O konstrukcji akt, z uwzględnieniem ich zawartości, wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w wyroku z dnia z dnia 21 lutego 2008 r. VII SA/Wa 2170/07 LEX nr 355205 wskazał, że „akta postępowań toczących się przed organem pierwszej i drugiej instancji, przedkładane sądowi winny zawierać komplety oryginalnych dokumentów ułożonych chronologicznie, złączonych i ponumerowanych, wyposażonych w kartę przeglądową, czyli "spis treści". Akta winny zawierać oryginały wszystkich dokumentów stanowiących dowody w sprawie, w tym także formalnych, a szczególnie związanych z doręczaniem pism: pokwitowań pocztowych, kopert z pieczęciami, a w razie złożenia pisma bezpośrednio w kancelarii organu, adnotacji urzędowej, potwierdzającej datę i okoliczność osobistego złożenia pisma…”

Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów skutkuje w praktyce odesłaniem akt celem ich uporządkowania lub wzywaniem do uzupełniania braku, co w rezultacie znacząco wydłuża procedurę rozpoznania sprawy przez organ drugiej instancji, bądź przez sąd administracyjny.

W celu uniknięcia odesłania akt celem uporządkowania, powinny one spełniać określone wymogi:
- być chronologicznie ułożone,
- ponumerowane w widoczny sposób,
- połączone w sposób trwały,
- powinny zawierać załączony spis zawartości
- powinny zawierać metrykę wykonanych w sprawie czynności.

Dowiedz się więcej z książki
Postępowanie administracyjne
  • rzetelna i aktualna wiedza
  • darmowa wysyłka od 50 zł

 


O konieczności zakładania metryk sprawy oraz ich konstrukcji mówi wprost ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 267) w brzmieniu art. 66a. Dodatkowo metryka, jako jedyny trwały element akt doczekał się odrębnych aktów prawnych stanowiących o jej istocie oraz wyłączeniu obowiązku jej stosowania, jak np. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U. z 2012 r., poz. 250), czy też Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz.U. z 2012 r. poz. 269). Zasługuje to na szczególne podkreślenie, albowiem w przeciwieństwie do pozostałych, metryka jest elementem obowiązkowym akt, wynikającym ex lege z przepisów ustawy.

O ile braki metryki akt czy spisu treści akt zdarzają się coraz rzadziej, o tyle braki zwrotnych potwierdzeń odbioru zaskarżonych decyzji czy postanowień są w dalszym ciągu urzędniczą codziennością, wymuszającą każdorazowe wzywanie o nie organów pierwszej instancji. Brak „zwrotki” znacząco wydłuża wstępny etap badania sprawy, zawierający się w ustaleniu dopuszczalności aktu zaskarżenia, a co szczególnie istotne – sprawdzeniu zachowania terminu jego wniesienia.

Innym, równie częstym brakiem akt przekazywanych do organów drugiej instancji jest nie wskazanie sposobu wniesienia odwołania (zażalenia), a to poprzez brak dołączenia koperty, w której odwołanie (zażalenie) zostało wniesione za pośrednictwem urzędu pocztowego, bądź brak umieszczenia na odwołaniu (zażaleniu) adnotacji o terminie jego wniesienia - w przypadku, gdy zostało ono złożone osobiście w siedzibie organu pierwszej instancji. W wielu przypadkach, dopiero po uprzednim wezwaniu, organy pierwszej instancji przesyłają koperty bądź przekazują informację o osobistym wniesieniu odwołania przez stronę postępowania.

Obecnie sytuacje, w których akta zwracane są z uwagi na ich nietrwałe połączenie należą do rzadkości. Sposób połączenia akt jest jednak zagadnieniem istotnym, nad którym warto się pochylić. Zdarza się bowiem, że przesyłane do organów drugiej instancji akta łączone są w sposób grożący zniszczeniem ich poszczególnych elementów w trakcie pracy z dokumentacją.
Mając na uwadze, że art. 12 Kodeksu postępowania administracyjnego zawiera zasadę ogólną szybkości postępowania, rozwiniętą w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego regulującym kwestie terminów rozpoznawania spraw - każdorazowe występowanie o uzupełnienie niekompletnych akt sprawy jest czynnością szczególnie niepożądaną, prowadzi bowiem do niczym nieusprawiedliwionego przedłużania czasu rozpoznawania sprawy przez organ odwoławczy. W praktyce organów drugiej instancji, oczekiwanie na skompletowanie akt przez organy pierwszej instancji często wyczerpuje ustawowe terminy rozpoznania spraw.