RPO zwrócił się do NSA z pytaniem, czy w ramach udostępniania akt stronie, na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy z 14.06.1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1257), mieści się przygotowywanie przez organ (wedle własnych możliwości technicznych i organizacyjnych), na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Jak podkreśla RPO, jego wątpliwości wynikają z niejednolitego orzecznictwa sądów administracyjnych w tej kwestii.
Jak wskazuje w swoim piśmie rzecznik, zgodnie z linią dominującą w orzecznictwie, art. 73 ust. 1 nie obliguje organu do sporządzania kopii, gdyż wykonanie notatek, kopii lub odpisów należy do strony. Dodaje też, że sporządzenie kopii na jej wniosek jest dopuszczalne tylko w przypadku wykazania przez nią „ważnego interesu”. Z kolei druga linia orzecznicza podchodzi do sprawy mniej rygorystycznie i wskazuje, że sporządzenie kopii z akt za pomocą kserokopiarki należy rozumieć jako „udostępnianie” w rozumieniu art. 73 ust. 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Szukasz więcej informacji dotyczących samorządu?
Poznaj LEX Administracja >>
Zdobądź wiedzę, dzięki której Twoja praca stanie się łatwiejsza
Zdaniem RPO, niezbędne jest jak najszybsze rozwianie wątpliwości. Sam rzecznik przychyla się do stanowiska, zgodnie z którym dopuszczalne jest sporządzenie przez organ kserokopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, w ramach posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych urzędu, w tym także za zwrotem przez stronę kosztów sporządzenia kopii. RPO podkreśla więc konieczność dążenia do realnego zapewnienia obywatelom w postępowaniu administracyjnym konstytucyjnego prawa dostępu do dokumentów.
Rzecznik w swoim zapytaniu zwraca uwagę, że strona powinna mieć możliwość utrwalenia na własne potrzeby materiałów postępowania z jej udziałem. W związku z powyższym, w sytuacji gdy nie może zrobić tego za pomocą własnych urządzeń (nie posiada ich lub nie potrafi się nimi posługiwać), to organ administracji powinien sporządzić takie kserokopie.
www.rpo.gov.pl
RPO: urząd powinien kopiować dokumenty z akt sprawy na wniosek strony
W opinii Rzecznika Praw Obywatelskich urzędy powinny udostępniać kopie akt stronom postępowania. Jak podkreśla, strona musi mieć możliwość utrwalania na własne potrzeby akt sprawy, która toczy się z jej udziałem.