Ustawa zakłada, że dane niezbędne do przyznania pracownikom i zleceniobiorcom świadczeń emerytalnych i rentowych oraz ustalenia ich wysokości zostaną przekazane do ZUS. Pracownicy nie będą musieli sami zbierać takich informacji i nie będzie w związku z tym potrzeby tak długiej jak obecnie (50 lat) archiwizacji dokumentów u pracodawcy.
Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą również w postaci elektronicznej. Wprowadzone zmiany mają skrócić czas przeszukiwania akt, poprawić jakość dokumentacji (nie będzie się ona zużywać jak papierowa) oraz zredukować koszty przechowywania. Szacowane oszczędności dla pracodawców to nawet 100 mln zł.
Data zatrudnienia zdecyduje o okresie archiwizacji
Ustawa ma wejść w życie 1 stycznia 2019 roku. Dokumentacja pracowników zatrudnionych od tego dnia będzie przechowywana przez 10 lat a pracodawcy będą przekazywać do ZUS comiesięczne raporty, w których znajdą się dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty.
Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku również będzie można przechowywać krócej, ale pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym przekaże informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego pracownika. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
Czytaj również: Koniec wypłat pensji w kasie firmy >>
Nie będzie natomiast możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku – tu konieczne będzie jej przechowywanie przez 50 lat.
Prace nad ustawą będą teraz kontynuowane w Senacie.