Nowe rozwiązania wejdą w życie 1 stycznia 2013 r. Do tego czasu ZUS musi przystosować swój system informatyczny do nowych zasad. Przepisy dotyczące m.in. druków RMUA, to kolejny element pakietu deregulacyjnego. Zawiera on przepisy, mające przyczynić się do usunięcia barier prawnych oraz zredukowania uciążliwych i kosztownych obowiązków administracyjnych, nakładanych na firmy i obywateli.

RMUA raz na rok
Teoretycznie, po wejściu w życie nowej ustawy, pracodawca będzie wydawał pracownikowi druk RMUA tylko raz w roku, a nie jak do tej pory co miesiąc. Jednak zatrudniający, będzie musiał wystawić dokument na specjalne żądanie pracownika, który chcąc mieć stały i bezproblemowy dostęp do opieki zdrowotnej, nadal będzie musiał posiadać aktualne zaświadczenie o opłacaniu składki zdrowotnej. Pierwsze roczne zaświadczenia w nowej formie mają być wydawane za następny rok. W praktyce oznacza to, że pracownik otrzyma je do dnia 28 lutego 2013 r. za 2012 rok. Tzw. ustawa deregulacyjna ma przynieść firmom i obywatelom oszczędności rzędu 3 miliardów złotych rocznie, m.in. z tytułu redukcji wydatków na druk i przygotowanie dokumentacji.
- Decyzja o ograniczaniu zbędnej i kosztownej papierowej dokumentacji to krok w dobrym kierunku, zgodnym z europejskimi standardami. Zmiana dotycząca informacji RMUA eliminuje przy tym problemy w zakresie ochrony danych osobowych, uszczelnia system, ogranicza wewnętrzną administrację i redukuje koszty przedsiębiorstwa. Skraca się również okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez płatnika składek z 10 do 5 lat. Jednak rozporządzenia wykonawcze w tej sprawie muszą brać pod uwagę realne uwarunkowania prawne i organizacyjne. Obecnie druk RMUA to praktycznie jedyny, najczęściej wykorzystywany przez pracowników (legitymacje zostały zniesione z początkiem 2010 r.) dowód poświadczający bezpłatny dostęp zatrudnionych do opieki zdrowotnej- wyjaśnia Karolina Stawicka - Szef Praktyki Prawa Pracy w kancelarii Bird & Bird.
Jednak zdaniem Karoliny Stawickiej, ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców w tym zakresie nic nie zmienia, poza przerzuceniem odpowiedzialności dbania o wystawienie druku z firmy na podwładnego. Firmy nadal będą też musiały prowadzić odpowiednią dokumentację pozwalającą na szybkie wystawienie informacji na żądanie pracownika oraz oczywiście rejestr wydanych i pobranych przez pracowników druków.

Obawa pracowników
Pracownicy pomimo możliwości otrzymania druku RMUA na żądanie, obawiają się, że mogą mieć trudność z udowodnieniem, że są ubezpieczeni w NFZ i tym samym przysługuje im prawo do bezpłatnego leczenia. W szczególności dotyczy to np. wypadków i innych zdarzeń losowych, kiedy rodzina może mieć problemy z dostarczeniem odpowiedniego zaświadczenia do szpitala. Jeszcze do niedawna duża część pracowników potwierdzała swoje prawo do ubezpieczenia aktualną legitymacją ubezpieczeniową.
- Z tych powodów najtrafniejsze wydaje się zastąpienie RMUA elektroniczną kartą ubezpieczenia zdrowotnego. Jej wprowadzenie przewidywała już ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Niestety rozporządzenia wykonawcze do ustawy wciąż nie zostały przyjęte przez Radę Ministrów - wyjaśnia Karolina Stawicka.
Z informacji udostępnianych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wynika, że w obecnej chwili trwają w tej sprawie konsultacje z przedstawicielami NFZ. Funkcję elektronicznych kart ubezpieczenia zdrowotnego miały początkowo pełnić nowe chipowe dowody osobiste. Termin wydawania nowych dokumentów został jednak odłożony do lipca 2013 r. Dodatkowo, dopiero od sierpnia 2014 r. placówki służby zdrowia będą miały obowiązek informatyzacji dokumentacji medycznej i umożliwiania swoim pacjentom rejestracji na wizyty, badania i wglądu we własną dokumentację medyczną za pośrednictwem Internetu.

To jeszcze nie koniec zmian
Podstawą do stworzenia ustawy był raport firmy Deloitte, który zdefiniował 6 tys. obowiązków informacyjnych, jakich muszą dopełniać obywatele i przedsiębiorcy. Wyceniono je na ponad 70 mld zł. To znacznie pełniej obrazuje rozmiar oszczędności, jakie można uzyskać w skali państwa, rezygnując ze zbędnych czynności.
- Tradycyjne biuro, urząd czy przychodnia opierają się na niekontrolowanej ilości wydruków. Stopniowe przechodzenie na dokumenty elektroniczne zamiast papierowych mogłoby uporządkować procesy w danej organizacji oraz znacząco zredukować koszty, nawet do 40% - mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług Xerox Global Document Outsourcing. - W przypadku służby zdrowia ograniczenie wypełniania, weryfikowania, stemplowania i archiwizowania druków dałoby więcej czasu pracownikom na obsługę pacjentów. Do zagadnienia redukcji zbędnych dokumentów należy podejść systemowo - działania ad hoc tylko pogłębią stan dezinformacji i zwiększą koszty dla wszystkich uczestników procesu - zamiast tworzyć mniej dokumentów, będzie się drukować więcej, na wszelki wypadek - dodaje.
Zapowiadane są jednak kolejne zmiany. Trwają prace nad następnym pakietem ustaw racjonalizujących relacje państwa z obywatelami i biznesem. Według zapowiedzi ma on trafić na ścieżkę legislacyjną już w następnej kadencji parlamentarnej. Pracodawcy muszą na bieżąco śledzić postępy prac legislacyjnych, aby na bieżąco komunikować pracownikom nowe regulacje. M.in. z tego powodu coraz więcej polskich firm decyduje się na outsourcing usług płacowo-kadrowych, przerzucając na zewnętrznego partnera odpowiedzialność za monitorowanie nowelizacji przepisów i wprowadzania nowych legislacji. Outsourcing kadr i płac może przynieść oszczędności rzędu nawet 15-20% rocznie. Oprócz redukcji kosztów, outsourcing to przede wszystkim dostęp do know-how. Firmy outsourcingowe mają określony obszar specjalizacji, w którym mogą pochwalić się doświadczeniem i obsługą wielu klientów. Zewnętrzni partnerzy wnoszą do firmy niezbędną wiedzę nie tylko w zakresie operacyjnym, ale też np. w zakresie przepisów prawnych, aktualnych trendów, sytuacji na rynku itp.