Oznaczenie wszystkich stron postępowania administracyjnego jest obligatoryjnym elementem decyzji administracyjnej (art. 107 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego). Kodeks nie wskazuje, w jaki sposób oznaczać strony (jak precyzyjne powinny być to dane). W przypadku osób fizycznych za niezbędne minimum uznaje się imię i nazwisko. Niektórzy komentatorzy uważają za konieczne wskazanie także miejsca zamieszkania (nie adresu, lecz samej miejscowości). Wobec braku jednoznacznego przepisu, wskazanie imienia i nazwiska wypełnia wymóg kodeksowy. W przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych mających przymiot strony w postępowaniu należy podać nazwę i siedzibę (miejscowość).

Z punktu widzenia prawidłowości decyzji jest obojętne, w którym miejscu decyzji strona zostanie wskazana; ważne jest, aby była ona określona w sposób jednoznaczny. Zatem oznaczenie strony może być zamieszczone w początkowej części decyzji, ale też może znaleźć się na końcu w rozdzielniku adresatów, którym decyzja zostaje doręczona. – wyrok NSA z dnia 4 sierpnia 2011 r., I OSK 1370/10, LEX nr 1068384. Dopuszczalne jest również oznaczenie stron w odrębnym załączniku do decyzji, ale pod warunkiem, że będzie on integralną częścią decyzji i razem z decyzją zostanie wszystkim stronom doręczony. Absolutnie nieprawidłowa jest praktyka oznaczania stron w załączniku, który nie zostaje potem dołączony do decyzji.

Obowiązek oznaczenia stron w treści decyzji administracyjnej nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Skoro kodeks postępowania administracyjnego nakazuje oznaczyć strony w decyzji, to w tym wypadku przetwarzanie danych osobowych jest wykonaniem obowiązku ustawowego. Oznaczenie stron decyzji w niezbędnym zakresie, jako jej adresatów (z imienia i nazwiska) jest immanentnym elementem tego aktu administracyjnego i nie może być ograniczane ze względu na ochronę danych osobowych - wyrok NSA z dnia 6 grudnia 2000 r., sygn. akt V SA 1568/00.