Instytucje publiczne mogą znacząco obniżyć koszty, dokonując zakupu licencji wieczystych na oprogramowanie z rynku wtórnego. Oszczędności mogą sięgnąć nawet 70 proc. ceny w stosunku do oprogramowania zakupionego bezpośrednio poprzez sieć dystrybucji lub sieć partnerską producenta. Przekonały się już o tym dziesiątki podmiotów publicznych w Polsce. Należą do nich m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Podkarpacki Urząd Wojewódzki czy Śląskie Centrum Chorób Serca. Wystarczy pamiętać o kilku zasadach, dbając o niewykluczające zapisy w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ).
SWZ na zakup oprogramowania – na co zwrócić uwagę?
Podstawowe wyzwanie, jeśli chodzi o oprogramowanie z rynku wtórnego, kryje się w nazewnictwie. Tego typu licencje wieczyste często określane są bowiem jako „używane”, co wśród odbiorców takiego komunikatu może wzbudzać wrażenie, że mają do czynienia z produktem, który nie zapewnia pełnej wartości, jest w jakimś stopniu zużyty. Nic bardziej mylnego, oprogramowanie z rynku wtórnego spełnia dokładnie te same zadania, co analogiczne rozwiązanie zakupione w ramach sieci sprzedaży producenta. Produkt pozostaje taki sam, w żaden sposób nie ulega on zużyciu.
Dlatego właśnie, aby uwzględnić oprogramowanie z rynku wtórnego w ramach ofert złożonych w procedurze zamówień publicznych, należy zwrócić uwagę na nazewnictwo. W opisie przedmiotu zamówienia warto unikać sformułowań takich jak „Oprogramowanie nowe” czy też „Licencja nieużywana”, a w to miejsce użyć po prostu sformułowania „Licencja na oprogramowanie” bądź „Oprogramowanie”. Taki opis pozwoli uniknąć zawężenia grona dostawców do tych, którzy co do zasady będą oferować produkty najdroższe.
Zobacz również: Wyjaśnienie oferty nie może prowadzić do jej zmiany
Innym przykładem ograniczającym dopuszczenie do ofertowania zoptymalizowanych kosztowo rozwiązań jest oczekiwanie dostarczenia wyłącznie najnowszej wersji oprogramowania. Warto odpowiedzieć sobie najpierw na pytanie, czy ze względu na wymagane funkcjonalności taki wariant okaże się w przypadku danej instytucji niezbędny? A może wystarczą nieco starsze wersje, które spełniają dokładnie te same wymagania? Formułując opis przedmiotu zamówienia, w to miejsce można wskazać na wersje spełniające określone potrzeby w zakresie funkcjonalności bądź na konkretną, nieco starszą wersję oprogramowania jako opcję „minimum”, dopuszczając zarazem rozwiązania nowsze czy też w „wyższej” edycji/wersji.
Kolejnym zapisem, który może ograniczyć możliwość dopuszczenia do postępowania opcji najbardziej efektywnych kosztowo, jest bezwzględne oczekiwanie dostarczenia dodatkowych rozwiązań subskrypcyjnych typu Software Assurance, dostępnych bezpośrednio poprzez dystrybucję producenta. Mogą to być subskrypcje pozwalające np. na dostęp do najnowszego wydania oprogramowania czy dodatkowych upoważnień licencyjnych w ramach już zakupionej licencji wieczystej. Taka opcja nie zawsze może okazać się niezbędna – zwłaszcza jeśli mowa o oprogramowaniu stosowanym do codziennych zadań biurowych. To również warto wziąć pod uwagę podczas tworzenia SWZ.
Cena promocyjna: 159.2 zł
|Cena regularna: 199 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 159.2 zł
Pojawiającym się niekiedy zapisem jest i ten dotyczący zagwarantowania wraz z zakupem oprogramowania dostępu do portalu licencyjnego producenta. Nie będzie to możliwe w przypadku oprogramowania z rynku wtórnego. Oprogramowanie z rynku wtórnego jest tożsame funkcjonalnie i technologicznie z nowym oprogramowaniem (zostało zakupione poprzez oficjalne programy dystrybucji), jednak nie może być dostarczane poprzez przypisanie na konto w portalu producenta. Brokerzy oprogramowania oferują jednak w to miejsce dostęp do analogicznych portali pozwalających na zarządzanie licencjami zakupionymi na rynku wtórnym. W ramach takiego portalu zarządzający ma dostęp do wszelkiej niezbędnej dokumentacji oraz kluczy aktywacyjnych.
Zobacz w LEX: Zamówienia z wolnej ręki w praktyce > >
Wykluczenie oprogramowania z rynku wtórnego może być sprzeczne z prawem
Niedopuszczenie do procedury zamówień publicznych ofert na oprogramowanie z rynku wtórnego zgodnie z Dyrektywą 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych może być uznane za sztuczne zawężenie konkurencji „z zamiarem nieuzasadnionego działania na korzyść lub niekorzyść niektórych wykonawców”. Zbliżone rozwiązania prawne zostały również przyjęte na poziomie krajowym. Prawo zamówień publicznych mówi o tym, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego musi być przygotowane i przeprowadzone w sposób „zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców”.
Podobne stanowisko dotyczące dopuszczania używanych licencji na oprogramowanie pojawia się w orzecznictwie innych krajów Unii Europejskiej. Niemiecka Izba Zamówień Publicznych (odpowiednik polskiej KIO) w sprawie VK Westfalen (decyzja z dnia 1 marca 2016 r., VK 1-02/16) wskazała, że instytucje zamawiające nie mogą wymagać wyłącznie nowych licencji, jednocześnie wykluczając używane licencje, ponieważ takie ograniczenie nieproporcjonalnie zawęża grupę dostawców. Podobnie, czeski Urząd Ochrony Konkurencji w sprawie ÚOHS-09585/2021/542/VHu uznał, że techniczne warunki zamówienia ograniczające się do nowych licencji są nieproporcjonalne i nieuzasadnione, co prowadzi do niepotrzebnego ograniczenia konkurencji.
Rozpisując przetarg na zakup oprogramowania dla instytucji publicznej, warto pamiętać o wyżej wymienionych ramach prawnych.
Michał Baudys, Public Sector Strategy Leader for EU Markets w Forscope
Zobacz także w LEX: Prawo w projektach IT – jak uniknąć problemów? > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
