Czy różnice pomiędzy rzeczywistą wagą przyjętych towarów a wagą podaną na fakturze można automatycznie wyksięgowywać jako różnice związane ze specyfiką działalności?

Jesteśmy firmą handlową zajmującą się sprzedażą stali. Zamierzamy zakupić regał, który by funkcjonował w następujący sposób: w szuflady byłyby wbudowane wagi i pracownik magazynowy musiałby tylko wbić kod towaru, towar byłby automatycznie ważony i interfejsem byłoby przekazywanie wagi do systemu finansowo-księgowego i byłby generowany dokument PZ.

Czyli przyjęcie towaru nie następowałoby na podstawie wagi wynikającej z dokumentów (listów przewozowych czy WZ), tylko na podstawie rzeczywistej wagi. Z drugiej strony mamy fakturę zakupową, na której byłyby wagi towarów wynikające z dokumentów. Z tego faktu, iż wagi u dostawców i nasza mogą mieć różne odchylenia, może dochodzić do różnic między rzeczywistą wagą a wagą wynikającą z listów przewozowych.

Pytanie:
Czyli np. waga zmontowana na regale zważy 998 kg, a na liście przewozowym i fakturze będzie 1000 kg. Informatycy uważają, iż we wszystkich firmach te różnice są wyksięgowywane.
Czy będzie prawidłowe, jeśli stworzymy zestawienie takich różnic i automatycznie system będzie takie różnice wyksięgowywać?
Kupujemy stal przeważnie z Niemiec, 1 kg stali kosztuje ok. 3 zł i nie będziemy w tym momencie starać się o korekty, gdyż by to nie funkcjonowało.
Czy można stworzyć dokument wewnętrzny raz na miesiąc i automatem to wyksięgowywać jako różnice, które związane są ze specyfiką działalności?

Odpowiedź:
Drobne rozbieżności ilościowe pomiędzy stanami towarów wynikającymi z faktur zakupu a stanami stwierdzonymi przy odbiorze dostawy można okresowo wyksięgowywać.

Uzasadnienie
Rzeczywiście, w praktyce obrotu gospodarczego znaczącymi wolumenami towarów, zwłaszcza oznaczonych co do gatunku, występowanie pewnych rozbieżności pomiędzy ilościami wynikającymi z dokumentów dostaw a stanami rzeczywistymi stwierdzanymi przy odbiorze jest bardzo częste. Może to być spowodowane zarówno różnicami obmiaru u dostawcy i nabywcy, jak i drobnymi ubytkami przy transporcie czy fizykochemicznymi właściwościami towaru.
Celowe jest, by jednostka w polityce rachunkowości ustaliła poziom tego rodzaju odchyleń, który traktowany będzie jako nieistotny, tzn. zaistnienie różnicy (zwłaszcza niedoboru) poniżej pewnej ilościowo bądź inaczej oznaczonej wielkości nie będzie zgłaszane dostawcy i tym samym nie będzie traktowane jako niedobór do rozliczenia.
Rozbieżności pomiędzy ilością (i wartością) zakupionych zapasów, wynikającą z faktur od dostawców, a ilością faktycznie odebraną i jej wartością są zazwyczaj wychwytywane na koncie 300 Rozliczenie zakupu. Różnice, które zgodnie z przyjętą w polityce rachunkowości zasadą będą traktowane jako nieistotne, powinny - po zsaldowaniu - zostać przeniesione na koniec miesiąca na konto pozostałych przychodów lub pozostałych kosztów operacyjnych, względnie kosztu zużycia materiałów (sposób ujęcia tych nieistotnych odchyleń również powinno się wskazać w polityce rachunkowości).

Uwagi:
Projektując rozwiązanie informatyczne należy zwrócić uwagę na to, by na etapie rozliczania różnic w dostawach (lub wcześniej) móc oddzielić odchylenia uznawane za nieistotne od tych, które będą podlegać rozliczeniu z dostawcą lub z innym podmiotem.