Ustęp 4. Okoliczności, od których uzależnione jest uzyskanie uprawnień u kolejnego pracodawcyW ust. 4 wpisujemy informacje, które stanowią podstawę do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy lub uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Ust. 4 pkt 1. Informacja o urlopie wypoczynkowym
W pkt 1 ust. 4 należy zamieścić informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym (w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy). Oznacza to tyle, że pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie należy wskazać wykorzystany urlop na żądanie.
Problem z wypełnieniem danych o urlopie wypoczynkowym - w odniesieniu do zakończonych umów terminowych, w przypadku wystawienia świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy, od daty zawarcia pierwszej z tych umów.
 
Przykład
Pracodawca wystawia świadectwo 21 marca 2013 r. za dwie umowy terminowe (pierwsza zawarta na okres próbny od 1 kwietnia 2011 r. do 30 czerwca 2011 r., druga od 1 lipca 2013 r. do 21 marca 2013 r., pracownik w okresie drugiej umowy wykorzystał 3 dni urlopu przysługującego za rok 2013, zatrudnienie z pracownikiem będzie kontynuowane na podstawie kolejnej umowy na czas określony.
Zgodnie z r.ś.p., pracodawca wystawiając świadectwo pracy umieszcza w nim informację o urlopie wypoczynkowym, który został wykorzystany w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Dodatkowo autorka zwraca uwagę na fakt, że ww. r.ś.p. nie zostało zmienione w kontekście wypełniania informacji na temat urlopu wypoczynkowego dla umów terminowych, pomimo pozostawania w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy.
Dlatego rozpatrując wyżej wskazany przykład należy wystawiając świadectwo za okres od 1 kwietnia 2011 r. do 21 marca 2013 r. zamieścić informację o wykorzystanym przez pracownika urlopie w wymiarze 3 dni (24 godzin).
 Ust. 4 pkt 2. Informacja dotycząca urlopu bezpłatnego
W pkt 2 ust. 4 wpisujemy okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia (np. art. 174 § 1 lub art. 1741 k.p.).
 Przykład 
Pracownik był zatrudniony w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2012 r. W okresie od 2 kwietnia 2011 r. do 30 sierpnia 2011 r. przebywał na urlopie bezpłatnym udzielonym na pisemny wniosek pracownika.
Pracodawca uzupełniając pkt 2 ust. 4 powinien wpisać:
Udzielono urlopu bezpłatnego w okresie od 2 kwietnia 2011 r. do 30 sierpnia 2011 r. – na podstawie art. 174 § 1 k.p.
 
Uwaga!
Okres urlopu bezpłatnego wykazuje się tylko raz w świadectwie, nie należy on do okresów nieskładkowych.
 Ust. 4 pkt 3. Informacja dotycząca urlopu wychowawczego
 Jeżeli pracownik korzystał z urlopu wychowawczego w pkt 3 ust. 4 wpisujemy okres wykorzystanego urlopu.
Przykład 
Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2012 r.
W okresie od 7 sierpnia 2009 r. do 6 sierpnia 2011 r. przebywał na urlopie wychowawczym.
W takim wypadku pracodawca wpisuje:
Korzystał z urlopu wychowawczego w kresie od 7 sierpnia 2009 r. do 6 sierpnia 2011 r. i podaje tryb udzielenia urlopu wychowawczego określony w art. 186-1866 k.p. oraz rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz. U. Nr 230, poz. 2291).
 
Pozostałe przykłady znajdziesz w Kompasie Księgowo-Kadrowym
 
Ust. 4 pkt 4. Informacje o okresach niezdolności do pracy
 W pkt 4 ust. 4 pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (chodzi tu o okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe pracownikowi - zgodnie z obowiązującymi przepisami).
Przykład
Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 stycznia 2008 r. do 28 lutego 2013 r. W tym okresie pracownik był nieobecny z powodu choroby od 1 stycznia 2011 r. do 15 stycznia 2011 r., 1 stycznia 2013 r. do 18 stycznia 2013 r. Za wszystkie wskazane okresy pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wypłacone ze środków pracodawcy.
Pracodawca obowiązkowo w pkt 4 ust. 4 wykaże okres od 1 stycznia 2013 r. do 18 stycznia 2013 r. (18 dni). Natomiast w tym miejscu pracodawca nie wykaże okresu z 2011 r., ponieważ w tym miejscu świadectwa pracy wykazujemy okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie wypłacone ze środków pracodawcy w roku, w którym ustaje stosunek pracy.
Uwaga! Nie zamieszcza się w świadectwie informacji o okresie wyczekiwania jaki musi upłynąć w celu nabycia prawa do zasiłku chorobowego.
Ust. 4 pkt 5. Informacje dotyczące wykorzystania dwóch dni –opieki nad dzieckiem 
W pkt 5 ust. 4 wpisujemy okres, w którym pracownik wykorzystał uprawnienie związane z rodzicielstwem (mowa tu o dwóch dniach opieki nad dzieckiem przysługujących pracownikowi wychowującemu co najmniej jedno dziecko w wieku do lat 14).
Ust. 4 pkt 6. Informacje dotyczące skrócenia okresu wypowiedzenia
W pkt 6 ust. 4 zamieszczamy informację na temat zastosowania skróconego okresu wypowiedzenia w sytuacji, w której wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. Wówczas pracodawca może skrócić przysługujący trzymiesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostały okres wypowiedzenia.
 
Przykłady znajdziesz w Kompasie Księgowo-Kadrowym
 
 Ust. 4 pkt 7. Informacja dotycząca odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych
W pkt 7 ust. 4 pracodawca wpisuje informację o okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Pracodawca wypełniając tą część świadectwa pracy wpisuje dzień, miesiąc, rok wskazując datę rozpoczęcia i zakończenia tej służby.
Formy odbywania służby wojskowej określa ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 461, z późn. zm.).
 Ust. 4 pkt 8. Informacja dotyczącą pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze
W pkt 8 ust. 4 należy wpisać okres wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek podać nazwę stanowiska, na którym praca ta była w wymienionym okresie wykonywana. Od 1 stycznia 2009 r. obowiązują dwa akty prawne regulujące kwestie pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze tj.: załącznik nr 1 i 2 ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Nr 237, poz. 1656), która określa rodzaje prac w szczególnych warunkach i prac o szczególnym charakterze oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz. U. Nr 8, poz. 43 z późn. zm).
 
 Przykłady znajdziesz w Kompasie Księgowo-Kadrowym
 
 Ust. 4 pkt 9. Informacja o wykorzystanych uprawnieniach, które wynikają z ustaw, wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy, a mają wpływ na ich uzyskanie u nowego pracodawcy
W pkt 9 ust. 4 wpisujemy informację o wykorzystaniu przez pracownika uprawnień lub świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, które wynikają z ustaw, układów zbiorowych pracy i regulaminów (np. liczbę wypracowanych godzin nadliczbowych, które podlegają rozliczeniu w ramach rocznego limitu godzin nadliczbowych, informację o wypłaceniu odprawy emerytalnej lub rentowej, o nagrodzie jubileuszowej np. dla pracownika samorządowego).
W każdym przypadku, należy ocenić czy informacja o zrealizowanym uprawnieniu ma wpływ na jego uzyskanie u potencjalnego nowego pracodawcy.
 
Ust. 4 pkt 10. Informacja o okresach nieskładkowych
W pkt 10 ust. 4 pracodawca zamieszcza informacje o okresach składkowych i nieskładkowych, które podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Do tych okresów zaliczamy np.: okres pobierania zasiłku chorobowego lub zasiłku rehabilitacyjnego.
Jakie okresy są uznane za nieskładkowe wskazuje art. 7 u.e.r. Przepis ten wymienia je enumeratywnie - jest to katalog zamknięty.
 Uwaga!
W świadectwie pracy nie wykazujemy:
– nieobecności nieusprawiedliwionych,
– nieobecności usprawiedliwionych niepłatnych.
W praktyce zdarza się, że pracodawcy wpisują taką informację w ust. 6 wzoru świadectwa pracy, jednak autorka nie podziela tego poglądu.
 
Ust. 4 pkt 11. Informacja dotycząca wynagrodzenia na podstawie art. 92 § 11 k.p. w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r.
W pkt 11 ust. 4 pracodawca wpisuje dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia - na podstawie art. 92 § 11 k.p., w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z obowiązującym w tym okresie stanem prawnym w przypadku okresu niezdolności do pracy, trwającej nie dłużej niż sześć dni, pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę za pierwszy dzień tej niezdolności. Tak więc czas, za który pracownik nie otrzymał wynagrodzenia chorobowego ulega wyłączeniu ze stażu ubezpieczeniowego, od którego uzależnia się nabycie świadczeń z ubezpieczenia społecznego, natomiast zgodnie z art. 7 u.e.r. okresy te nie są uznawane za okresy nieskładkowe.
Ustęp 5. Informacje dotyczące prowadzonej egzekucji z wynagrodzenia
Następna część świadectwa pracy (ust. 5) oscyluje wokół informacji o zajęciu wynagrodzenia. We wspomnianym ust. 5 pracodawca zamieszcza dane komornika, numer sprawy egzekucyjnej (sygnaturę) i wysokość potrąconych kwot. Po otrzymaniu świadectwa pracy ze wzmianką o zajęciu kolejny pracodawca ma obowiązek skontaktować się z prowadzącym sprawę komornikiem. Warto pamiętać, że oznaczenie komornika należy dokonać w sposób szczegółowy podając imię i nazwisko, rejon działania (np. Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi, Marek Kowalski) i sygnaturę sprawy. Informacja podana na świadectwie powinna bez trudu pozwolić na dalszą identyfikację osoby komornika, w tym odnalezienie danych adresowych kancelarii. W praktyce wpisanie np. tylko informacji - Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi będzie dużym utrudnieniem, gdyż w dużych miastach na takim obszarze może działać kilku komorników.

Przykłady znajdziesz w Kompasie Księgowo-Kadrowym 
 
Ustęp 6. Informacje uzupełniające – obligatoryjne i na wniosek
 W ostatnim ust. 6 pracodawca w pkt 1 zamieszcza informację o należnościach ze stosunku pracy, które zostały uznane przez pracodawcę i niewypłacone z uwagi na brak środków finansowych.
Dodatkowo w tej części świadectwa pracy w pkt 2, na żądanie pracownika zamieszczamy informację:
a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia (w zasadzie żaden akt prawny nie reguluje jakich informacji i za jaki okres może żądać pracownik. Dlatego tak sformułowany zapis należy rozpatrywać szeroko. W praktyce oznacza to, że pracownik może wnioskować o zawarcie informacji na temat wszystkich uzyskanych składników wynagrodzenia i ich wysokości uzyskanych za okres, za który wystawiane jest świadectwo. Dotyczyć to będzie nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale też składników zmiennych, nagród, premii i innych lub tylko wybranych składników),
b) o uzyskanych kwalifikacjach,
c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania w związku z § 5 r.ś.p. Pracodawca zamieszczając tą informację podpisuje ją i opatruje datą.
W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. W przypadku gdy ww. orzeczenie zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi, w określonym terminie (w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie) nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, powołującą art. 97 § 3 k.p.
Pouczenie (możliwość odwołania, dwuinstancyjność postępowania odwoławczego)
Ważnym punktem końcowym jest pouczenie, które powinno zawierać informację o tym, że pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w terminie 7 dni od daty otrzymania świadectwa. Dodatkowo z pouczenia powinna wynikać możliwość odwołania się pracownika do Sądu Pracy od decyzji pracodawcy, który odmówił sprostowania świadectwa pracy. Pracodawca powinien wskazać adres właściwego miejscowo sądu pracy, do którego pracownik będzie miał prawo złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy.
Brak pouczenia jest podstawą do złożenia o wniosku przez pracownika o sprostowanie świadectwa pracy. Należy w tym miejscu mieć na uwadze, że pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
 
Podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu
Dodatkowym wymogiem, który powinien być spełniony jest podpisanie świadectwa pracy. Podpis składa pracodawca lub osoba umocowana do działania w jego imieniu.
Świadectwo pracy, jako dokument, musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu. Osoba podpisująca świadectwo pracy składa tym samym oświadczenie na okoliczność potwierdzenia danych zawartych w dokumencie, a więc poświadcza fakty tam zawarte.
Pamiętaj!
– pracodawca wydaje świadectwo pracy po zakończeniu stosunku pracy,
– nie można uzależnić wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą,
– w świadectwie pracy nie zamieszczamy informacji ocennych na temat przebiegu zatrudnienia, przyczyn ustania stosunku pracy i innych,
– niewydanie świadectwa jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.