W dużych szpitalach organizuje się nawet kilkaset przetargów rocznie. W ten sposób kupuje się nie tylko drogi sprzęt medycznym, ale także leki czy materiały jednorazowego użytku itd.

Unia Europejska zdecydowała o ujednoliceniu rynku zamówień publicznych. Nakazała wprowadzenie rozwiązań komunikacji elektronicznej tak, by łatwiej było złożyć oferty wykonawcom z innych krajów. Na podstawie dyrektywy, doszło do nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z tymi przepisami zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mają brać udział w zamówieniach publicznych organizowanych w formie elektronicznej. Wykonawca zamiast dokumentów papierowych, po 18 października br. będą musieli składać dokumenty elektroniczne.

Jednak pierwsza duża zmiana zaczyna się już za kilka dni.

- Szpitale jako zamawiający będą musiały być przygotowane na to, by w postępowaniach ogłoszonych po 18 kwietnia tego roku móc przyjmować oświadczenie, które nazywa się Jednolity Europejski Dokument Zamówienia JEDZ w formie elektronicznej. Do tego potrzebne są odpowiednie narzędzia. Taka zmiana dotyczyć będzie dużych przetargów o kwotach powyżej progu unijnego – podkreśla Anna Serpina-Forkasiewicz, prawnik, prezes portalu PZP.

Zamawiający ma zapewnić narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Musi zadbać o to, by ich właściwości były niedyskryminujące, ogólnie dostępne, tak by wykonawcy nie byli ograniczeni w dostępie do postępowania i mogli wziąć w nim udział.  

Poczta elektroniczna to za mało bezpieczne

Urząd Zamówień Publicznych wydał instrukcje, która mówi, że można takie dokumenty przyjmować na pocztę elektroniczną, ale zdaniem Anny Serpiny-Forkasiewicz „takie rozwiązanie pod wieloma względami nie spełnia unijnych wymogów”.

- Poczta elektroniczna w ogóle nie zapewnia czegoś takiego jak archiwum elektroniczne – tłumaczy Anna Serpina-Forkasiewicz. – Zgodnie z przepisami dokumenty związane z przetargiem muszą być archiwizowane przez 5 lat. Maile nie dochodzą, wpadają do spamu. A JEDZ jest elementem oferty, jeśli nie wpłynie w terminie, to rodzi to poważne skutki.

Prawnik podkreśla, że poczta elektroniczna nie zapewnia odpowiedniej poufności danych treści ofert przed terminem ich otwarcia. Problemem może być także szyfrowanie nie tylko samych dokumentów, ale również używanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia, czego nie zapewnia poczta elektroniczna.

 

– Praktyka wskazuje, że w obszarze tak wrażliwym jak udzielanie zamówień publicznych, kiedy stawką jest pozyskiwanie wartościowych kontraktów wykonawcy, którzy nie uzyskali danego zamówienia szczegółowo analizują postępowanie i wyszukują „słabe punkty”, które dają podstawę do wnoszenia środków ochrony prawnej – podkreśla Anna Serpina-Forkasiewicz.

Problemem może być także ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert. „Serwer poczty elektronicznej pobiera czas z komputera, co istotne serwer wykonawcy z komputera wykonawcy, a zamawiającego z komputera zamawiającego, środek komunikacji elektronicznej powinien być zabezpieczony pod tym kątem i podawać czas wiarygodny dla celów dowodowych” – podkreślają autorzy książki „Elektroniczne zamówienia publiczne w praktyce”.

Szpitale muszą mieć także odpowiedni system, który umożliwi udostępnianie innym wykonawcom i przedstawicielom organów kontrolnych protokołu postępowania z załącznikami w tym ofert. Muszą one uwzględniać części jawne i niejawne, by nie naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawcy, bo mogłoby ono skutkować roszczeniem o odszkodowanie.