PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię Komisji Spraw Zagranicznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0063/2021),
A. mając na uwadze, że wszystkie instytucje Unii są odpowiedzialne przed obywatelami europejskimi za wykorzystanie środków publicznych i zachowuj ą jak największą przejrzystość, aby zapewnić skuteczną kontrolę demokratyczną;
B. mając na uwadze, że strategiczna komunikacja Unii staje się wysokim priorytetem w agendzie europejskiej, co wymaga od Unii przedstawiania obiektywnych i solidnych narracji w celu zwalczania dezinformacji i zapewnienia większej odporności Unii;
C. mając na uwadze, że uwzględnianie aspektu płci i równouprawnienie płci muszą znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznych systemach organizacji i zarządzania wszystkich instytucji Unii, a także w opracowywaniu i wdrażaniu strategii politycznych wchodzących w zakres ich kompetencji;
Uwagi Europejskiego Trybunału Obrachunkowego
1. zauważa z zadowoleniem, że, zgodnie z uwagami zawartymi w sprawozdaniu rocznym Trybunału Obrachunkowego ("Trybunału") odnoszącymi się do rozdziału 9 "Administracja - dział 5 WRF", w próbie transakcji dotyczących Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) trzeci rok z rzędu nie stwierdzono żadnych konkretnych problemów, a w rocznym sprawozdaniu z działalności ESDZ nie stwierdzono istotnego poziomu błędu;
2. odnotowuje ogólne uwagi Trybunału dotyczące wzrostu liczby pracowników kontraktowych i powiązanych środków budżetowych w latach 2012-2018; zauważa, że w przypadku ESDZ wzrost ten był spowodowany zadaniami odzwierciedlaj ącymi nałożenie na ESDZ nowych obowiązków operacyjnych i politycznych, w szczególności w obszarach wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony, wdrożeniem planu działania przeciwko dezinformacji, a także pilnym priorytetem, jakim jest wzmocnienie bezpieczeństwa fizycznego i informatycznego w delegaturach UE; zauważa w odniesieniu do ESDZ ogólny wzrost liczby pracowników kontraktowych z 322 do 444 (wzrost o 38 %); popiera wysiłki ESDZ na rzecz wzmocnienia administracji i zwraca się do ESDZ o złożenie Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu sprawozdania na temat wyników i skutków zwiększenia liczby pracowników kontraktowych; zachęca ESDZ do stworzenia i udostępnienia wytycznych dotyczących najlepszych praktyk w zakresie przeprowadzania procedur rekrutacyjnych, aby zapewnić otwartość, sprawiedliwość i przejrzystość;
3. wzywa Trybunał, by zbadał sposoby dostarczania większej ilości informacji na temat wydatków administracyjnych innych instytucji Unii w kontekście absolutorium;
4. ponownie stwierdza, że ogólne podejście kontrolne wymaga dalszych prac kontrolnych i lepiej ukierunkowanej oceny; ponawia swój apel o bardziej szczegółowy przegląd wydatków administracyjnych i działań wspierających ESDZ, w szczególności w odniesieniu do tematów, które stają się bardziej istotne lub nawet krytyczne dla ESDZ, takich jak zdolności w zakresie komunikacji strategicznej i technologia informacyjna (np. cyberbezpieczeństwo), efektywność globalnego pakietu bezpieczeństwa dla delegatur, infrastruktura czy zarządzanie finansowe i wsparcie administracyjne platformy wsparcia misji w ramach cywilnego wymiaru wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony;
Zasoby ludzkie
5. zwraca uwagę na rosnącą niestabilność i coraz więcej niespotykanych dotąd wyzwań w środowisku międzynarodowym, co coraz częściej wymaga od Unii, by działała jako podmiot globalny; podkreśla główną rolę ESDZ w prowadzeniu polityki zewnętrznej Unii; zauważa, że wzmocnieniu roli ESDZ nie towarzyszyło odpowiednie zwiększenie liczby pracowników; wzywa do udostępnienia wystarczaj ących zasobów ludzkich, aby nie zagrażać skuteczności Unii na arenie międzynarodowej;
6. zauważa, że ESDZ odgrywa istotną rolę w zapewnianiu spójności polityki zagranicznej Unii; podkreśla również, że należy zapewnić zasoby niezbędne dla pomyślnego wdrożenia skutecznej wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony Unii;
7. wzywa ESDZ do wzmocnienia delegatur Unii w krajach Partnerstwa Wschodniego i Bałkanów Zachodnich oraz do utworzenia stanowisk przedstawicieli lokalnych odpowiedzialnych za sprawozdawczo ść na temat prac legislacyjnych, aby umożliwić Unii lepsze zrozumienie jej sąsiedztwa, a krajom sąsiednim zbliżenie się do unijnego dorobku prawnego; podkreśla potrzebę wspierania tych krajów w ukończeniu reform, a także skuteczniejszego informowania ich obywateli o strategiach politycznych Unii; podkreśla, że trzeba rozwijać bardziej horyzontalne powiązania i wspierać współpracę między delegaturami Unii w regionach Partnerstwa Wschodniego i Bałkanów Zachodnich, w szczególności poprzez ustanowienie regularnej wymiany informacji i wiedzy fachowej oraz innych udanych metod pracy w celu zapewnienia możliwie najlepszej pomocy krajom sąsiadującym zaangażowanym w reformy prodemokratyczne i proeuropejskie; wzywa ESDZ do podjęcia działań w celu rozwiązania problemów, które doprowadziły do błędów wykrytych w zamówieniach publicznych, oraz do zapobieżenia przyszłym naruszeniom odnośnych przepisów;
8. jest zaniepokojony brakiem równowagi geograficznej w składzie personelu ESDZ, ponieważ jest to powracaj ący problem dotyczący zwłaszcza stanowisk szefów delegatur oraz kierownictwa średniego i wyższego szczebla; zauważa znaczne różnice w reprezentacji krajów o porównywalnej liczbie ludności oraz między krajami Europy Zachodniej i Wschodniej; podkreśla, że ESDZ, podobnie jak wszystkie instytucje europejskie, musi zapewnić proporcjonalną reprezentację wszystkich państw członkowskich przy jednoczesnym uwzględnieniu kompetencji i osiągnięć kandydatów; nalega, aby ESDZ zwiększyła równowagę geograficzną w celu zapewnienia właściwej reprezentacji obywateli wszystkich państw członkowskich, odzwierciedlającej ich różnorodność, zgodnie z art. 27 regulaminu pracowniczego; z zadowoleniem przyjmuje działania ESDZ w zakresie informowania sieci zasobów ludzkich państw członkowskich UE o składzie personelu, publikowania ogłoszeń o wolnych miejscach pracy i promowania krajowych wysiłków na rzecz zwiększenia liczby kandydatów; wzywa ESDZ do złożenia sprawozdania dotyczącego przekroju narodowości w komisji selekcyjnej odpowiedzialnej za zatrudnianie; zwraca się do ESDZ o dostarczenie statystyk dotyczących personelu według narodowości za 2019 r.;
9. zauważa, że liczba oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich zaczęła nieznacznie wzrastać po dwóch latach stabilizacji (w latach 2017-2018 wynosiła 449, a w 2019 r. - 461), a także zwraca uwagę na ewolucję w kierunku bardziej wyspecjalizowanych profili w przypadku cywilnych oddelegowanych ekspertów krajowych; z satysfakcją odnotowuje nową politykę wewnętrzną dotyczącą oddelegowanych ekspertów krajowych przyjętą w 2019 r. oraz kilka środków mających na celu przywrócenie równowagi w udziale oddelegowanych ekspertów krajowych, a także ograniczenie tworzenia nowych stanowisk oddelegowanych ekspertów krajowych do ekspertów w określonych dziedzinach;
10. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki ESDZ w zakresie prac nad planem działania w sprawie niepełnosprawności i opracowania polityki ESDZ wobec osób niepełnosprawnych, a także zwraca się do ESDZ o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o opracowywaniu i realizacji tych polityk oraz podkreśla znaczenie promowania bardziej integracyjnego środowiska pracy za ich pomocą;
11. zachęca ESDZ do uzupełnienia obecnej elastycznej organizacji pracy o ochronę prawa pracowników do bycia offline;
Polityka równości płci
12. odnotowuje z zadowoleniem tendencję wzrostową w odniesieniu do odsetka kobiet na stanowiskach kierowniczych, który wynosi 30,3 % (czyli 81 stanowisk) w porównaniu z 27,1 % w 2018 r. i 24,5 % w 2017 r.; odnotowuje również rosnący odsetek kobiet na stanowiskach szefów delegatur: w 2015 r. wynosił on 19,5 %, a w 2019 r. - 27,7 % w 2019 r. (czyli 38 stanowisk ze 137); ponownie wyraża swoje poparcie dla ESDZ w kontynuowaniu wysiłków podejmowanych wraz z państwami członkowskimi na rzecz wprowadzenia większej liczby kandydatów płci żeńskiej; zauważa, że kobiety stanowiły ogółem 47,7 % personelu ESDZ; przypomina, że równowagę płci należy również uwzględniać w odniesieniu do specjalnych przedstawicieli UE, jako że wśród ośmiu specjalnych przedstawicieli UE są tylko dwie kobiety;
13. wzywa ESDZ do podjęcia szybkich działań na rzecz osiągnięcia celu zakładającego obsadzenie stanowisk kierowniczych wyższego i średniego szczebla w 50 % kobietami, jak określono w trzecim planie działania w sprawie równości płci, w tym za pomocą jasnego harmonogramu i środków, które określają, kiedy i w jaki sposób osiągnąć ten cel; wzywa wiceprzewodniczącego Komisji / wysokiego przedstawiciela Unii do spraw zagranicznych i polityki bezpieczeństwa, by zrealizował podjęte zobowiązania w zakresie równości płci i reprezentacji kobiet w swojej służbie;
Zarządzanie budżetem i finansami
14. przyjmuje do wiadomości trudności operacyjne napotykane przez ESDZ w zarządzaniu finansami sieci delegatur UE w związku z różnymi sytuacjami kryzysowymi; przyznaje, że te sytuacje mogą mieć znaczący wpływ na budżet, a mianowicie na zarządzanie niektórymi wydatkami i kosztami administracyjnymi, takimi jak koszty bezpieczeństwa i ewakuacji, a także dalsze koszty logistyczne związane z pandemią COVID 19; zwraca się do ESDZ o szybkie poinformowanie parlamentarnej Komisji Kontroli Budżetowej o skutkach budżetowych i wydatkach poniesionych w związku z pandemią;
15. zauważa, że całkowity budżet ESDZ na 2019 r. wyniósł 694,8 mln EUR (wzrost o 2,4 % w porównaniu z 2018 r.) z następującym podziałem: 249,7 mln EUR dla siedziby głównej ESDZ i 445,1 mln EUR dla delegatur;
16. zauważa, że w odniesieniu do wykonania budżetu ESDZ w 2019 r. główne tendencje budżetowe dotyczą wzmocnienia w celu zaradzenia skutkom wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z Unii, wzmocnienia sieci regionalnych urzędników ds. bezpieczeństwa i delegatur, dodatkowego personelu dla Sztabu Wojskowego Unii Europejskiej (EUMS) i Dyrekcji ds. Zarządzania Kryzysowego i Planowania (CMPD), informacji na temat potencjału informatycznego i bezpiecznej komunikacji;
17. zauważa, że budżet siedziby głównej wyniósł blisko 250 mln EUR, z czego 161,8 mln EUR (64,8 %) przeznaczono na wypłatę wynagrodzeń i innych należności dla pracowników statutowych i pracowników zewnętrznych, 32 mln EUR (3 %) na budynki i koszty powiązane, a 35,3 mln EUR (14 %) na systemy informatyczne, w tym systemy informacji niejawnych, sprzęt i umeblowanie;
18. zauważa, że budżet delegatur wynoszący 445,1 mln EUR obejmował 129,2 mln EUR (29 %) na wynagrodzenia dla pracowników statutowych, 161,7 mln EUR (36,3 %) na budynki i koszty powiązane, 71,6 mln EUR (16,1 %) na pracowników zewnętrznych i usługi zewnętrzne, 37,8 mln EUR (8,5 %) na inne wydatki dotyczące pracowników oraz 44,7 mln EUR (10 %) na pozostałe wydatki administracyjne;
19. wzywa ESDZ do zapewnienia delegaturze Unii w Zjednoczonym Królestwie stałego i stabilnego statusu, spójnego z traktatami, oraz do zapewnienia jej zasobów ludzkich i materialnych, których potrzebuje do wykonywania powierzonych jej zadań, zwłaszcza w odniesieniu do monitorowania zgodności z przepisami;
20. zauważa również, że Komisja przekazała wkład w wysokości 215,8 mln EUR (w porównaniu ze 196,4 mln EUR w 2018 r.) na pokrycie kosztów administracyjnych personelu Komisji pracującego w delegaturach Unii; podział tej kwoty przedstawia się następująco: dział V Komisji - 49,6 mln EUR (podobnie jak w 2018 r.), linie administracyjne programów operacyjnych - 103,1 mln EUR (w porównaniu z 91,8 mln EUR w 2018 r.) oraz Europejski Fundusz Rozwoju (EFR) i fundusze powiernicze - 63,1 mln EUR (w porównaniu z 55 mln EUR w 2018 r.);
21. zauważa, że w 2019 r. wspólne koszty ogólne wszystkich biur delegatur (wynajem, bezpieczeństwo, sprzątanie i inne koszty ogólne), w tym delegatur EFR, zostały czwarty rok z rzędu w całości sfinansowane z linii budżetowych przeznaczonych na ESDZ;
22. odnotowuje z uznaniem ogólną poprawę wykonania budżetu ESDZ na rok 2019, jako że wskaźnik wykonania wyniósł 99,94 % w odniesieniu do zobowiązań (w porównaniu z 99,9 % w 2018 r.) i 87,9 % w odniesieniu do płatności (w porównaniu z 84,8 % w 2018 r.);
23. zauważa, że wartość wszystkich przesunięć dokonanych w ramach budżetu administracyjnego ESDZ wyniosła 20,8 mln EUR (30,8 w 2018 r.), a przesunięcia te spowodowały zmniejszenie budżetu delegatur ESDZ o 1,6 mln EUR i zwiększenie budżetu siedziby głównej o odpowiednią kwotę;
24. przyznaje, że liczba linii budżetowych wykorzystywanych do finansowania operacji związanych z personelem Komisji w delegaturach (34 różne linie pochodzące z różnych działów budżetu Komisji, plus EFR) zwiększa złożoność zarządzania budżetem; zwraca się do ESDZ, by rozważyła poprawę struktury sprawozdawczo ści budżetowej w celu ograniczenia tej złożoności;
25. w związku z tym zachęca ESDZ do dalszego omawiania z Komisją Europejską sposobów usprawnienia w miarę możliwości nomenklatury budżetowej i linii budżetowych, aby ułatwić ogólne zarządzanie budżetem ESDZ; jest zdania, że przyszłe wieloletnie ramy finansowe ("WRF") i związane z nimi zmiany w konstrukcji i strukturze nomenklatury budżetowej i linii budżetowych powinny przyspieszyć ten proces uproszczenia i racjonalizacji budżetu; uważa, że takie zmiany prawdopodobnie poprawią kontrolę kosztów budżetowych i zminimalizuj ą ryzyko błędu; przyjmuje do wiadomości, że na początku 2020 r. ESDZ przedstawiła propozycję znacznego uproszczenia; przyjmuje do wiadomości, że propozycja ta została przełożona na 2022 r. z powodu trwającej pandemii COVID- 19, ale że we wrześniu 2020 r. ESDZ przedłożyła Komisji kolejną propozycję dotyczącą uproszczenia;
26. z uznaniem odnotowuje wszystkie inicjatywy podjęte w celu stopniowej poprawy zarządzania różnymi procesami administracyjnymi ESDZ, co znajduje również odzwierciedlenie w dostosowaniu schematu organizacyjnego ESDZ; ponownie wyraża poparcie dla inicjatywy "Innovative 2019" i zachęca również ESDZ do dalszego udoskonalania różnych działań w zakresie mapowania ryzyka i powiązanych działań łagodzących, a także mapowania wszystkich istniejących podstaw prawnych w celu zapewnienia skuteczniejszego wspólnego podejmowania decyzji;
27. wzywa ESDZ do lepszego zilustrowania swoich ram zarządzania opartych na wynikach w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności, w oparciu o zestaw odpowiednich kluczowych wskaźników skuteczności działania dla różnych obszarów administracyjnych, w tym odnośnej liczby zasobów ludzkich, w celu lepszej oceny realizacji celów polityki ESDZ;
28. zauważa, że ESDZ podjęła decyzję o ponownej centralizacji zarządzania niektórymi procesami, aby zapewnić jednolite stosowanie w delegaturach oraz zaradzić powtarzającym się niedociągnięciom operacyjnym i zoptymalizować zarządzanie transakcjami finansowymi; z zadowoleniem przyjmuje te wysiłki oraz pragmatyczne inicjatywy i reakcje ESDZ w odpowiedzi na wcześniejsze obawy wyrażane przez władzę budżetową;
29. uważa, że przede wszystkim utworzenie centralnej jednostki zajmującej się procedurami udzielania zamówień publicznych o wysokiej wartości oraz wykorzystanie zamówień globalnych dla delegatur to właściwe modele zarządzania i reakcje, biorąc pod uwagę duże obciążenie pracą w niektórych delegaturach o ograniczonych zasobach ludzkich oraz potrzebę skoncentrowania się na pracy politycznej;
30. uważa, że cyfryzacja zamówień publicznych i zarządzania budżetem ma kluczowe znaczenie; przypomina, że "zarządzanie dokumentacją", jeden z najsłabszych elementów określonych w poprzednim badaniu kontroli wewnętrznej, zasługuje na regularną uwagę wszystkich zainteresowanych stron ESDZ, aby można było zachować pamięć instytucjonalną i możliwość śledzenia operacji zarządzania; w związku z tym wzywa ESDZ do ulepszenia systemów cyfrowych i systemów zarządzania dokumentami przez wprowadzenie zaawansowanych narzędzi zarządzania i archiwizacji, a także w miarę możliwości zarządzania dokumentami bez użycia papieru;
31. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ korzysta w miarę możliwości z bezpłatnego i otwartego oprogramowania;
32. zachęca ESDZ do postępowania zgodnie z zaleceniami EIOD i do renegocjowania międzyinstytucjonalnej umowy licencyjnej i umowy wdrożeniowej podpisanej między instytucjami Unii a przedsiębiorstwem Microsoft w 2018 r. w celu osiągnięcia suwerenności cyfrowej, uniknięcia uzależnienia od dostawcy i braku kontroli oraz zapewnienia ochrony danych osobowych;
33. popiera wysiłki ESDZ na rzecz optymalizacji zarządzania finansowego w ramach rozporządzenia finansowego; rozumie potrzebę pewnej elastyczności operacyjnej w odniesieniu do zarządzania delegaturami, aby można było uniknąć wszelkich przerw w funkcjonowaniu delegatur; przypomina jednak, że wszelkie tymczasowe ustalenia operacyjne, a mianowicie umożliwienie zastępcom szefów delegatur pełnienia funkcji subdelegowanych urzędników zatwierdzających w celu zapewnienia skutecznej ciągłości działania delegatury oraz wykonania budżetu operacyjnego Komisji, są nadal ściśle nadzorowane przez siedzibę główną;
34. podkreśla, jak ważne jest kontynuowanie racjonalizacji i modernizacji zarządzania finansowego i administracyjnego; z zadowoleniem przyjmuje toczące się dyskusje na temat uproszczenia budżetu ESDZ; w związku z tym zwraca uwagę, że ESDZ powinna kontynuować wysiłki na rzecz uproszczenia linii budżetowych; wzywa do unowocześnienia i uproszczenia administracji ESDZ, także poprzez pełną realizację projektu "Innovative 2019";
Skuteczność kontroli w zakresie legalności i prawidłowości
35. odnotowuje wskaźnik anomalii wykrytych w trakcie weryfikacji ex ante zobowiązań i płatności (odpowiednio 308 błędów z 1 193 i 394 z 2 119); wyraża zaniepokojenie faktem, że w obu przypadkach błędy mają charakter administracyjny, tj. dotyczą nieprawidłowych kwot zobowiązań lub braku dokumentów potwierdzających płatności przedstawione do weryfikacji finansowej ex ante; przyjmuje do wiadomości wprowadzenie od stycznia 2020 r. zmienionego wykazu kodów anomalii w celu lepszego zdefiniowania typologii błędów; wzywa ESDZ do badania przypadków błędów administracyjnych i rozwiązywania powodowanych przez nie problemów oraz do informowania Parlamentu o swoich osiągnięciach; apeluje o wdrożenie środków, które przyczyniłyby się do ogólnego zmniejszenia poziomu błędów;
36. przyjmuje do wiadomości postępy i ciągłe doskonalenie metodologii ex post ESDZ wprowadzonej w 2018 r. w oparciu o wewnętrzną próbę losową, a także przekazywanie poziomów błędu w podziale na główne dziedziny kosztów bieżących związanych z wydatkami na personel, tj. infrastrukturę i inne wydatki operacyjne, bezpieczeństwo oraz IT i telekomunikację;
37. zauważa, że ESDZ i Trybunał nadal różnie interpretują kwantyfikację błędów proceduralnych w zamówieniach; uważa, że należy podjąć dalsze działania następcze w następnym roku budżetowym w celu udoskonalenia oceny finansowej istotności błędów, które wystąpiły w zarządzaniu budżetem administracyjnym ESDZ;
38. zwraca się do ESDZ o przedstawienie sprawozdania uzupełniającego za rok budżetowy 2019 zgodnie z art. 262 rozporządzenia finansowego;
Działania w zakresie komunikacji strategicznej
39. z zadowoleniem odnotowuje wzmocnienie zdolności i zestawu narzędzi ESDZ w zakresie komunikacji strategicznej w celu przeciwdziałania zagrożeniom dezinformacyjnym i zagrożeniom hybrydowym, dzięki utworzeniu trzech grup zadaniowych dla Wschodu, Bałkanów Zachodnich i Południa oraz udziałowi ESDZ w systemie wczesnego ostrzegania utworzonym przez instytucje Unii i państwa członkowskie; zachęca ESDZ, aby wraz z nową specjalną komisją Parlamentu ds. ingerencji zagranicznych kontynuowała rozwój takiej polityki, tak by mogła udoskonalić swoją zdolność reagowania; wyraża uznanie i zadowolenie w związku ze współpracą między ESDZ a licznymi biurami kontaktowymi Parlamentu Europejskiego w celu zwalczania dezinformacji podczas europejskiej kampanii wyborczej;
40. podkreśla, że rozprzestrzenianie się umyślnej, systematycznej dezinformacji na dużą skalę stanowi poważne strategiczne wyzwanie dla dyplomacji publicznej Unii, na które należy przeznaczyć odpowiednie zasoby finansowe, informatyczne i ludzkie w perspektywie krótkoterminowej; popiera wzmocnienie powiązań między kształtowaniem polityki, dyplomacją publiczną i komunikacją strategiczną;
41. podkreśla potrzebę strategicznej komunikacji w celu zwalczania ingerencji w złych zamiarach, w tym zagranicznej propagandy i dezinformacji; podkreśla znaczenie grupy zadaniowej ds. komunikacji strategicznej ESDZ i wzywa do utworzenia specjalnych grup zadaniowych ds. komunikacji strategicznej dotyczącej ingerencji pochodzących z Chin i Bliskiego Wschodu, zwłaszcza Iranu, oraz do zapewnienia im dodatkowych niezbędnych zasobów finansowych i ludzkich; podkreśla, że komunikacja strategiczna musi obejmować zwalczanie dezinformacji na temat pandemii COVID-19;
42. podkreśla, jak ważna jest kultura bezpieczeństwa i ochrony we wszystkich podmiotach, w związku z czym należy zapewnić ESDZ personel, procedury, infrastrukturę, narzędzia (w tym IT) i budżet niezbędne do wykonywania jej funkcji krytycznych i podstawowych w przypadku nieprzewidzianych sytuacji lub sytuacji kryzysowych; wzywa do ograniczenia zagrożeń dla bezpieczeństwa, zwłaszcza związanych z cyberbezpieczeństwem, poprzez zwiększenie środków bezpieczeństwa chroniących infrastrukturę cyfrową ESDZ przed zewnętrznymi zagrożeniami i atakami;
Deklaracje zarządcze
43. zauważa, że tylko dwie delegatury, tj. delegatura w Syrii (od 2017 r.) i delegatura w Dżibuti, przedstawiły uzasadnione zastrzeżenia w odniesieniu do zarządzania ich wydatkami administracyjnymi, w szczególności związanymi z zamówieniami; wzywa ESDZ do podjęcia niezbędnych działań w celu zbadania tych kwestii;
44. wzywa ESDZ, by w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności przedstawiła dodatkowe informacje na temat programu kontroli, co pozwoli uzyskać przegląd wyników i funkcjonowania delegatur UE; uważa również, że przydatne będzie lepsze zilustrowanie powiązania kontroli delegatur z ramami uzyskiwania pewności ESDZ oraz pokazanie, w jaki sposób wykorzystanie wyników i zaleceń z kontroli przyczyniło się do większej spójności, jednolitości i skuteczności metod pracy delegatur; podkreśla znaczenie analizy skuteczności i poprawności zarządzania finansami w odnośnych delegaturach;
Zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie
45. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ stale dostosowuje swoją strategię zwalczania nadużyć finansowych we współpracy ze wszystkimi dyrekcjami generalnymi ds. stosunków zewnętrznych (RELEX) oraz w specjalnym formacie z OLAF; podkreśla, że trzeba podjąć wszelkie niezbędne wysiłki w celu dzielenia się informacjami na temat wyzwań operacyjnych, aby lepiej identyfikować obszary ryzyka w działaniach i programach; wzywa ESDZ do określenia wszelkich możliwych konkretnych dziedzin polityki, w których może być potrzebna ściślejsza współpraca z OLAF w celu skutecznego zapobiegania nadużyciom;
46. z uznaniem odnotowuje opracowanie wspólnych wytycznych, które zostały sformalizowane w specjalnej strategii zwalczania nadużyć finansowych w zakresie stosunków zewnętrznych, co świadczy już o znacznych postępach; przypomina, że wytyczne te muszą być rozpowszechniane wśród wszystkich szefów delegatur i regularnie oceniane w ramach badania dotyczącego stanu ram kontroli wewnętrznej i dogłębnego mapowania ryzyka; zauważa, że w 2019 r. nie zgłoszono żadnego przypadku domniemanego informowania o nieprawidłowościach;
47. zauważa, że w 2019 r. ESDZ zgłosiła do OLAF dwie sprawy i została poinformowana o wynikach pięciu dochodzeń OLAF; zachęca ESDZ do wyraźnego określenia obszarów polityki, które stanowią obszar ryzyka, oraz możliwości konfliktu interesów, a także do podnoszenia świadomości szefów delegatur w tym zakresie; zauważa, że 12 % delegatur poinformowało o wykryciu zmian w zakresie ryzyka nadużyć finansowych i że rośnie zapotrzebowanie na szkolenia w zakresie wykrywania nadużyć finansowych (46 % delegatur i 35 % działów w siedzibie głównej);
48. zachęca ESDZ do rozpoczęcia budowania przyszłej współpracy dwustronnej z Prokuraturą Europejską oraz do włączenia jej jako elementu swojej ogólnej strategii zwalczania nadużyć finansowych; przypomina, że w art. 123 rozporządzenia finansowego przewidziano ustanowienie komitetu ds. audytu wewnętrznego w celu zapewnienia niezależności audytora wewnętrznego ESDZ, monitorowania funkcji audytu wewnętrznego, a także skutecznego wdrażania wydanych zaleceń;
Ramy etyczne
49. zachęca ESDZ do podnoszenia świadomości pracowników na temat jej ram etycznych i kultury etycznej oraz do poprawienia postrzegania ich przez pracowników poprzez odpowiednią komunikację w kwestiach etycznych; uważa, że szczególną uwagę należy poświęcić temu, czy pracownicy wiedzą, w jaki sposób informować o przypadkach nieetycznego postępowania, oraz zwiększeniu ich poczucia bezpieczeństwa; podkreśla znaczenie identyfikacji i oceny ryzyka związanego z etyką oraz zarządzania nim w ramach corocznej oceny zarządzania ryzykiem;
50. zachęca ESDZ, by pilnie zajęła się organizowaniem dla pracowników systematycznych szkoleń i sesji uświadamiających dotyczących właściwego postępowania (w zakresie etyki, zwalczania nadużyć finansowych, przeciwdziałania korupcji, przeciwdziałania napastowaniu oraz poziomów poufności); uważa, że takie sesje powinny być częścią obowiązkowych szkoleń wprowadzaj ących dla nowo zatrudnionych pracowników;
51. uważa również, że należy wziąć pod uwagę normy etyczne, aby uniknąć potencjalnych konfliktów interesów i wycieku szczególnie chronionych wewnętrznych informacji roboczych; popiera określenie przez ESDZ wytycznych w zakresie etyki, uwzględniających specyfikę pracy w delegaturze w celu zmniejszenia ryzyka utraty reputacji przez Unię i ESDZ, zwłaszcza w odniesieniu do szefów delegatur;
52. zdecydowanie zaleca, aby ESDZ przystąpiła do unijnego rejestru służącego przejrzystości, na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług;
53. podkreśla konieczność pełnego przestrzegania przez ESDZ wytycznych Komisji dotyczących informowania o nieprawidłowościach, w szczególności w celu ochrony sygnalistów działających w dobrej wierze przed wszelkimi formami szkód;
Konflikt interesów
54. podkreśla, że sytuacje, w których dochodzi do konfliktu interesów związanego z zatrudnieniem byłych urzędników instytucji publicznych i efektem "drzwi obrotowych", są częstym problemem w instytucjach Unii; wzywa ESDZ do skutecznego i spójnego stosowania regulaminu pracowniczego, w szczególności art. 16 i innych obowiązujących zasad przewidzianych w nim, w celu zapobiegania konfliktom interesów, zwłaszcza - lecz nie tylko - w odniesieniu do urzędników wyższego szczebla i oddelegowanych ekspertów krajowych; jest zaniepokojony niedawnymi przypadkami efektu "drzwi obrotowych" i wzywa ESDZ, by dokonywała systematycznego przeglądu potencjalnie problematycznych przejść do sektora prywatnego lub organizacji państw trzecich oraz by dalej monitorowała działalność zawodową byłych urzędników wyższego szczebla do końca obowiązkowego okresu karencji;
55. głęboko ubolewa, że ESDZ przez sześć lat, w tym w 2019 r., nie opublikowała żadnej ze swoich decyzji dotyczących działalności zawodowej byłych urzędników wyższego szczebla, co stanowi naruszenie obowiązków wynikających z art. 16 regulaminu pracowniczego; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ rozpoczęła ich publikację w 2020 r. i opublikowała również decyzje z poprzednich lat; nalega w związku z tym, by ESDZ odtąd corocznie publikowała decyzje dotyczące działalności zawodowej byłych urzędników wyższego szczebla oraz by stale monitorowała, czy spełniają oni postawione im warunki, a w razie potrzeby podejmowała zdecydowane działania w celu egzekwowania spełniania tych warunków;
56. zauważa, że ESDZ stosuje zakaz obowiązujący przez pierwsze dwanaście miesięcy dwuletniego okresu karencji w odniesieniu do kierownictwa wyższego szczebla po zakończeniu pełnienia funkcji; przypomina, że obowiązek zachowania poufności jest kluczową zasadą, której muszą przestrzegać byli pracownicy;
57. podkreśla, że art. 16 umożliwia instytucjom Unii odrzucenie wniosku byłego urzędnika o podjęcie konkretnej pracy, jeżeli restrykcje nie są wystarczające, by chronić uzasadnione interesy instytucji; obawia się, że często niemożliwe jest egzekwowanie warunków obowiązujących w odniesieniu do działalności zawodowej byłych urzędników instytucji publicznych; w związku z tym zachęca instytucje i agencje Unii, aby rozważyły stosowanie pełnego zakresu narzędzi udostępnionych zgodnie z art. 16 regulaminu pracowniczego;
Polityka w zakresie budynków
58. z zadowoleniem przyjmuje pozytywną tendencję w zakresie kolokacji, która dotyczy 7 % całkowitej powierzchni biur delegatur; z uznaniem odnotowuje fakt, że ESDZ ustanowiła w 2019 r. 22 nowe projekty kolokacji dotyczące 68 delegatur (w wyniku czego zawarto łącznie 115 umów o kolokacji); zauważa, że obecnie kolokacje dotyczą głównie państw członkowskich i krajów partnerskich(43), DG ECHO(20), innych agencji UE, np. EUIPO, EASA i Frontex(17), EBI(15), SPUE(10) oraz misji w ramach WPBiO - EUBAM i EUCAP(10);
59. zachęca ESDZ do dalszego podążania w kierunku łączenia środków z państwami członkowskimi w zakresie zarządzania budynkami oraz do dalszego rozwoju współpracy lokalnej, przy czym szczególną uwagę należy poświęcić kwestii najlepszego stosunku jakości do ceny, kwestiom bezpieczeństwa oraz wizerunku i widoczności Unii, a także optymalizacji budżetu;
60. zauważa z zadowoleniem, że wzrostowi liczby kolokacji towarzyszyła konsolidacja i standaryzacja systemu odzyskiwania kosztów poprzez dalszą centralizację dochodów z kolokacji oraz stosowanie opłat administracyjnych w umowach o uzgodnionym poziomie usług; zauważa, że w 2019 r. wygenerowano dochody w wysokości około 10 mln EUR; wzywa ESDZ do przedstawienia przeglądu podziału tych dochodów w celu zapewnienia przejrzystości;
61. wyraża ubolewanie z powodu ustaleń Trybunału, zgodnie z którymi jedynie niewielka liczba delegatur Unii jest w pełni dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, zwraca się do ESDZ o rozważenie - jeżeli jest to technicznie i finansowo możliwe oraz jeżeli wymagają tego lokalne przepisy - dostosowania biur w celu poprawy dostępności dla osób o ograniczonej możliwości poruszania się;
62. zauważa, że odsetek biur będących własnością ESDZ utrzymał się na stałym poziomie i wynosi 19 % biur zajmowanych przez delegatury, a także odnotowuje dalsze perspektywy zakupu w Argentynie i Demokratycznej Republice Konga; zauważa, że 72,8 mln EUR wydano na wynajem budynków biurowych i rezydencji w sieci delegatur, a 19,1 mln EUR na wynajem biur w siedzibie głównej;
63. z zadowoleniem przyjmuje przegląd polityki mieszkaniowej i zwraca się o poinformowanie Parlamentu w odpowiednim czasie o jego głównych wynikach pod kątem przeglądu wskaźników odniesienia w porównaniu ze wskaźnikami państw członkowskich i innymi organizacjami międzynarodowymi;
64. z uznaniem odnotowuje, że plan działania ustanowiony przez ESDZ w celu realizacji zaleceń wydanych w sprawozdaniu specjalnym Trybunału z 2016 r. w sprawie polityki ESDZ w zakresie nieruchomości umożliwił osiągnięcie postępów, które zostały przyjęte do wiadomości przez Trybunał;
65. zachęca ESDZ, by poczyniła dalsze postępy w związku z niewypełnionymi zaleceniami dotyczącymi potrzeby uzyskania przeglądu portfela poprzez monitorowanie stawek rynkowych odnoszących się do biur i rezydencji oraz by rozpoczęła opracowywanie średnio- i długoterminowego planu w uzupełnieniu do obecnego rocznego dokumentu roboczego; przypomina, że na jednego pracownika powinna nadal przypadać powierzchnia biurowa wynosząca 35m 2 i wartość ta powinna posłużyć jako stały punkt odniesienia, a dostęp dla osób z niepełnosprawnościami powinien być systematycznie oceniany przy planowaniu przyszłych budynków lub relokacji; wzywa ESDZ do informowania Parlamentu o wszelkich dalszych usprawnieniach;
66. ubolewa, że z ośmiu zaleceń przedstawionych w sprawozdaniu Trybunału z 2016 r. w sprawie zarządzania przez ESDZ jej budynkami na całym świecie w pełni wdrożono tylko jedno zalecenie, a trzy zalecenia wdrożono w przeważającej mierze; wzywa do szybkiego pełnego wdrożenia wszystkich pozostałych zaleceń;
Środowisko pracy
67. zauważa, że wzrasta liczba zgłaszanych do służby mediacyjnej przypadków nierozwiązanych sporów dotyczących praw i obowiązków lub różnych rodzajów konfliktów w miejscu pracy; w 2019 r. przypadków takich było 183 (w porównaniu ze 135 przypadkami w 2018 r.); rozumie, że wzrost liczby zgłaszanych służbie mediacyjnej przypadków wskazuje na prawidłowe funkcjonowanie; przyjmuje do wiadomości przyjęcie w 2020 r. nowej decyzji w sprawie służby mediacyjnej ESDZ w celu wzmocnienia istniejących mechanizmów;
68. wyraża ubolewanie z powodu faktu, że w delegaturach UE nadal pracują stażyści nieotrzymujący wynagrodzenia; zachęca ESDZ do podjęcia działań w celu zapewnienia stażystom środków na utrzymanie; nalega, aby ESDZ zastosowała się do zalecenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i wypłacała wszystkim stażystom odpowiedni dodatek pokrywaj ący przynajmniej koszty utrzymania; zaleca przeznaczenie większych kwot na wynagrodzenia dla stażystów;
Wymiar środowiskowy
69. z uznaniem odnotowuje fakt, że w 2019 r. ESDZ przyjęła mandat do ustanowienia systemu zarządzania środowiskowego dla siedziby głównej ESDZ z zamiarem rozszerzenia go na sieć delegatur; apeluje do ESDZ o podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu redukcji śladu węglowego w siedzibie głównej i w delegaturach Unii przez wdrożenie procesów elektronicznych i przy skoncentrowaniu się na koszyku energetycznym i na promowaniu odnawialnych źródeł energii.
