Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 5 października 2005 r.

w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Oznaczenie materiału klauzulą tajności polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajności.

2. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym jej brzmieniu.

3. Wprowadza się następujące oznaczenia klauzul tajności:

1) "00" - dla klauzuli "ściśle tajne";

2) "0" - dla klauzuli "tajne";

3) "Pf" - dla klauzuli "poufne";

4) "Z" - dla klauzuli "zastrzeżone".

§  2.

1. Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone na piśmie, dalej zwane "pismem", oznacza się w następujący sposób:

1) na pierwszej stronie pisma umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę miejscowości i datę podpisania pisma,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo sporządzono w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

– napis o treści: "podlega ochronie do ...", jeżeli został określony krótszy niż wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma,

e) w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo:

– w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporządzone, poprzedzone cyframi: "00" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "ściśle tajne", cyfrą "0" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "tajne", literami "Pf" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "poufne", literą "Z" - w przypadku pisma oznaczonego klauzulą "zastrzeżone", oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem, a także w zależności od potrzeb - inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego sporządzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy,

– w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, jednakże w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie jedynie adnotacji "adresaci według rozdzielnika";

2) na kolejnych stronach pisma umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma;

3) na ostatniej stronie pisma umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis "Egz. pojedynczy",

b) z lewej strony pod treścią:

– liczbę załączników, jeżeli są dołączone do pisma,

– klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

– w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie podpisującej pismo,

c) z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby je podpisującej,

d) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację "Adresaci według rozdzielnika",

– nazwisko lub inne dane identyfikujące sporządzającego i wykonawcę,

– numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma.

2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:

1) "udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy";

2) "kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy";

3) "odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy";

4) "kopiowanie stron ... tylko za pisemną zgodą nadawcy";

5) "odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy";

6) "wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy".

§  3.

1. Na pismach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis: "Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ...".

2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się - w miarę możliwości - na innych niż pismo materiałach.

3. Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to:

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności;

2) na piśmie przewodnim zamieszcza się dyspozycję co do klauzuli tajności pisma po trwałym odłączeniu załączników; na każdej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza się napis: "... (nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu załączników" lub "jawne po odłączeniu załączników".

4. Na piśmie przewodnim, o którym mowa w ust. 3, jeżeli jego treść jest jawna, nie umieszcza się numeru według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce "Informacje uzupełniające/Uwagi" dziennika korespondencyjnego, należy wpisać adnotację "pismo przewodnie jawne".

§  4.

1. Na materiałach innych niż pismo, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli to nie jest możliwe - na ich obudowie lub opakowaniu.

2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub obrazu powinno być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości techniczne.

§ 5. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz - jeżeli jest - na stronie tytułowej.

§  6.

1. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych:

1) skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu;

2) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis "Jawne" oraz datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

2. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznaną klauzulę tajności:

1) na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreśla się dotychczasowe klauzule tajności;

2) nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się nowe klauzule tajności;

3) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

3. Na pismach zawierających informacje niejawne, których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużeniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulą tajności umieszcza się odpowiednio napis: "Skrócono okres ochrony do dnia ..." albo "Przedłużono okres ochrony do dnia ...", a także datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1-3, dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upoważnione osoby.

5. Skreślenia klauzul tajności oraz adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

6. W stosunku do pism znajdujących się w zbiorach dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustanowiony okres ochrony, czynności, o których mowa w ust. 1-5, można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostępniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej.

7. W stosunku do materiałów, o których mowa w § 4 i 5, przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materiałów.

§  7.

1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:

1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: "Kopia", "Odpis", "Wypis", "Wyciąg" lub "Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) - (imię i nazwisko tłumacza)";

2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis "Za zgodność" i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.

2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.

5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych, nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3, z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia. Napis na karcie powinien zawierać adnotacje, o których mowa w ust. 3.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾

_________

¹⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071), utrzymanym w mocy na podstawie art. 10 ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 r. o zmianie ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 85, poz. 727), które utraciło moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

• Identyfikator: Dz.U.2005.205.1696
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.
• Data aktu: 05/10/2005
• Data ogłoszenia: 19/10/2005
• Data wejścia w życie: 03/11/2005