Zarządzanie procesem inwestycji budowlanej to, w dużym uproszczeniu, zbiór czynności i nakładów zmierzających do stworzenia nowych lub powiększenia istniejących środków trwałych i osiągnięcia zamierzonych efektów użytkowych. Zarządzanie procesem inwestycji budowlanej (przedsięwzięciem budowlanym) to jednak nie tylko harmonogramy, wykresy sieciowe i inne mniej lub bardziej zaawansowane techniki planowania i realizacji. W poszczególnych fazach zarządzania procesem inwestycji budowlanej mogą pojawić się problemy, z którymi nawet najwięksi inwestorzy, także ci z zagranicznym doświadczeniem, nie będą w stanie łatwo sobie poradzić.

Fazy procesu można podzielić na mniejsze lub większe odcinki robót, których ukończenie przyjmuje się za jednostkę graniczną.
Zdaniem Jana Zioberskiego – praktyka prowadzącego Biuro Inżynierskie ZIOBERSKI, kierownika wielu projektów,  w oczywisty sposób możemy podzielić etapy procesu na:

- fazę przygotowania
- fazę realizacji
- fazę zakończenia.

Faza przygotowania to w uproszczeniu wykonanie studium możliwości, a następnie studiów realizacyjnych zarówno na poziomie wstępnego studium przedrealizacyjnego jak i ostatecznej wersji projektu z uwzględnieniem ryzyk: finansowego, technicznego, administracyjnego i ewentualnie społecznego. Dzięki opracowaniom i analizom zyskuje się dane do dalszych prac projektowych - planowania i wykonywania dokumentacji technicznej i uzyskania zatwierdzenia administracyjnego. Niezmiernie ważne jest także powołanie kompetentnego kierownika projektu który od początku rozplanuje strategię budowy. Jednocześnie jest to etap na którym potencjalnie wystąpić może najwięcej problemów. choćby takich jak perturbacje z otrzymaniem pozwoleń, zezwoleń oraz uzgodnień niezbędnych do przeprowadzenia inwestycji.

Faza realizacji zdaniem praktyków, dzięki doświadczeniu i wiedzy inżynierskiej jest stosunkowo łatwa do przebrnięcia, składają się na nią m.in. procedury zarządzania budową (robotami budowlanymi). Potencjalne problemy jakie mogą pojawić się na tym etapie to m.in. roboty dodatkowe, opóźnienia w realizacji umowy np. o dostawę mediów (energia elektryczna), usterki, dziennik budowy, odmowa dokonania odbioru. Jednakże przebrnięcie fazy realizacji nie oznacza bezkolizyjnego rozpoczęcia fazy trzeciej.

Faza zakończenia osadzona jest w ramach sekwencji zdarzeń administracyjnych, określonych m.in. przez Prawo budowlane, Kodeks postępowania administracyjnego oraz szczegółowe przepisy i rozporządzenia. Niezbędnym jest zatem także na tym etapie stworzenie całej strategii i opracowanie szczegółowych harmonogramów zakończenia budowy.

Problemy w procesie zarządzania

Zarządzanie procesem inwestycji budowlanej (przedsięwzięciem budowlanym) to jednak nie tylko harmonogramy, wykresy sieciowe i inne mniej lub bardziej zaawansowane techniki planowania i realizacji. W poszczególnych fazach zarządzania procesem inwestycji budowlanej mogą pojawić się problemy, z którymi nawet najwięksi inwestorzy, także ci z zagranicznym doświadczeniem, nie będą w stanie łatwo sobie poradzić.

W każdej z faz mogą pojawić się sytuacje, w których - jak uświadamia nam Jan Lech Zioberski - niezmiernie ważnym, a tymczasem często zapominanym elementem, jest tzw. czynnik ludzki. O ile część projektów uwzględnia jeszcze „miękkie” techniki zarządzania zespołem realizacyjnym, to już niezmiernie rzadko patrzy się na szersze otoczenie projektu. Zdarza się, że to nie metody i procedury, a intuicja kompetentnego kierownika projektu pozwala na terminową realizację lub też nawet ocalenie całości inwestycji. Jego doświadczenie pozwala podjąć właściwą decyzję, nawet jeżeli ma się to skończyć przekroczeniem kompetencji.

Ciekawym ale i problematycznym elementem zarządzania procesem inwestycji budowlanej jest fakt łatwości, z jaką może nastąpić skonfliktowanie uczestników procesu budowlanego. Przykładowo konflikty wykonawców z podwykonawcami wcale nie należą do rzadkości, a mogą skutecznie zablokować lub wręcz uniemożliwić realizację całej inwestycji. Jak osiągnąć partnerską współpracę generalnych wykonawców z podwykonawcami? Jakie są w ogóle kryteria selekcji wykonawców robót budowlanych stosowane przez polskich inwestorów? Także i w tym miejscu zwrócona zostanie uwaga m.in. na konieczność uwzględnienia czynnika ludzkiego w całym procesie.

Poruszając się po zaproponowanym schemacie przebiegu faz zarządzania procesem inwestycji budowlanej, przedstawić należy także metoda analizy i wyboru rozwiązań technicznych i technologicznych obiektów budowlanych. O ile w fazie realizacji to głównie infrastruktura która nie odpowiada wymaganiom miejsca inwestycji, może stać się zasadniczym technicznym problemem - to w fazie przedrealizacji problemów pojawia się znacznie więcej. Praktycy wskazują na dysonans pomiędzy rzeczywistością i teorią. Przez teorię rozumie się część założeń projektu, dokumenty prawne, mapy. Natomiast to co zaskakiwać może w rzeczywistości to – mówiąc żartobliwie - chochliki w ziemi i w prawie.

Jan Lech Zioberski dzieląc się ze mną doświadczeniem zdobytym po ponad 30 latach pracy przy projektach w budownictwie, stwierdził że tak naprawdę w sposób pewny zarządzać można harmonogramem inwestycji budowlanej dopiero po wyjściu z robotami budowlanymi ponad poziom 0. Wszystko co może spotkać inwestora wcześniej, to w dużym stopniu sytuacje, których nie można do końca przewidzieć.

Przykładem może być inwestycja, której budowa zależała od zbudowania wodociągu: ponieważ budowa wodociągu przeciągnęła się o ponad rok, nie trudno domyśleć się że inwestycja również została rozpoczęta po terminie. Inną sytuacją jest ta, gdy uda się rozpocząć i zakończyć roboty budowlane zgodnie z harmonogramem, a inwestycja i tak nie może być przekazana do eksploatacji – ponieważ istnieją uchybienia wobec przepisów prawa i nie można zakończyć przedsięwzięcia. Jeszcze innym przykładem może być problem prawny usytuowania poza terenem własności kotew stosowanych do ścian konstrukcyjnych, które z racji na głębokość na jakiej są umieszczane, wymagają zastosowania odmiennej procedury prawnej niźli cały projekt.

Kolejnymi zagadnieniami które mogą zahamować rozpęd inwestycyjny, są starania związane z uzyskaniem pozwolenia na budowę. W obszarze tym przedstawione zostaną także inne czynniki natury prawno-administracyjnej, utrudniające działalność na rynku budowlanym.  Wiele podmiotów skarży się na nierówne traktowanie uczestników procesu budowlanego, na przykładzie inwestycji rządowych czy kościelnych. Także ustawy specjalne np. dotyczące EURO 2012 wywołują wśród części inwestorów (nie związanych z daną branżą), niepokój.

Odrębnym tematem-problemem jest także dokumentacja wymagana przepisami prawa, dokumentacja niezbędna do zrealizowania inwestycji. Szereg zagadnień powstaje przy analizie dokumentacji projektowej, ocenie jej stanu-jakości, zakresu określonego przepisami prawa, a następnie zderzeniu tych de facto teoretycznych materiałów z rzeczywistym wykonawstwem. Kolejną grupą zagadnień poruszanych w artykułach będzie także prawo autorskie, tematy dotyczące autorów – projektantów i ich statusu prawnego a także np. aspektów dotyczących zmian w dokumentacji projektowej.