Decyzja 2015/1665 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1665

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Centrum absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. w sprawie Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii ⁵ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0068/2015),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0068/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2013 zamknął się kwotą 16 308 171,83 EUR, co stanowi spadek o 0,05 % w porównaniu z 2012 r.;

B. mając na uwadze, że łączny wkład Unii do budżetu Centrum na 2013 r. wyniósł 15 550 000 EUR, co stanowi spadek o 0,01 % w porównaniu z 2012 r.;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne, oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w stosunku do dwóch uwag zawartych w sprawozdaniu Trybunału z roku 2011 i oznaczonych jako "w trakcie realizacji" lub "pozostające do realizacji" w sprawozdaniu Trybunału z 2012 r. podjęto działania naprawcze i jedna z tych kwestii została oznaczona w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowana", a druga jako "w trakcie realizacji"; zauważa ponadto, że w odniesieniu do czterech uwag zawartych w sprawozdaniu Trybunału z 2012 r. podjęto jedno działanie naprawcze w odpowiedzi na uwagi z poprzedniego roku, w wyniku czego kwestia ta została oznaczona w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowana", a pozostałe trzy jako "w trakcie realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Centrum uznaje, że:

a) wdrożyło ono wiele procesów i środków w celu zapewnienia odpowiednich weryfikacji ex ante i ex post i kontroli kosztów związanych z dotacjami na wsparcie współpracy w ramach sieci REITOX; zauważa, że do środków tych należą: szczegółowe kontrole ex ante, instrukcje pisemne dla krajowych punktów centralnych REITOX, szczegółowe sesje informacyjne na temat odnośnych kwestii, analizy roczne sprawozdawczości finansowej każdego krajowego punktu centralnego oraz weryfikacje ex post przeprowadzane na miejscu;

b) dokonało ono przeglądu przepisów określających wymogi kontroli ex post, aby wyraźnie połączyć weryfikacje ex post z wynikami oceny ryzyka; zauważa, że ostatnia ocena ryzyka w 2014 r. potwierdziła istnienie pewnych rodzajów zagrożenia na poziomie średnim i wysokim, które mogą uzasadnić weryfikację ex post i które mają głównie charakter techniczny, ponieważ są związane z bezpieczeństwem IT i konfiguracją oprogramowania;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

3. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że Centrum wszczęło postępowanie o udzielenie zamówienia dotyczące najmu sprzętu biurowego w okresie czterech lat, oraz że wymogi techniczne istotnie zmieniono w trakcie tego postępowania; jest zaniepokojony faktem, że wymogi te znów zmodyfikowano w celu udzielenia zamówienia, zgodnie z możliwością zapowiedzianą w opublikowanej specyfikacji, co doprowadziło do spadku wartości zamówienia; ubolewa, że opublikowane informacje na temat struktury cenowej zamówienia nie były wystarczająco przejrzyste, przez co zostały błędnie zinterpretowane przez jednego z oferentów, który w związku z tym miał mniejsze szanse na uzyskanie zamówienia;

4. z niepokojem zauważa, że kryteria oceny w przypadku powyższej procedury nie były dostatecznie precyzyjne, by zapewnić całkowitą przejrzystość postępowania i równe traktowanie oferentów; zauważa, że opisane powyżej uchybienia wpłynęły na skuteczność i efektywność postępowania o udzielenie zamówienia i stworzyły ryzyko ograniczenia konkurencji;

5. na podstawie informacji uzyskanych od Centrum stwierdza, że odnośne ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane za pośrednictwem systemu informacyjnego dla europejskich zamówień publicznych, który przewiduje pewne ograniczenia informacji, które można opublikować; przyjmuje ponadto do wiadomości, że wszyscy oferenci byli traktowani jednakowo i byli oceniani zgodnie z ustalonymi i opublikowanymi kryteriami udzielania zamówień oraz ustaloną i opublikowaną metodą; wzywa jednak Centrum do udoskonalenia jego procedur udzielania zamówień oraz do zgłoszenia organowi udzielającemu absolutorium, jakie podjęto środki;

Zarządzanie budżetem i finansami

6. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,73 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 97,71 %, co stanowi niewielki spadek w wysokości 0,1 % w porównaniu z rokiem 2012; stwierdza na podstawie sprawozdania Trybunału, że ogólny wysoki poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, świadczy o terminowości zaciągania zobowiązań;

7. zauważa, że Centrum poprawiło wydajność swoich procesów płatności; w szczególności zauważa fakt, iż płatności były dokonywane średnio 16 dni przed upływem danego terminu;

Zobowiązania i przeniesienia

8. przyznaje, że podczas dorocznej kontroli przeprowadzonej przez Trybunał nie stwierdzono istotnych problemów dotyczących poziomu przeniesień w 2013 r.; zauważa, że Centrum przestrzegało zasady jednoroczności i wykonało swój budżet w terminie;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. na podstawie informacji uzyskanych od Centrum uznaje, że dokonało ono przeglądu swojej polityki zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, zgodnie z wytycznymi Komisji; zauważa, że polityka ta została po przeglądzie zatwierdzona przez zarząd Centrum na posiedzeniu w dniach 4 i 5 grudnia 2014 r.; z niecierpliwością oczekuje na publikację deklaracji o braku konfliktu interesów zarządu, wyższej kadry kierowniczej i dyrektora;

Audyt wewnętrzny

10. na podstawie informacji uzyskanych od Centrum uznaje, że zaktualizowany stan wdrożenia strategicznego trzyletniego planu audytu na lata 2013-2015 wysłano Służbie Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS); zauważa ponadto, że w 2013 r. IAS przeprowadziła audyt dotyczący sporządzania budżetu i monitorowania w Centrum, w wyniku którego sformułowano trzy bardzo ważne zalecenia; na podstawie informacji uzyskanych od Centrum ustala, że dwa zalecenia wdrożono, z czego jedno wdrożenie zostało zatwierdzone przez IAS, a drugie oczekuje na przegląd IAS i zalecenie dotyczące zatwierdzenia; zauważa ponadto, że jedno zalecenie jest na zaawansowanym etapie wdrażania;

11. odnotowuje, że IAS monitorowała wdrażanie swoich wcześniejszych zaleceń i zatwierdziła wdrożenie czterech pozostałych bardzo ważnych zaleceń związanych z audytami sprzed 2013 r.; uznaje, że na dzień 31 grudnia 2013 r. nie było żadnych niewdrożonych zaleceń o zasadniczym znaczeniu;

Inne uwagi

12. na podstawie informacji uzyskanych od Centrum uznaje, że umowę sprzedaży budynku Palacete Mascarenhas, nieużywanego już przez Centrum, podpisano w styczniu 2015 r.;

13. zauważa, że budynek Cais do Sodre Relogio pozostaje w większości nieużytkowany, ponieważ tylko kilka ofert najmu tego budynku skutkowało konkretnymi propozycjami; uznaje, że obecnie trwają negocjacje w sprawie wynajmu krótkoterminowego, które dotyczą oferty znacznie poniżej kosztów najmu ponoszonych przez Centrum, oraz że Centrum negocjuje z właścicielem budynku ewentualne obniżenie czynszu, aby jak najbardziej zneutralizować koszty najmu; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o rozwoju sytuacji, jak tylko dostępne będą bardziej szczegółowe informacje;

14. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 201.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 201.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.271
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1665 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015