Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy w aktach osobowych można przechowywać kopie legitymacji emeryta-rencisty? Czy należałoby poprosić pracownika o oświadczenie lub decyzje dotyczącą emerytury, żeby określić jego status emeryta?
Odpowiedź:
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A akt osobowych).
Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika, określa przepis art. 221 Kodeksu pracy.
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Zasada minimalizacji danych
Należy wskazać, że zgodnie z zasadą minimalizacji danych przewidzianą w RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Pracodawca może zatem zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie okazania do wglądu legitymacji emeryta/rencisty celem potwierdzenia faktu posiadania statusu emeryta/rencisty, ale nie powinien bez zgody pracownika kserować legitymacji i umieszczać jej kopii w aktach osobowych.