Oznacza to, że każdy pracodawca niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe.

Niewywiązanie się z tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6k.p.) i zagrożone jest karą grzywny.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie praktyczne, gdyż pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectwa pracy (lub świadectw pracy) z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Przy rozstrzyganiu sporów przed sądem pracy znajdujące się w aktach osobowych dokumenty stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika. Ponadto brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy stanowi okoliczność obciążającą pracodawcę, gdyż zgodnie z wyrokiem SN z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99, „pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia".

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w rozporządzeniuMinistra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) - dalej r.d.s.p. Zgodnie z wyrokiem SN z 3 kwietnia 2000 r. „Rozporządzenie dotyczy pracodawców zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy. Nie dotyczy ono organów prowadzących dokumentację funkcjonariuszy „mundurowych", których stosunek zatrudnienia ma charakter administracyjnoprawny" – sygn. akt II SA 2165/99.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części: A, B i C.

  • Część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
  • Część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
  • Natomiast w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Ponadto pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

W zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej na pracodawcy spoczywa również obowiązek założenia i prowadzenia:

  • odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy;
  • imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę;
  • karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, to ewidencjonuje ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone wyłącznie w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się ponadto jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Przepisy nie określają wzoru karty ewidencji czasu pracy, dlatego też pracodawca ma możliwość jej ustalenia na podstawie obowiązujących u niego przepisów wewnątrzzakładowych.

Należy pamiętać, że karta ewidencji czasu pracy nie jest tożsama z potwierdzaniem przez pracownika obecności w pracy na podstawie listy obecności.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej – pracodawca został zwolniony z obowiązku ewidencjonowania ich godzin pracy.

Dokumenty zgrupowane w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się tam dokumentów.

 

1. Część A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – katalog danych osobowych

Katalog informacji, jakie pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie określony został w art. 221 k.p.

W związku z tym na podstawie art. 221 k.p. pracodawca ma prawo domagać się od takiej osoby tylko danych wymienionych w § 1 art. 221 k.p. Przepis ten realizuje jednocześnie normę konstytucyjną – art. 51 ust. 1 Konstytucji RP stanowi, że „nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby".

W związku z tym od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może wymagać podania:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • imion rodziców (ale już nie nazwiska rodowego matki),
  • daty urodzenia (nie wymagane jest miejsce urodzenia),
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Wymienione dane należy uznać za niezbędne do przeprowadzenia prawidłowego procesu rekrutacji pracownika. Z podanego w art. 221 k.p. katalogu danych wynika więc, że pracodawca nie może wymagać, aby kandydat do pracy podawał inne dane niż wymienione w tym przepisie, np. miejsce swojego urodzenia, gdyż przepis wyraźnie precyzuje, iż chodzi o datę urodzenia lub nazwiska rodowego matki, faktu posiadania dzieci przez osobę kandydującą do pracy, itp.

 

Przykłady

...

 

1.1 Dział B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie również innych informacji. Podstawą jest art. 221 § 2 k.p. W tej grupie znajdują się inne dane osobowe dotyczące pracownika (np. stopień niepełnosprawności).

Pracodawca może również domagać się podania:

  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informacji Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
  • imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, o ile podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
  • innych danych osobowych dotyczących osoby pracownika, np. jego kwalifikacje i umiejętności – można je przetwarzać bez zgody pracownika

Ma to na celu umożliwienie pracownikowi korzystania z przysługujących mu uprawnień rodzicielskich, np. na podstawie art. 188 k.p. pracownikowi wychowującemu przynamniej jedno dziecko w wieku do lat 14 przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze dwóch dni z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Konieczne jest w związku z tym złożenie do akt osobowych stosownego oświadczenia, w którym udostępnione zostaną niezbędne dane osobowe dotyczące dzieci pracownika.

Tylko za zgodą pracownika mogą być przetwarzane następujące dane, np. zdjęcie pracownika (potrzebne do identyfikatora) – bez zgody tylko w zakresie potrzebnym do wydania książeczki zdrowia, informacje o nagrodach i odznaczeniach, itp.

Istotne jest rozróżnienie, że możliwość żądania danych na podstawie art. 221 § 2 k.p., powstaje z chwilą uzyskania przez daną osobę statusu pracownika. Zgodnie z art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie o pracę jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy o pracę. Nie zawsze jednak termin ten pokrywa się z dniem podpisania umowy o pracę, gdyż w praktyce zdarzają się sytuacje, że strony podpisują umowę wcześniej przed terminem rozpoczęcia pracy. W związku z tym pozostałych danych osobowych określonych w art. 221 § 2k.p., np. numeru PESEL pracownika można żądać w momencie tak rozumianego terminu rozpoczęcia pracy i uzyskania statusu pracownika.

 

Przykłady

...

2. Część B – dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia

Podstawowym dokumentem, jaki powinien sporządzić pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Pomocniczy wzór umowy o pracę zawiera załącznik nr 2 do r.d.s.p.

Umowę o pracę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi włącza się do jego osobowych.

W sytuacji, gdy umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, potwierdzić w formie pisemnej ustalenia, co do:

  • stron umowy
  • rodzaju umowy i
  • jej warunków.

Pisemne potwierdzenie zawarcia umowy doręcza się pracownikowi za potwierdzeniem odbioru (na piśmie). Te dokumenty załącza się również do akt osobowych pracownika w części B.

Jeżeli pracodawca dodatkowo określił pracownikowi zakres jego obowiązków, to należy go również przechowywać w tej części akt osobowych.

Zgodnie z § 4 r.d.s.p., gdy zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem może wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument uprawniający do poruszania się na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw poza nim. Ponadto, jeżeli przedłożone przez pracownika świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca ma obowiązek zawiadomić o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który świadectwo to wystawił.

W tej części akt osobowych pracownika powinno znaleźć się pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

  • treścią regulaminu pracy,
  • wydaną na podstawie art. 29 § 3 k.p. pisemną informacją o warunkach zatrudnienia i przysługujących uprawnieniach pracowniczych,
  • treścią przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • obwieszczeniem wydanym na podstawie art. 150 § 1 k.p. informującym pracownika o systemach i rozkładach czasu pracy i przyjętych okresach rozliczeniowych, gdy pracodawca nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy lub nie jest objęty układem zbiorowym pracy,
  • zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp.

W części B akt osobowych pracownika przechowuje się również oświadczenie pracownika – rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, takim jak zwolnienie na 2 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 14 roku życia (art. 188 k.p.).

Pracodawca w tej części akt osobowych gromadzi i przechowuje dokumenty związane z:

  1. powierzeniem mienia pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się;
  2. podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
  3. przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej;
  4. obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego (do nie mniej niż połowy etatu) w okresie, w którym mógłby skorzystać z tego urlopu (art. 1887 k.p.).

W części B znaleźć się powinny również inne dokumenty szczegółowo wymienione w § 6 r.d.s.p., do których należą:

  • orzeczenia lekarskie związane z przeprowadzanymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony ją zawarły w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,
  • korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy ze związkiem,
  • oświadczenie (zgoda) na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy.
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego
  • pisma dotyczące udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, a także wnioski pracownika związane z ustaleniem dla niego, na podstawie art. 142 k.p., indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu pracy weekendowej na podstawie art. 144 k.p.

Tak jak w poprzedniej części akt osobowych – tutaj również – zgromadzone dokumenty muszą być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Konieczne jest umieszczenie pełnego wykazu dokumentów wchodzących w skład części.

 

3. Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

W części C akt osobowych pracownika gromadzi się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a mianowicie:

  1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę (pomocnicze wzory tych pism stanowią załączniki nr 3-6 r.d.s.p.;
  2. żądanie pracownika wydania mu świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę i nawiązania kolejnej umowy z dotychczasowym pracodawcą (art. 97 § 11 k.p.);
  3. związane z niewypłaceniem ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, gdy na podstawie art. 171 § 3 k.p., strony umowy o pracę postanawiają o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu umowy poprzedniej;
  4. kopia wydanego świadectwa pracy;
  5. potwierdzenie dokonania czynności zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
  6. ewentualna umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy;
  7. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi po zakończeniu stosunku pracy badaniami lekarskimi.
  8. Wymienione dokumenty muszą być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się tam dokumentów.

W przypadku, gdy dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na podstawie art. 231 k.p. lub na podstawie odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkami pracy przejmowanych pracowników.

Prowadząc dokumentację pracowniczą pracodawca zgodnie z u.o.d.o., wypełnia obowiązki administratora danych osobowych.

Pracodawcy jako administratorzy danych osobowych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem zostalizwolnieni z obowiązku rejestracji zbioru danych do ogólnokrajowego rejestru prowadzonego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (art. 43 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o.). Administrator decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Pracodawca, który udostępnia dane osobowe osobom nieupoważnionym podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.

 

4. Upoważnienie do zajmowania się danymi pracowników

 ...

5. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

 ...

Więcej o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w Kompasie Księgowo-Kadrowym>>>