Pracownicy samorządowi: nowe-stare zasady oceniania pracowników samorządowych

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych stworzyła organom administracji samorządowej możliwość bardziej samodzielnego kształtowania polityki personalnej urzędu. Znacznie szersze uprawnienia przyznano kierownikom urzędu w zakresie przeprowadzania okresowych ocen pracowniczych. Wzbudziło to w środowisku dyskusje i obawy przed nadmiernym rżnicowaniem zasad oceniania oraz zbyt uprzywilejowaną w tym zakresie pozycją kierownika urzędu, w rezultacie zwiększającą asymetrię na linii przełożony podwładny.

Z perspektywy czasu można stwierdzić, iż w większości obawy te były nieuzasadnione. Zmiana zasad oceniania pracowników okazała się w praktyce zmianą kosmetyczną. Ocenianie pracowników samorządowych w wielu urzędach nadal jest jedynie obowiązującą procedurą, która – niestety – nie pełni roli skutecznego narzędzia motywacyjnego.

Rola oceniania

Ocena to forma opinii wartościującej, wyrażającej pogląd na temat pracy wykonanej przez pracownika. Jest wynikiem osądu porównującego efekty pracy z przyjętym wzorem. Kryteria oceny wyrażają oczekiwania wobec pracownika i tworzą pewien wzorzec postępowania.

Ocenianie stanowi ważną procedurę, wpływającą na doskonalenie kadr. Właściwie przeprowadzane wpływa na wzrost jakości pracy i efektywność zarządzania organizacją; prowadzi do sprawiedliwej weryfikacji osiągnięć i zaangażowania pracowników, dostarcza przełożonym istotnych informacji pozwalających doskonalić politykę kadrową urzędu, właściwie wykorzystywać potencjał kadrowy oraz optymalizować program motywacyjny.

Dobrze funkcjonujący system oceniania spełnia w urzędzie ważną funkcję kontrolną, gdyż pozwala porównać stan faktyczny z pożądanym, jak również motywacyjną – dostarcza bowiem pracownikowi informacji o wynikach jego pracy, umożliwia korygowanie i doskonalenie organizacji pracy. Służy też określaniu potencjału rozwojowego pracownika i przede wszystkim odzwierciedla poziom pracy i jej jakości, jest rodzajem ewaluacji.

System oceniania stanowi więc bardzo ważny element polityki kadrowej każdej organizacji. Może być skuteczną formą zapewniania jakości pracy, gdy jest przejrzysty i zrozumiały dla pracownika. Ocena uświadamia pracownikowi, jak jest postrzegany przez przełożonego, jest więc ważną informacją docelowo korygującą lub wzmacniającą postawę jednostki wobec pracy, pozwala porównywać się z innymi, uświadamia braki w wiedzy i umiejętnościach.

Proces oceniania powinien uwzględniać związek zakresu oceny z wykonywanymi zadaniami, kryteria ocen, konsekwencje wynikające z oceny, w tym działania rozwojowe zorientowane na pracownika.

Sprawiedliwie przeprowadzona ocena działa mobilizująco, pozwala wyeliminować popełniane błędy, służy rozwojowi pracownika i doskonaleniu jego umiejętności, dyscyplinuje pracowników oraz usprawnia zarządzanie kadrami.

Nieumiejętnie przeprowadzone ocenianie może prowadzić do konfliktów, organizacyjnych patologii, zaniżenia wydajności, niechęci do wykonywanych zadań, ograniczenia do minimum aktywności zawodowej, braku odpowiedzialności, a więc obniżenia potencjału i jakości zasobów pracy.

W związku z powyższym procedura oceniania winna minimalizować możliwości generowania subiektywnych ocen przełożonego. Opracowanie regulaminu oceniania wymaga więc szczególnej staranności i wiedzy.

Zmiany zasad oceniania pracowników samorządowych

Zasady oceniania pracowników samorządowych zostały sprecyzowane w art. 27 i 28 ustawy z 21 listopada 2008 roku. Ustawodawca określił wymóg dokonywania ocen nie rzadziej niż raz na 2 lata i – czego wcześniej nie było – nie częściej niż raz na 6 miesięcy. W sposób bardziej szczegółowy został też określony tryb odwoławczy w przypadku oceny negatywnej. Należy podkreślić, iż pracownicy samorządowi nie mają możliwości wniesienia odwołania od oceny sporządzonej po raz drugi.

Ponadto, ustawodawca uznał, iż to kierownik jednostki w drodze zarządzenia określa „sposób dokonywania okresowych ocen, okresy, za które jest sporządzana ocena, kryteria, na podstawie których jest sporządzana ocena, oraz skalę ocen, biorąc pod uwagę potrzebę prawidłowego dokonywania tych ocen oraz specyfikę funkcjonowania jednostki”. Oznacza to odejście od zunifikowanych kryteriów określanych przez Radę Ministrów w stronę większej swobody, ale i większego zróżnicowania zasad wystawiania ocen pracowników w poszczególnych jednostkach administracji samorządowej.

Stosunek do zmian

Jak pokazują badania przeprowadzone w województwie warmińsko-mazurskim, w środowisku przyjęto te zmiany z pewną obawą. Prawie 18% badanych urzędów (głównie wiejskich) uznało to rozwiązanie wręcz za niekorzystne, sprzyjające różnicowaniu zasad oceniania i powodujące pogwałcenie zasady równości pracowników samorządowych wobec prawa.

Z przeprowadzonej analizy zarządzeń w sprawie regulaminu okresowej oceny pracowników w wybranych jednostkach administracji samorządowej województwa warmińsko-mazurskiego i pomorskiego wynika, iż w procedurze oceniania dokonano niewielkich zmian, zachowując z reguły skalę ocen i korzystając z poprzednich kryteriów oceniania. W kryteriach tych zbyt słabo są akcentowane takie elementy, jak: uprzejmość, życzliwości i kultura osobista, niezwykle ważne dla konsumenta usług publicznych, co potwierdzają badania.

Z przeprowadzonych rozmów z pracownikami instytucji samorządowych często wyłania się przekonanie o braku zasadności oceniania. Wystawiana ocena nie ma wyraźnego związku z wynikami pracy, ani nie wpływa na pozycję pracownika. Jest przeprowadzana „do szuflady”, w celu wywiązania się z obowiązku nałożonego przez ustawodawcę i uporządkowania dokumentów personalnych.

Nie bez znaczenia jest w tym wypadku fakt, iż ustawodawca nie przewidział konsekwencji w przypadku pozytywnych ocen w postaci np. nagrody czy premii, za to określił konsekwencje w przypadku oceny negatywnej. Przysługuje od niej odwołanie, ale kolejna ocena negatywna oznacza rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem samorządowym, z zachowaniem okresów wypowiedzenia, co znalazło swoje odbicie w regulaminach oceniania, obowiązujących w jednostkach administracji samorządowej.

Podsumowanie

Poprawa efektywności i sprawności funkcjonowania jednostek administracji samorządowej w dużym stopniu jest uwarunkowana skutecznym zarządzaniem zasobami ludzkimi. Docelowo powinna przynieść wymierne efekty w postaci wyższego standardu działań zaspokajających zbiorowe potrzeby mieszkańców, a więc wymierne, dostrzegalne korzyści dla lokalnej wspólnoty.

W związku z powyższym, każdy element procesu kadrowego powinien spełniać w tym zarządzaniu właściwą rolę. Dobry samorządowy system zarządzania kadrami powinien być elastyczny (jak pokazuje praktyka, z możliwości uelastycznienia zarządzania kadrami skorzystało jak dotąd niewiele urzędów), służyć utrzymaniu najbardziej kompetentnych pracowników, stymulować ich do bardziej efektywnej pracy, co oznacza umiejętne wykorzystanie takich instrumentów, jak m.in. ocenianie. Zmiany w zakresie oceniania, jakie miały miejsce w jednostkach administracji samorządowej w wyniku wejścia w życie ustawy z 21 listopada 2008 roku, tak naprawdę niewiele wniosły nowego.

Ocenianie nabrałoby charakteru skutecznego narzędzia motywacyjnego, gdyby zaistniało powiązanie pozytywnych ocen z innymi narzędziami motywacyjnymi, takimi jak: nagroda, premia, pochwała, szkolenie, awans, czego oczekują pracownicy samorządowi. Wówczas efektywniej można byłoby kształtować zachowania organizacyjne pracowników, ich postawy wobec pracy oraz poziom zaangażowania w realizację zadań.



Przydatne materiały
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych, Dz. U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458.


Pisaliśmy o tym również:
Pracownicy samorządowi: czy doradcy są potrzebni?
Nowa ustawa o pracownikach samorządowych