Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości przed urzędem skarbowym lub innymi organami w firmie w następującym przypadku?Główny księgowy nie podpisał odrębnej odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości (zgodnie z art. 4 ustawy o rachunkowości). Nie ma też wyznaczonego zakresu obowiązków w umowie o pracę. Deklaracje podpisuje właściciel. Nie ma też zgłoszenia księgowego jako osoby odpowiedzialnej w myśl przepisów ordynacji podatkowej jako osoby odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe. Główny księgowy podpisuje sprawozdanie finansowe, jednak w innym miejscu niż kierownik (kierownik podpisuje pod słowem sporządziłem i zatwierdzam).

Odpowiedź: odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych ponosi kierownik jednostki; w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą jest to ta osoba.

Uzasadnienie: zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Bez względu więc na to, czy główny księgowy przejął na piśmie odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych, czy też nie, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę.
Zgodnie z art. 52 u.o.r., sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Fakt, iż główny księgowy nie przejął odpowiedzialności za rachunkowość nie oznacza, że nie jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego; jest to część jego obowiązków - stąd podpis na sprawozdaniu.