Pytanie pochodzi z  programu Serwis Budowlany .


Organ wyższego rzędu przekazał pisemnie pismo do PINB o przeprowadzenie kontroli obiektu.


Odpowiedź organ otrzymał tylko faksem. Organ nie chce przesłać wersji papierowej, ponieważ twierdzi że dokument w formie faksu jest ważny. Organ wyższego rzędu na podstawie otrzymanego pisma faksem wydał decyzję. Teraz wpłynęło odwołanie do WSA.

Czy pismo z PINB przekazane faksem jest ważne?

Odpowiedź
Pismo przekazane faksem nie posiada mocy dokumentu urzędowego i nie wywołuje skutków prawnych. Pismo takie nie powinno również stanowić wyłącznej podstawy ustaleń organu administracji publicznej znajdujących wyraz w wydanej decyzji administracyjnej.

Uzasadnienie
Zgodnie z naczelną zasadą postępowania administracyjnego wyrażoną w art. 14 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 267) – dalej k.p.a. sprawy należy załatwiać w formie pisemnejlub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. NSA w wyroku z dnia 6 grudnia 2011 r., II GSK 1260/10, LEX 1134638 podkreślił, że z zasady pisemności statuowanej w art. 14 k.p.a. dla organu wynika obowiązek załatwiania sprawy w formie pisemnej, przy czym nie odnosi się to tylko do czynności kończącej postępowanie, tj. do wydania decyzji, ale również do wszystkich istotnych czynności w toku załatwienia sprawy, jak komunikowania się organu ze stronami i stron z organem, przyjmowania oświadczeń i wyjaśnień stron, przesłuchiwania świadków (protokoły), oględziny (protokoły) itp.

Wszystkie czynności, nawet dokonane tylko ustnie (wyjaśnienia stron, zeznania świadków, odebranie opinii biegłego, ustalenia istotnych dla rozstrzygnięcia okoliczności faktycznych itp.), muszą być utrwalone w protokole, a zatem w postaci pisemnej.

W orzecznictwie sądów administracyjnych ukształtowany jest również pogląd, że pismo nadesłane w formie faksu nie ma charakteru dokumentu urzędowego i nie wywołuje skutków prawnych z uwagi na brak możliwości zweryfikowania autentyczności złożonego na nim podpisu – zob. np. postanowienie WSA z dnia 19 listopada 2013 r., I SA/Kr 1452/12, Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych.

Pytanie pochodzi z programu Serwis Budowlany .