Coraz częściej podmioty lecznicze, zarówno szpitale jak i przychodnie, szukają do pracy nie tylko rejestratorek, ale także sekretarek medycznych. Zgodnie z przepisami dotyczącymi systemu ochrony zdrowia, by zajmować stanowisko sekretarki medycznej wystarczy posiadać średnie wykształcenie, choć część pracodawców może wymagać dodatkowych kwalifikacji. Stąd oferowane wynagrodzenie nie przekracza 3 tys. zł brutto. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może upoważnić sekretarkę medyczną, np. do uzupełniania określonych danych w dokumentacji medycznej.
Czytaj również: Asystent medyczny może być przy udzielaniu świadczeń, ale obowiązuje go poufność >>
Sekretarka medyczna to stanowisko, ale nie zawód
Stanowiska: sekretarki medycznej oraz starszej sekretarki medycznej wymienia rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 lipca 2011 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych rodzajach stanowisk pracy w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami - to pozycje 142 i 143 w wykazie pracowników działalności podstawowej. Zgodnie z rozporządzeniem na stanowisku sekretarki medycznej może być zatrudniona osoba posiadająca wykształcenie średnie, natomiast na stanowisku starszej sekretarki medycznej - osoba posiadająca dodatkowo 5-letnie doświadczenie zawodowe. Nie wymagane jest więc żadne kierunkowe wykształcenie, bo takiego zawodu nie ma w rozporządzeniu ministra edukacji narodowej w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego. Choć są szkoły, które odpłatnie oferują roczne kursy dla przyszłych sekretarek, a także rejestratorek medycznych. Sekretarka medyczna pojawia się też w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie warunków wynagradzania za pracę pracowników podmiotów leczniczych działających w formie jednostki budżetowej. W nim są określone tabele stawek dla danych grup. Zgodnie z nim sekretarka medyczna jest zakwalifikowana do grupy VIII z zarobkami od 2740 zł do 3420 zł, a starsza sekretarka medyczna do grupy IX z zarobkami od 2760 zł do 3590 zł.
Czym się różni stanowisko rejestratarki od sekretarki
Z punktu widzenia przepisów różnica pomiędzy stanowiskami rejestratorki medycznej i sekretarki medycznej polega na odmiennym kwalifikowaniu w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania.
Sekretarka medyczna kwalifikowana jest do grupy 3 – technicy i inny średni personel, 334 - pracownicy administracyjni i sekretarze wyspecjalizowani, grupa elementarna 334402 – sekretarze medyczni i pokrewni.
Rejestratorka medyczna natomiast kwalifikowana jest w świetle tego rozporządzenia do pracowników grupy elementarnej 422603 (recepcjoniści, z wyłączeniem hotelowych), należących do grupy 4 – personel biurowy, a dalej grupy 422 - pracowników do spraw informowania klientów. Z kolei w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie warunków wynagradzania za pracę pracowników podmiotów leczniczych działających w formie jednostki budżetowej stanowisko rejestratorki jest zaliczone do tej samej IX grupy, co starszej sekretarki medycznej z zarobkami od 2760 zł do 3590 zł brutto miesięcznie.
Sprawdź w LEX: Czy rejestratorkom medycznym przysługuje jednorazowe świadczenie w wysokości 5000 zł brutto? >
Przepisy nie przewidują odrębnych wymagań kwalifikacyjnych dla tych stanowisk. Jednak rola rejestratorki ogranicza się do kontaktu z osobami z zewnątrz (pacjentami) i udzielanie im informacji, o tyle stanowisko sekretarki medycznej przypisane jest przede wszystkim do czynności związanych z dokumentami i prawidłowym z nimi postępowaniem. I takie rozróżnienie widać też w ogłoszeniach o pracę.
Czytaj w LEX: Jak zapewnić bezpieczeństwo elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) >
Cena promocyjna: 103.2 zł
|Cena regularna: 129 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Obowiązki sekretarki medycznej a przepisy prawa
Zwykle do zadań sekretarek medycznych należy:
- kompletowanie i porządkowanie dokumentacji medycznej, w tym przygotowywanie jej do archiwizacji
- obsługa systemów informatycznych oraz zewnętrznych aplikacji sprawozdawczych, np. wprowadzenie danych do baz NFZ;
- prowadzenie harmonogramu przyjęć pacjentów, ich rejestracja do poszczególnych lekarzy;
Najczęściej jednak pojawia się pytanie, czy sekretarka medyczna może prowadzić dokumentację medyczną. Co do zasady tak. Art. 24 ustawy o prawach pacjenta mówi , że do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej w celu ochrony zdrowia, udzielania oraz zarządzania udzielaniem świadczeń zdrowotnych, utrzymania systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnienia bezpieczeństwa tego systemu, są uprawnione:
- osoby wykonujące zawód medyczny;
- inne osoby wykonujące czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, a także czynności związane z utrzymaniem systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu, na podstawie upoważnienia administratora danych.
Sekretarka medyczna może więc prowadzić dokumentację medyczną, ale tylko jeżeli została do tego upoważniona przez administratora danych.
Sprawdź w LEX: Komu podlega sekretarka medyczna pracująca w oddziale szpitalnym? >
Zgodnie zaś z rozporządzeniem ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania to podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych prowadzi dokumentację medyczną. Faktycznie realizacją obowiązku zajmuje się jednak personel, który musi mieć odpowiednie upoważnienie. Przepisy nie wyszczególniają, jaki personel posiada w jakim zakresie upoważnienie. Przyjęło się, że wpisy do dokumentacji medycznej, zwłaszcza zbiorczej, mogą być dokonywane przez sekretarki medyczne. Jeżeli zaś wpis dokonany został przez inną osobę niż ta, która świadczenia udzieliła, w dokumentacji należy odrębnie oznaczyć obie te osoby, tj. tego, kto udzielał świadczenia oraz tego, kto odnotował ten fakt w dokumentacji. Z tym, że zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem część czynności jest zarezerwowanych tylko dla lekarzy, pielęgniarek, czy położnych. Przykładowo zgodnie z par. 18
- Wpisy w karcie obserwacji lub w karcie obserwacji porodu są dokonywane przez lekarza, pielęgniarkę, położną lub ratownika medycznego.
- Wpisy w karcie zleceń lekarskich są dokonywane przez lekarza prowadzącego lub lekarza sprawującego opiekę nad pacjentem. Wpisy o wykonaniu zlecenia są dokonywane przez osobę wykonującą zlecenie.
- Wpisy w karcie indywidualnej opieki fizjoterapeutycznej są dokonywane przez fizjoterapeutę sprawującego opiekę nad pacjentem. Wpisy o wykonaniu czynności określonych w planie postępowania fizjoterapeutycznego są dokonywane przez fizjoterapeutę realizującego plan.
- Wpisy dotyczące monitorowania bólu są dokonywane przez lekarza, pielęgniarkę, położną lub fizjoterapeutę.
Sprawdź w LEX: Czy lekarka z Ukrainy może zawrzeć ze szpitalem umowę wolontariatu jako sekretarka medyczna oddziału? >
Sekretarka medyczna nie może też zostać upoważniona do wystawienia w imieniu lekarza do e-skierowania czy e-recepty nawet na podstawie wpisu lekarza w dokumentacji medycznej. Lekarz może jedynie upoważnić do tych czynności asystenta medycznego, czyli osobie wykonującej zawód medyczny i uprawnionej do udzielania świadczeń zdrowotnych.
Upoważnienie do przetwarzania danych zgodne z RODO
Drugą kwestią jest to, czy i na jakich zasadach sekretarka medyczna, która świadczeń nie udziela, może uzyskać dostęp do danych osobowych pacjentów. Dokumentacja medyczna zawiera bowiem dane wrażliwe, szczególnie chronione przez RODO. Do przetwarzania danych osobowych w imieniu administratora mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające jego pisemne upoważnienie, w tym sekretarka medyczna. Istotne jest przy tym, że zakresu upoważnienia nie można domniemywać, stąd musi być on wyraźnie wskazany dokumencie (patrz wyroki: WSA w Warszawie z 12 grudnia 2013 roku, sygn. akt II SA/Wa 814/13; wyrok WSA z 24 marca 2009 r., sygn. akt II SA/Wa 527/08). Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia. Przyjęcie takiego obowiązku potwierdza pisemne oświadczenie.