Autorzy przypominają, że dokumentacja jest pojęciem ustawowym, którym operuje ustawa o narodowym zasobie  archiwalnym i archiwach oraz przepisy wydane na jej podstawie. Do dokumentacji odnosi się obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

Obowiązek taki ustawa nakłada na organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki
Organizacyjne. Obejmuje on zarówno dokumentację powstającą w wymienionych  jednostkach, jak i nadsyłaną i składaną do nich, którą należy prowadzić w sposób  odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

„Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te podmioty przez .
okres ustalony przepisami, a następnie część dokumentacji stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do archiwów państwowych, a pozostała może ulec brakowaniu” – czytamy w opracowaniu.



 

Wstęp definiuje też kilka podstawowych terminów związanych z dokumentacją. Naturalny dokument elektroniczny to „dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej”. Odwzorowanie cyfrowe to „dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru”.

Książka poświęcona jest wprowadzaniu dokumentacji elektronicznej w urzędach, a w szczególności rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Zawiera analizę procesów cyfryzacji oraz jest użytecznym źródłem wiedzy w stosowaniu prawa. Udziela odpowiedzi na pytania, jak radzić sobie w praktyce z mieszaną papierowo-elektroniczną dokumentacją oraz w jaki sposób należy optymalizować przetwarzanie danych, respektując przepisy prawa i upraszczając czynności kancelaryjne.

W opracowaniu omówiono zagadnienia dokumentacji elektronicznej w administracji publicznej oraz jej stosowania w sprawach karnych, cywilnych i sądowoadministracyjnych.

Książka jest przeznaczona dla organów administracji rządowej oraz jednostek samorządu terytorialnego, które stanowią i stosują przepisy prawa oraz wdrażają nowe rozwiązania techniczne i organizacyjne w urzędach.

Informacje o autorach:

Grażyna Szpor - doktor habilitowany nauk prawnych, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii; profesor nadzwyczajny Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, kierownik Katedry Prawa Informatycznego na Wydziale Prawa i Administracji UKSW; autorka wielu publikacji dotyczących informatyzacji wykonywania zadań publicznych.

Dorota Chromicka - asystent w Katedrze Prawa Informatycznego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, asystent sędziego w Naczelnym Sądzie Administracyjnym. Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa nowych technologii, informatyzacji postępowania administracyjnego i sądowoadministracyjnego.

Danuta Descours - absolwentka Wydziału Matematyki Stosowanej Politechniki Śląskiej i studiów podyplomowych z zakresu zarządzania projektami, doktorantka w Katedrze Inżynierii Wiedzy Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. W pracy zawodowej w Śląskim Centrum Społeczeństwa Informacyjnego zajmuje się wdrażaniem systemów informatycznych w jednostkach administracji publicznej.

Andrzej Kaucz - prokurator Prokuratury Apelacyjnej we Wrocławiu, kierownik Działu ds. Informatyzacji i Analiz; w latach 2001-2010 zatrudniony w Ministerstwie Sprawiedliwości. Autor kilkudziesięciu publikacji z zakresu prawa karnego materialnego i procesowego oraz wykorzystania technologii informacyjnych w postępowaniu karnym.

Mariusz Madejczyk - dyrektor Biura Informatyki Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Prowadzi wspólne przedsięwzięcie wojewodów pod przewodnictwem Wojewody Podlaskiego, polegające na rozwoju i wdrażaniu jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) w terenowej i centralnej administracji rządowej RP

Ewa Perłakowska - doktor nauk humanistycznych w zakresie historii, historyk-archiwista. Od 2009 r. dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Absolwentka Wydziału Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego. Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Specjalizuje się w problematyce zarządzania dokumentacją w administracji.

Bogdan Pękalski - sędzia Sądu Rejonowego dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, delegowany do Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości, członek Zespołu do spraw Informatyzacji Postępowań Sądowych przy Ministrze Sprawiedliwości, wykładowca na konferencjach naukowych, autor publikacji z zakresu informatyzacji sądownictwa i administracji publicznej

Kazimierz Schmidt - główny specjalista w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Absolwent Uniwersytetu Warszawskiego. Specjalizuje się w problematyce dokumentu elektronicznego, podpisu elektronicznego, funkcjonowania e-administracji oraz archiwów elektronicznych. Autor artykułów na temat zarządzania dokumentacją i stosowania dokumentu elektronicznego w praktyce administracyjnej.
 

Książka jest dostępna w księgarni Profinfo.