Dokumentacja elektroniczna to także materiały archiwalne

Dokumentacja może być tworzona, ewidencjonowana i przechowywana w różnej postaci, w tym elektronicznej, a dokumenty elektroniczne według ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne mogą stanowić materiały archiwalne wyjaśniają autorzy wstępu do publikacji zatytułowanej Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, wydanej przez wydawnictwo Wolters Kluwer.

Autorzy przypominają, że dokumentacja jest pojęciem ustawowym, którym operuje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) oraz przepisy wydane na jej podstawie. Do dokumentacji odnosi się obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

Obowiązek taki ustawa nakłada na organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne. Obejmuje on zarówno dokumentację powstającą w wymienionych jednostkach, jak i nadsyłaną i składaną do nich, którą należy prowadzić w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. "Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te podmioty przez okres ustalony przepisami, a następnie część dokumentacji stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do archiwów państwowych, a pozostała może ulec brakowaniu” – czytamy w opracowaniu.

Wstęp definiuje też kilka podstawowych terminów związanych z dokumentacją. Naturalny dokument elektroniczny to „dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej”. Odwzorowanie cyfrowe to „dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru”.

Książka poświęcona jest wprowadzaniu dokumentacji elektronicznej w urzędach, a w szczególności rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Zawiera analizę procesów cyfryzacji oraz jest użytecznym źródłem wiedzy w stosowaniu prawa. Udziela odpowiedzi na pytania, jak radzić sobie w praktyce z mieszaną papierowo-elektroniczną dokumentacją oraz w jaki sposób należy optymalizować przetwarzanie danych, respektując przepisy prawa i upraszczając czynności kancelaryjne.

W opracowaniu omówiono zagadnienia dokumentacji elektronicznej w administracji publicznej oraz jej stosowania w sprawach karnych, cywilnych i sądowoadministracyjnych.

Książka jest przeznaczona dla organów administracji rządowej oraz jednostek samorządu terytorialnego, które stanowią i stosują przepisy prawa oraz wdrażają nowe rozwiązania techniczne i organizacyjne w urzędach.

Książka dostępna jest w księgarni Profinfo.pl >>>