Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy w aktach osobowych można przechowywać kopie legitymacji emeryta-rencisty? Czy należałoby poprosić pracownika o oświadczenie lub decyzje dotyczącą emerytury, żeby określić jego status emeryta?

Odpowiedź:

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A akt osobowych).

 

Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika, określa przepis art. 221 Kodeksu pracy.

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

 

Zasada minimalizacji danych

Należy wskazać, że zgodnie z zasadą minimalizacji danych przewidzianą w RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Pracodawca może zatem zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie okazania do wglądu legitymacji emeryta/rencisty celem potwierdzenia faktu posiadania statusu emeryta/rencisty, ale nie powinien bez zgody pracownika kserować legitymacji i umieszczać jej kopii w aktach osobowych.