Zawieszenie działalności a możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przedmiotem działalności spółki z o.o. jest sprzedaż mebli. Niestety mimo podjętych działań, nie udało się zdobyć rynku/klientów i zarząd podjął decyzję, że dalej w tym zakresie nie będzie prowadził działalności. Właściciel nie chce jednak jeszcze zlikwidować spółki, tylko pozostawić w tzw. uśpieniu.W jaki sposób należy opisać to w sprawozdaniu finansowym i w jaki sposób dokonać wyceny majątku? Czy należy utworzyć rezerwy?

Odpowiedź: przedsiębiorca w informacji dodatkowej powinien odnotować fakt, zarówno ograniczenia, jak i czasowego zawieszenia działalności gospodarczej, a sprawozdanie finansowe należy sporządzić tak jak jednostki kontynuujące działalność. Jednostka wykonująca w okresie zawieszenia działalności, jakiekolwiek operacje gospodarcze (np. opłaty bankowe, płatności zobowiązań, czy otrzymywanie wpłat od kontrahentów) jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg handlowych i sporządzania sprawozdania finansowego na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości.

Uzasadnienie: zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w związku z nowelizacją i dodaniem art. 12 ust. 3b do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), ustawodawca dopuścił możliwość niezamykania ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Oznacza to, iż tak jak w poprzednio obowiązującym stanie prawnym, wprowadzona zmiana nie daje możliwości rezygnacji z prowadzenia ksiąg w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli wykonywane są jakiekolwiek operacje gospodarcze chociażby polegające na ponoszeniu kosztów stałych, np. czynsze oraz inne wydatki związane z utrzymaniem i ochroną budynku wykorzystywanego na potrzeby działalności, opłaty za prowadzenie rachunków bankowych itp.
Regulacje dotyczące zawieszania działalności gospodarczej znajdują się w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.) - u.s.d.g. W art. 14a u.s.d.g. wymienionej ustawy zawarto regulacje, iż przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni (za wyjątkiem lutego) do 24 miesięcy.
Przedsiębiorca (także osoba prawna) może, więc w trybie art. 14a u.s.d.g. zawiesić działalność, ale w praktyce będzie to miało zastosowanie w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych tylko w przypadku nierealizowania w okresie zawieszenia jakichkolwiek operacji gospodarczych. W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Może natomiast uzyskiwać przychody finansowe, a także przychody ze zbycia własnych środków trwałych oraz wyposażenia. Przedsiębiorca może także wykonywać wszelkie czynności, niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, mające na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródeł przychodów, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (np. czynsze oraz inne wydatki związane z utrzymaniem i ochroną budynku wykorzystywanego na potrzeby działalności, opłaty za prowadzenie rachunków bankowych itp.). Należy zwrócić uwagę, że nie podlegają amortyzacji składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów u.s.d.g. Nie podlegają one amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność, zgodnie z art. 16c pkt 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.).