Rejestr Danych Kontaktowych ma ułatwić kontakt urzędów z obywatelami, ale są zagrożenia

Dane kontaktowe obywateli w rejestrach państwowych czasem się od siebie różnią – to efekt pomyłek lub pozostawiania za każdym razem innych danych. Dane są często zbierane i wykorzystywane tylko do realizacji konkretnej sprawy, a obywatel zwykle nie ma możliwości ich aktualizacji. Rząd wprowadził więc – na mocy zmiany ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - rejestr danych kontaktowych (RDK). To rejestr centralny prowadzony przez ministra, ma informować urzędnika, jak skontaktować się z obywatelem, co może ułatwić lub przyspieszyć załatwienie sprawy lub zapobiec niedochowania terminu.

Prawo administracyjne materialne ebook

Małgorzata Stahl

Sprawdź

Cena promocyjna: 68 zł

Cena regularna: 68 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł

RDK włączony w system rejestrów państwowych

RDK będzie zawierał dane kontaktowe obywatela takie jak adres e-mail, numer telefonu kontaktowego oraz w przyszłości elektroniczny adres do doręczeń. Dane będą przekazywane do rejestru dobrowolnie, a ich przetwarzanie będzie odbywało się wyłącznie na podstawie zgody zainteresowanych.

Jego wdrożenie ma pomóc obywatelom uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z niezałatwienia sprawy lub nieterminowego załatwienia sprawy. Dane kontaktowe obywateli gromadzone będą w jednym referencyjnym rejestrze. Obywatel będzie miał możliwość wprowadzenia oraz aktualizacji swoich danych przez e-usługę i podczas wizyty w urzędzie.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób należy umieszczać informację o ważności podpisu elektronicznego, w przypadku przesyłki elektronicznej składającej się z pisma przewodniego i załącznika, którym jest decyzja? >

Według dr. Krzysztofa Świtały z katedry Prawa Informatycznego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, funkcjonalności uwierzytelniania użytkowników ePUAPu i Profilu Zaufanego już od dłuższego czasu wymuszały podanie danych takich jak email i numer telefonu, aby było możliwe realne wykorzystywanie elektronicznych usług publicznych oferowanych przez te systemy. - To rozwiązanie legislacyjne wydaje się być po prostu usankcjonowaniem istniejącego stanu rzeczy – mówi.

Czytaj też: Zmiana ustawy usunie problem niezgodności danych w rejestrach państwowych>>

Dla określonej sprawy i bez obowiązku

Jak jednak podkreśla, zauważyć należy jednak pewne zagrożenia związane z wprowadzonymi rozwiązaniami. - Pomimo ograniczonego zakresu danych osobowych gromadzonych w tym rejestrze mało precyzyjnie sformułowano cele związane z wykorzystywaniem tego zbioru. Dopuszczalne powinno być tylko takie użytkowanie danych, które jest związane z realizacją określonej sprawy administracyjnej dotyczącej obywatela - mówi.

Według Michała Jaworskiego, członka zarządu w polskim oddziale Microsoft, obywatel nie ma obowiązku utrzymywania w RDK aktualnych danych, takich jak telefon czy adres email. Nie ma również obowiązku takiej korespondencji czytać. - Czyli coś zostało wysłane na adres mailowy „Jaworskiego” lub na numer telefonu, który już dawno do „Jaworskiego” nie należy, ale czy to oznacza skuteczne doręczenie? Raczej nie - uważa.

Jak podkreśla, urzędy komunikują się z obywatelami, np. kiedy do odbioru jest nowy paszport czy inny dokument. Zbierają przy tym odpowiednie dane kontaktowe od osoby i to za jej wyraźną zgodą. Mają absolutną pewność, że wykorzystują kontakt do właściwego człowieka i we właściwej sprawie. - W przypadku korzystania z RDK będzie konieczne wykonanie kwerendy wśród tysięcy Jaworskich, aby znaleźć właściwego. Bo nawet numer PESEL wraz z imieniem i nazwiskiem nie musi prowadzić do właściwej osoby - w PESEL także mogą być błędy! - lub może nie przynieść żadnej odpowiedzi - zauważa.

Sprawdź w LEX: Czy można skutecznie zawiadomić o zbyciu lub nabyciu pojazdu mailem lub faksem przesłanym do właściwego organu administracji? >

Jakość danych w rejestrach publicznych

Niezgodności danych w rejestrach wciąż są, poprawę miało przynieść rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Według ekspertów nie była odpowiednio skuteczna, a nowe przepisy wprowadzone do ustawy o informatyzacji są próbą uszczegółowienia istniejących regulacji wraz ze zwiększeniem ich rangi.

- Pewne obawy budzi jednak wycinkowość tych rozwiązań - dlaczego ograniczamy się tylko do wzmocnienia prawnych gwarancji jakości danych referencyjnych dotyczących obywatela (PESEL), zapominając o zbiorach dotyczących podmiotów gospodarki narodowej (REGON) i obiektów przestrzennych (Ewidencja Miejscowości, Ulic i Adresów i Ewidencja Gruntów i Budynków) – zauważa Krzysztof Świtała. Jak dodaje, w tym kontekście zachodzi obawa o zachowanie spójności regulacji w tych obszarach. - W kontekście prawnym kluczowe wydaje się zatem w pierwszej kolejności zapewnienie odpowiedniej skuteczności istniejących już regulacji – uważa.

Sprawdź w LEX: Co należy rozmieć przez sformułowanie "forma elektroniczna"? >

Według Michała Jaworskiego jeszcze jedną obawą urzędów może być to, że dzisiaj cały proces przetwarzania danych osobowych w określonej procedurze mają pod pełną kontrolą, a w przypadku RDK błąd w przetwarzaniu w jednym przypadku może uruchomić lawinę postępowań wobec wszystkich urzędów, które wykonywały tę samą procedurę. - RDK można zatem potraktować jako rozszerzenie PESEL o informacje o kontakcie drogą elektroniczną, ale jego znaczenie dla praktyki relacji urząd-obywatel – choćby w porównaniu z profilem zaufanym – będzie niewielkie - mówi.

Czytaj też: E-droga do urzędu wyboista dla najsłabszych>>

Usprawnienie pozyskiwania odpisu aktu stanu cywilnego

Problemem wymagającym rozwiązania było według autorów nowelizacji usprawnienie pozyskiwania przez obywatela odpisu aktu stanu cywilnego. Do tej pory wniosek taki składany był osobiście, co wiąże się z koniecznością stawiennictwa w urzędzie lub online, za pośrednictwem e-usługi. Wniosek taki każdorazowo jest rozpatrywany przez urzędnika stanu cywilnego, czyli obywatel musi oczekiwać na odpis.

Zmiana ustawy ma ułatwić uzyskanie przez obywatela odpisu aktu stanu cywilnego – jest już możliwość pobrania odpisu za pomocą dedykowanej do tego celu usługi elektronicznej, bezpośrednio z rejestru stanu cywilnego. Warunkiem koniecznym będzie posiadanie przez środka identyfikacji elektronicznej, np. profilu zaufanego lub profilu osobistego wydawanego z dowodem osobistym, pozwalającego na uwierzytelnienie zainteresowanego w usłudze elektronicznej.

Sprawdź w LEX: Kto będzie właściwy do nadania nr PESEL cudzoziemcowi w zw. z wnioskiem o potwierdzenie profilu zaufanego? >

Jednak według Sławomira Wojciechowskiego, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, liczba osób, które obecnie komunikują się z organami administracji publicznej w formie elektronicznej, poprzez ePUAP, jest niewielka w stosunku do ogólnej liczby spraw załatwianych na podstawie odpisów aktów stanu cywilnego. - Z tego względu proponowana e-usługa będzie możliwa do wykorzystania przez niewielki odsetek obywateli - uważa.

Usługa elektroniczna będzie przewidywała możliwość dokonanie opłaty za wydanie odpisu. Odpisy stanu cywilnego będą opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra cyfryzacji, a opłata skarbowa za wydanie odpisu będzie stanowiła dochód organu, który sporządził akt stanu cywilnego, a nie tak jak w przypadku odpisów wydawanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego – tego organu, który wydał odpis.

Czytaj w LEX: Delegowanie uprawnień przysługujących kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego >

Zawsze można przyjść po odpis

- Wydaje się, że jest to oczekiwana przez obywateli funkcjonalność. Rozwiązane to jest odpowiednio zabezpieczone organizacyjnie i technicznie przed naruszeniem atrybutów poufności, integralności i autentyczności takich dokumentów – mówi dr Krzysztof Świtała. Jak podkreśla, bardzo ważne jest zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. - Obywatele mają nadal możliwość realizowania całej tej procedury klasyczną analogową drogą administracyjną, zatem w razie wątpliwości dotyczących bezpieczeństwa drogi elektronicznej zawsze można skorzystać z tego tradycyjnego sposobu załatwienia sprawy – dodaje.

Sławomir Wojciechowski zaznacza, że analiza przepływu klientów urzędów gmin wskazuje, że około 80% spraw inicjowanych jest wskutek bezpośredniego kontaktu klienta z urzędem. - Powinno się więc opracować rozwiązania, które pozwolą na zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych także w sytuacjach, gdzie klient osobiście odwiedza urząd – uważa.

Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw weszła w życie w części 22 grudnia , częściowo od 1 stycznia 2020 roku, część przepisów wejdzie w życie w 2020 r. Rejestr danych kontaktowych działa od 22 grudnia.