Tryb i zasady przeprowadzenia kontroli określa miedzy innymi: rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek z dnia 30 grudnia 1998 r. (Dz. U. Nr 164, poz. 1165) i ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s.

W kontekście omawianego tematu płatnicy składek często zastanawiają się jakie prawa i obowiązki mogą realizować w momencie wszczęcia kontroli ZUS. Na tym tle powstaje wiele pytań, na które odpowiadamy poniżej.

Kto jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli?

Na podstawie art. 86 ust. 1 u.s.u.s kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kto jest uprawniony do wszczęcia kontroli?

Podstawą do wszczęcia kontroli płatnika składek jest upoważnienie wydane do jej przeprowadzenia przez głównego inspektora kontroli ZUS lub upoważnionych przez niego inspektorów kontroli ZUS.

Co do zasady kontrola zostaje wszczęta po okazaniu przez inspektora legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do dokonania kontroli. Kontrola zostaje wszczęta w dniu doręczenia płatnikowi składek upoważnienia, na podstawie którego będzie przeprowadzana kontrola.

Upoważnienie powinno zawierać następujące informacje:

wskazanie podstawy prawnej, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie jednostki ZUS, wskazanie z imienia, nazwiska i numeru legitymacji służbowej inspektora kontroli, oznaczenie podmiotu kontrolowanego, wskazanie okresu kontroli (tj. datę rozpoczęcia i kończenia kontroli)

Jaki zakres obejmuje kontrola?

Art. 86 ust. 2 u.s.u.s określa zakres kontroli, która może obejmować w szczególności:

-zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych (np. terminy i poprawność zgłoszeń),

-prawidłowość oraz rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat do których pobierania jest upoważniony zakład ubezpieczeń społecznych,

-ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu.

-prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

-wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do dla celów ubezpieczeń społecznych,

-dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Ciekawostka

Podczas kontroli, ZUS może podnieść zarzut np. fikcyjnego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i wskazać, iż nie widzi podstaw do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych takiego pracownika oraz pozbawić go prawa do świadczeń z tego tytułu.

Kontrola może obejmować wszystkie powyższe zagadnienia lub zostać zawężona do wybranego obszaru.

Uwaga!

Zakres kontroli nie może wykraczać poza obszar wskazany w upoważnieniu.

Jakie uprawnienia przysługują kontrolującemu?

Inspektor kontroli ZUS w trakcie kontroli i w jej ramach ma prawo:

- wykorzystywać dane zawarte na kontach ubezpieczonego i na kontach płatników składek,

- poszukiwać informacji przeglądając dokumentację finansową np. dokumenty księgowe i osobowe, sprawozdania finansowe a także przeglądać tego typu informacje zgromadzone na różnych nośnikach.

- w sytuacji, gdy płatnik składek zalega z zapłatą należnych składek dokonać oględzin składników majątku płatnika i sporządzić spis z majątku dłużnika.

-wysuwać żądania złożenia wyjaśnień oraz informacji prze płatnika składek ale też przez ubezpieczonego.

-ustalić tożsamość osób dla potrzeb kontroli.

-ustalać fakty niewyjaśnione w toku kontroli na podstawie przesłuchań płatnika, ubezpieczonych, świadków, jeżeli fakty te mają istotne znaczenie dla postępowania.

-zabezpieczać dowody. Tą czynność organ kontrolujący dokonuje poprzez złożenie dowodów u płatnika składek w zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu. Kontrolujący ma prawo zabrać zabezpieczone dowody do jednostki organizacyjnej ZUS za potwierdzeniem odbioru. Również czynność opieczętowania i oddania na przechowanie płatnikowi składek zgromadzonych dowodów lub jego upoważnionemu pracownikowi następuję za potwierdzeniem odbioru.

Uwaga!

Inspektor kontrolujący ma prawo wejść i poruszać się na obszarze siedziby płatnika składek, prowadzenia działalności na podstawie ważnej legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrolujący nie musi posiadać przepustki upoważniającej do wejścia i przebywania zakładu pracy, nie podlega też kontroli osobistej (jeżeli taką formę kontroli przewiduje regulamin pracy).

Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek przestrzegać przepisów BHP obowiązujących u płatnika składek oraz zachować w tajemnicy informacje, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem czynności kontroli. W tym ostatnim przypadku obowiązek ten istnieje także po zakończeniu czynności kontrolnych i po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli ZUS.

Kiedy inspektor kontroli ZUS podlega wyłączeniu z kontroli?

Taka sytuacja jest możliwa, gdy istnieją okoliczności mające wpływ na jego bezstronność w postępowaniu kontrolnym.

Więcej o kontroli ZUS przeczytasz w Kompasie Księgowo-Kadrowym>>>