Sprawozdanie z zamówień publicznych udzielonych w 2015 r.

Do dnia 1 marca 2016 r. każdy podmiot zobligowany do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych musi się wywiązać z obowiązku złożenia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania z zamówień udzielonych w 2015 r. - przypomina Bartłomiej Kardas w LEXZamówienia Publiczne.

Obowiązek sprawozdawczy (wynikający z art. 98 p.z.p.) dotyczy każdego zamawiającego niezależnie od skali realizowanych wydatków. W sprawozdaniu ujmuje się bowiem wszelkie wydatki, o ile tylko mogą być zdefiniowane jako zamówienie publiczne, czyli odpłatna umowa dotycząca świadczeń takich jak dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Do sprawozdania wprowadza się zarówno dane na temat np. umowy obejmującej budowę drogi, szkoły, czy też zakupu sprzętu komputerowego jak i wydatki jakie poniesiono np. na zakupy kwiatów, biletów komunikacji miejskiej, opłat parkingowych, pobytów w hotelach podczas wyjazdów służbowych.

Zakup licencji do korzystania z programów należy wykazać w rocznym sprawozdaniu >>>

Sprawozdanie zawiera dane na temat wszystkich wydatków, tj. zarówno tych, których wartość przekracza 30.000,00 euro jak i tych których jednostkowa wartość wynosi niekiedy kilkanaście złotych. Rzetelne przygotowanie sprawozdania wymaga systematycznego zbierania danych nie tylko o umowach zawartych po przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, ale także systematycznego zbierania i analizowania danych na temat nawet najdrobniejszych wydatków.

Największym problemem praktycznym jest zebranie w jednostce danych dotyczących wydatków do 30.000,00 euro. Zdarza się, że systemy finansowo-księgowe nie zawsze są w stanie wygenerować dane dotyczące takich wydatków w sposób, który może być uznany za wystarczający na potrzeby sprawozdania dla Prezesa UZP. W takich sytuacjach konieczne jest przeprowadzenie dodatkowej analizy, dzięki której można uniknąć błędów polegających np. na ujęciu w wydatkach do 30.000,00 euro faktur, które dotyczą realizacji umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania przetargowego.

W sprawozdaniu należy uwzględnić całkowitą wartość umów zawartych w danym roku >>>

Zasady przesyłania i sporządzania sprawozdania reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z dnia 12 grudnia 2013 r., poz. 1530).

Sprawozdanie przekazuje się tylko i wyłącznie w formie elektronicznej poprzez wypełnienie formularza umieszczonego na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych http://starastrona.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;1052. Skorzystanie z serwisu wymaga posiadania loginu i hasła. Podmioty nie posiadające takich uprawnień muszą o nie wystąpić w formie pisemnej do Urzędu Zamówień Publicznych.

W sprawozdaniu oprócz danych identyfikujących zamawiającego podaje się w formie tabelarycznej informacje na temat:
1) zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami p.z.p. W tej części sprawozdania wymienia się więc zarówno zamówienia realizowane w oparciu o wyłączenie dotyczące wartości zamówienia (art. 4 pkt 8 p.z.p.), jak i pozostałe zamówienia realizowane w oparciu o art. 4 p.z.p. W przypadku zamówień dla których podstawą prawną był art. 4 pkt 8 p.z.p. podaje się jedynie łączną wartość takich wydatków bez informacji na temat liczby takich zamówień.
2) zamówień sektorowych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych  równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 p.z.p. i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
3) zamówień klasycznych i zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych  równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 p.z.p., i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
4) zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.
5) sposobu wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót  budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług.

Przy wypełnianiu sprawozdania należy pamiętać o kilku istotnych regułach, których przestrzeganie ustrzeże nas przed podawaniem niewłaściwych informacji. Poniżej wskazuję kilka z nich:

1) w sprawozdaniu ujmujemy tylko te zamówienia, które zakończyły się w okresie objętym sprawozdaniem zawarciem umowy. Do sprawozdania kwalifikują się więc wszystkie umowy zawarte w 2015 r. niezależnie od tego , czy wszczęcie postępowania miało miejsce jeszcze w 2014 r. i np. niezależnie od tego, że sama realizacja umowy może przypadać już na 2016 r., a więc w 2015 r. nie zostaną poniesione żadne koszty z tego tytułu. W sprawozdaniu nie podaje się informacji na temat postępowań, które co prawda zostały wszczęte w roku sprawozdawczym, ale nie zostały w tym samym roku zakończone podpisaniem umowy.

2) umowy zawierane na okres dłuższy niż jeden rok powinny być wykazywane w sprawozdaniach tylko raz, tj. powinny być ujawnione w sprawozdaniu dotyczącym roku, w jakim zawarto umowę, a wartość takiej umowy winna być podawana jako maksymalna kwota jaka zostanie wydatkowana w całym okresie obowiązywania umowy.

3) w przypadku jednostek samorządu terytorialnego może się okazać, że sprawozdanie z udzielonych zamówień sporządza bądź sama jednostka samorządu, która uwzględnia w sprawozdaniu także zamówienia innych jednostek organizacyjnych np. tej samej gminy, bądź sprawozdanie sporządzają samodzielne poszczególne jednostki organizacyjne takiej gminy. Przyjęcie właściwego rozwiązania zależy od tego, czy poszczególne jednostki organizacyjne gminy posiadają status samodzielnego zamawiającego. Jeśli podmioty te (np. placówki oświatowe) nie są samodzielnymi zamawiającymi, to ich zamówienia winny być uwzględniane w sprawozdaniu opracowywanym przez ich jednostkę nadrzędną (np. urząd danej gminy).

4) na obowiązek złożenia sprawozdania nie ma wpływu to, z jakich źródeł było finansowane zamówienia. Zgodnie z definicją zamówienia publicznego pojęcie to oznacza odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 p.z.p.). Dla stwierdzenia, iż w danym przypadku wydatek jest zamówieniem publicznym nie ma znaczenia pochodzenie środków z jakich dane świadczeni było finansowane.

Wyjaśnienia najczęściej pojawiających się problemów zostały zebrane w materiale opublikowanym na stronie internetowej UZP https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/analizy-systemowe/roczne-sprawozdania-o-udzielonych-zamowieniach