Kosztów ponoszonych przez najemcę nie można rozliczyć notą obciążeniową

Czy zamiast refaktury kosztów eksploatacyjnych możemy wystawić notę obciążeniową?

Odpowiedź: nie jest możliwe obciążanie najemcy wskazanymi kosztami poza systemem VAT, tj. w oparciu o noty obciążeniowe. Dotyczy to również kosztów zarządu i zaliczek na remont.

Uzasadnienie: podstawą opodatkowania VAT jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej (zob. art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Na gruncie tego przepisu podstawę opodatkowania usług najmu stanowi nie tylko czynsz, ale również wszelkie inne kwoty, którymi wynajmujący obciąża najemcę, jak również kwoty, które najemca obowiązany jest wpłacać innym podmiotom w imieniu wynajmującego.

A zatem podstawą opodatkowania usług najmu stanowić będzie w przedstawionej sytuacji nie tylko czynsz, ale również ponoszone przez najemcę koszty eksploatacyjne, koszty centralnego ogrzewania, zaliczki na remonty, koszty zarządu, koszty energii itp. Nie jest dopuszczalne, aby kosztami tymi najemca był obciążany notą obciążeniową (bez VAT) zamiast uwzględniać je w wystawianej fakturze za najem. Bez znaczenia jest przy tym czy kwoty odpowiadające tym kosztom najemca wpłaca bezpośrednio wspólnocie majątkowej czy też Państwu jako pośrednikowi w przekazywaniu pieniędzy.

Wyjątek od powyższego dotyczy kosztów tzw. mediów, np. kosztów zużywanej przez najemcę energii elektrycznej czy cieplnej (ogrzewania). Możliwe jest zawarcie w umowie najmu postanowienia, że koszty te będą odrębnie rozliczane, tj. będą refakturowane na najemcę (zastrzec jednak należy, że rozwiązanie to jest od pewnego czasu kwestionowane przez organy podatkowe; uważają one, że koszty mediów, którymi obciążany jest najemca, nie mogą być odrębnie rozliczane, tj. stanowią element podstawy opodatkowania usług najmu). Oznaczałoby to możliwość wystawiania najemcy faktur za najem oraz faktur dokumentujących odsprzedaż mediów. Również jednak w przypadku tego scenariusza żadne z ponoszonych przez najemcę kosztów nie mogą być rozliczane poza systemem VAT, tj. w oparciu o noty obciążeniowe.