Przepisy w zakresie opłat za udostępnianie dokumentacji medycznej w wersji papierowej są stosunkowo jasne, a jedyna większa trudność przy wyliczaniu stawek opłat to monitorowanie co 3 miesiące komunikatów Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale danego roku, które jest podstawą dla podanych w art. 28 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta przeliczników.

Ustawa ta nie wskazuje jednak w jasny sposób na wszystkie zasady ustalania wysokości opłat za udostępnianie dokumentacji medycznej w wersji elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że z roku na rok coraz więcej podmiotów leczniczych właśnie w tej formie prowadzi dokumentację medyczną, kwestia ustalania opłat za jej udostępnianie w wersji elektronicznej staje się bardzo istotna. Również pacjenci - ze względu na wygodę i trwałość nośników informacji (CD/DVD) - coraz chętniej korzystają właśnie z takiej formy uzyskiwania dokumentacji medycznej.

W pierwszej kolejności uprawniony podmiot (np. pacjent) wnioskuje o udostępnienie dokumentacji medycznej ze wskazaniem formy w jakiej ma ona zostać udostępniona (w tym przypadku - wersja elektroniczna). Następnie podmiot wykonujący działalność leczniczą ustala rodzaj podmiotu wnioskującego o udostępnienie dokumentacji medycznej.

Zgodnie z postanowieniami art. 28 ust. 2 ustawy z  6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 159, z późn. zm.) - dalej u.p.p. - w związku z:

1. art. 77 ust. 5 ustawy z  13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej zakładów opieki zdrowotnej w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych;

2. art. 121 ust. 2 ustawy z  17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1440) - w sprawach świadczeń emerytalnych i rentowych osoby zainteresowane i organy rentowe są zwolnione od wszelkich opłat, z wyłączeniem opłat ponoszonych na podstawie art. 16 ust. 4 ustawy z  27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.) - ostatnia z powołanych podstaw prawnych stanowi, że koszty badania, wydania orzeczenia lub zaświadczenia, związanego z orzekaniem o niezdolności do pracy dla celów rentowych, ustalaniem uprawnień w ramach ubezpieczeń społecznych, są finansowane przez podmiot, na którego zlecenie zostaje przeprowadzone badanie, wydane orzeczenie lub zaświadczenie.

Oznacza to w istocie, że wydanie zaświadczenia lub orzeczenia poprzedzonego badaniem lekarskim zawsze będzie odpłatne.

3. na podstawie art. 28 ust. 2a u.p.p. opłaty nie pobiera się w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.

Jeśli podmiot wnioskujący zwolniony jest z powyższej opłaty, podmiot wykonujący działalność leczniczą udostępnia dokumentację bez opłaty. Jedyną opłatą, jaka może być pobrana jest zwrot opłaty za przesłanie dokumentacji medycznej drogą pocztową lub przesyłką kurierską. Jest to jednak zwrot poniesionych przez podmiot kosztów, nie zaś opłata.

Czytaj także: Podmiot medyczny ma obowiązek zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa >>>

Jeśli podmiot wnioskujący nie jest zwolniony z opłat, kolejnym krokiem jest ustalenie formy udostępnienia dokumentacji medycznej. Udostępnienie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej może nastąpić poprzez:
1) przekazanie informatycznego nośnika danych z zapisaną dokumentacją;
2) dokonanie elektronicznej transmisji dokumentacji;
3) przekazanie papierowych wydruków - na żądanie uprawnionych podmiotów lub organów.
Każda z form udostępnienia dokumentacji medycznej jest wyceniona w ustawie odmiennie.

Jeśli dokumentacja medyczna ma być udostępniona za pomocą transmisji - przepisy nie przewidują pobierania opłat, czyli opłaty nie pobiera się. Jeśli dokumentacja zostanie udostępniona w formie papierowych wydruków - ustawa nie przewiduje wprost odpłatności za taką formę udostępnienia. Ważąc jednak, że w istocie wydrukowanie „zawartości" systemu informatycznego EDM generuje taką samą ilość materiałów eksploatacyjnych i pracy należy w drodze analogii uznać, że opłatę należy naliczyć tak, jak za wydanie kopii dokumentacji papierowej.

Stawka za wydanie kopii nie może przekraczać 0,0002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z  17 grudnia 1998 roku. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Jeśli udostępnienie dokumentacji odbędzie się poprzez przekazanie informatycznego nośnika danych z zapisaną dokumentacją - stawka sporządzenia wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, jeżeli podmiot wykonujący działalność leczniczą prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej - nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z  17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Należy pamiętać, że w przypadku pobrania opłaty o której mowa powyżej, wnioskodawcy należy doręczyć fakturę.

W powyższym opracowaniu wykorzystano fragmenty procedury "Ustalenie opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej podmiotowi uprawnionemu" autorstwa mec. Agnieszki Sieńko.

Całość dostępna jest w Lex Navigator Ochrona Zdrowia.


Sprawdź program i zobacz jak krok po kroku ustalić opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej. Testuj bezpłatnie przez 7 dni.