Ustawa o pracownikach samorządowych w sprawach w niej nieuregulowanych odsyła do odpowiedniego stosowania Kodeksu pracy (art. 43 ust. 1). Jedną z takich kwestii, która budzi w praktyce wiele wątpliwości jest udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy , pracodawca na pisemny wniosek pracownika może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Brzmienie cytowanego przepisu wskazuje, iż warunkiem udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego jest złożenie pisemnego wniosku. Ustawodawca nie przewiduje dopuszczalności własnej inicjatywy pracodawcy do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Kodeks pracy nie stawia żadnych wymogów w zakresie uzasadnienia wniosku. Jednakże zauważyć należy, iż umotywowanie przyczyn wystąpienia do pracodawcy z takim wnioskiem, może pozytywnie wpłynąć na decyzję podmiotu zatrudniającego. Treść normatywna przepisu nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego i ma charakter wyłącznie uznaniowy. Odzwierciedlenie w judykaturze znajduje pogląd, iż złożenie przez pracownika umotywowanego wniosku nie tworzy obowiązku jego uwzględnienia.

W myśl ugruntowanego stanowiska doktryny i orzecznictwa, wniosek pracownika o urlop bezpłatny jak i jego udzielenie są oświadczeniami woli, których wykładni winno się dokonywać w oparciu o treść przepisu art. 65 k.c. w zw. z art. 300 Kodeksu pracy Wobec powyższego, oświadczenia woli należy tak tłumaczyć jak tego wymagają zasady współżycia społecznego oraz powszechnie obowiązujące zwyczaje, ze względu na okoliczności, w których oświadczenia zostały złożone. Ponadto winno się badać zgodny zamiar stron i cel umowy, nie zaś jedynie dosłowne brzmienie złożonego oświadczenia.

Omawiany przepis nie zawiera regulacji w zakresie formy udzielenia przez podmiot zatrudniający zgody na urlop bezpłatny. Lakoniczność przepisu prowadzi zatem do wniosku, iż ważność oświadczenia woli pracodawcy nie jest uzależniona od zachowania formy pisemnej. Z uwagi na fakt, że udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego stanowi oświadczenie woli, pracodawca winien wyjawić zgodę w sposób dostateczny. Wydaje się jednak, że zgoda pracodawcy powinna być wyrażona w formie pisemnej. Powyższe uzasadnia treść § 6 ust. 2 pkt. 2 lit. h w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zgodnie z którym, akta osobowe pracownika obejmują pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego.

Brak reakcji pracodawcy na wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego, nie może być rozumiany jako domniemanie udzielenia urlopu. Nieobecność pracownika w takiej sytuacji może zostać poczytana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trybie art. 52 § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy . Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 18 lutego 2011 r., sygn. akt II PK 196/10, „nieobecność pracownika, który nie stawia się do pracy, samodzielnie „udzielając” sobie zwolnienia od pracy, na które pracodawca nie wyraził zgody, jest nieobecnością nieusprawiedliwioną, która może uzasadniać rozwiązanie stosunku pracy na podstawie art. 52. § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy ”.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r. Nr 21, poz. 94)
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)