Pytanie pochodzi z programu Serwis Prawa Pacy i Ubezpieczeń Społecznych. 

Czy pracodawca może umówić się z pracownikiem gdzie kończy się podróż służbowa, np. w formie następującej procedury: "Prywatne podróże mogą być łączone z podróżami biznesowymi, jeśli wszystkie dodatkowe koszty są ponoszone i uregulowane bezpośrednio przez pracownika?

W tym przypadku podróż służbowa kończy się w czasie i miejscu rozpoczęcia podróży prywatnej (np. pozostanie prywatnie na weekend w Barcelonie skutkuje poniesieniem kosztów powrotu do kraju z prywatnych środków pracownika)".

Jakie skutki podatkowe wystąpiłyby po stronie przedsiębiorcy i pracownika?

Odpowiedź
Nie ma przeszkód, aby pracodawca przyjął zasadę, że podróż służbowa kończy się w czasie i miejscu rozpoczęcia przez pracownika podróży prywatnej.

Otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowej zaliczane są do przychodów ze stosunku pracy, przy czym są one wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości diet i innych należności za czas podróży służbowej przysługujących pracownikom sfery budżetowej.
Koszty podróży służbowych pracowników są, co do zasady, kosztami uzyskania przychodów pracodawcy.

Uzasadnienie
Otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowej zaliczane są do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 i ust. 12ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f., wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Na podstawie art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. zasadą jest, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.

Do kosztów tych zalicza się m.in. koszty podróży służbowych pracowników.

Pytanie pochodzi z programu Serwis Prawa Pacy i Ubezpieczeń Społecznych.