Wykaz akt placówek oświatowych prowadzonych przez stowarzyszenie

Czy stowarzyszenie, które prowadzi szkołę podstawową i przedszkole publiczne musi mieć jednolity rzeczowy wykaz akt, czy może wystarczy jak szkoła i przedszkole mają osobno swój?

Jeśli koniecznością jest posiadanie wykazu akt przez stowarzyszenie, to jakie przepisy to regulują i gdzie można szukać pomocy, czy wzoru?

Odpowiedź

Według mojej opinii stowarzyszenie powinno uregulować sprawy dotyczące zapewnienia odpowiedniej ewidencji powstającej dokumentacji we własnym zakresie.

Uzasadnienie

W art. 2 ust. 2 Prawa o stowarzyszeniach , zostało m.in. określone, że stowarzyszenie uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności. W tym kontekście należy odnieść się do przepisów zawartych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) – dalej u.n.z.a. Zgodnie z art. 6 ust. 1 u.n.z.a. do zapewnienia odpowiedniej ewidencji, czyli posiadania rzeczowego wykazu akt oraz przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, a także nadsyłanej i składanej dokumentacji zobowiązane są organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne. Wprawdzie ustawodawca w art. 12 u.n.z.a. postanowił, że organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów, to jednak w art. 13 u.n.z.a. określił, że sprawy dotyczące m.in. zapewnienia odpowiedniej ewidencji powstającej dokumentacji w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe. Mając powyższe na uwadze uważam, że stowarzyszenie nie ma ustawowego obowiązku posiadania rzeczowego wykazu akt. Należy jednak pamiętać, że sprawy dotyczące zapewnienia odpowiedniej ewidencji powstającej dokumentacji, stowarzyszenie powinno uregulować we własnym zakresie. W związku z tym, że trudno sobie wyobrazić ewidencję powstającej dokumentacji bez posiadania rzeczowego wykazu akt, niejako jej posiadanie staje się rzeczą nieodzowną, również przez stowarzyszenie. Niestety dla stowarzyszeń nie został określony sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt w żadnym akcie prawnym. Sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt został jedynie określony dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) – dalej r.i.k.w.a . Natomiast szkoły jednolity rzeczowy wykaz akt powinny opracować w oparciu o u.n.z.a. , rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) , statut szkoły oraz jej regulamin organizacyjny. Zatem w obecnym stanie prawnym stowarzyszenie może opracować swój rzeczowy wykaz akt podpierając się rozwiązaniami przyjętymi w r.i.k.w.a. lub prowadzonych szkół.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855 z późn. zm.)
 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)