Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112 z późn. zm.) [kodeks wyborczy, Kw] w art. 371 pozwalała, jeszcze przed formalnym zarządzeniem wyborów przez Prezesa Rady Ministrów, który uczynił to 20 sierpnia 2014 r. (Dz. U. poz. 1134 z dnia 27 sierpnia 2014 r.) ustalić precyzyjnie datę głosowania w wyborach do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego [j.s.t.] oraz w wyborach wójtów, burmistrzów, prezydentów miast [wójtów] [wybory samorządowe].

Dniem głosowania przez wyborców w wyborach samorządowych jest 16 listopada 2014 r.

Biorąc pod uwagę, że wybory samorządowe są bez wątpienia najtrudniejszymi wyborami organizowanymi przez pracowników samorządowych, najwyższy czas, by w urzędach gminnych/starostwach/urzędach marszałkowskich [urząd] rozpocząć przygotowania do ich zorganizowania.

Możliwość ustalenia dokładnej daty wyborów/głosowania w oparciu o przepisy Kodeksu wyborczego pozwalała ustalić szczegółowy harmonogram prac przed ich zarządzeniem i ustaleniem formalnego kalendarza wyborczego, który zawiera terminy graniczne wykonania czynności wyborczych przewidziane w kodeksie. 

W przypadku wyborów samorządowych nie ma wątpliwości co do możliwości ustanowienia tzw. urzędnika wyborczego.

Wójt/starosta/marszałek województwa (szef j.s.t.) może ustanowić go na podstawie art. 181 Kodeksu wyborczego i powierzyć mu wykonanie w swoim imieniu zadań wyborczych na obszarze właściwej j.s.t. Zgodnie z Kodeksem wyborczym urzędnik wyborczy może samodzielnie i oficjalnie współdziałać z Krajowym Biurem Wyborczym na zasadach określonych w porozumieniu zawartym pomiędzy szefem j.s.t. a Szefem Krajowego Biura Wyborczego lub upoważnioną przez niego osobą.
 

Urzędnik wyborczy, aby prawidłowo i skutecznie wykonywał swoje zadania wymaga odpowiedniego umocowania w strukturze organizacyjnej urzędu. Kwestia zadań związanych z organizacją wyborów powszechnych traktowana jest często jako „incydentalna” (szczególnie w starostwach i urzędach marszałkowskich) tzn. pracownicy uważają, że czynności związane z organizacją wyborów są czynnościami wykraczającymi poza ich normalny zakres obowiązków, nawet jeżeli są one przypisane do poszczególnych komórek organizacyjnych w regulaminie organizacyjnym urzędu.

Urzędnik wyborczy powinien być wyposażony przez kierownika urzędu w kompetencje do podejmowania samodzielnych decyzji i wydawania poleceń niejednokrotnie wykraczających poza ramy struktury podległości służbowej. Jest to istotne szczególnie w przypadkach, gdy osoba którą ustanowiono urzędnikiem wyborczym nie zajmuje funkcji kierowniczej w strukturze organizacyjnej urzędu.

Sprawdzonym rozwiązaniem stosowanym w gminach jest powoływanie zarządzeniem wójta/starosty/marszałka województwa także zespołu, którego zadaniem jest organizacyjne przygotowanie i przeprowadzenie głosowania na obszarze danej j.s.t. a którego pracami kieruje urzędnik wyborczy. Nie przejmuje on z mocy prawa kompetencji związanych z organizacją wyborów.

Szef j.s.t., który odpowiada za organizację wyborów na zasadach zadań zleconych nie może także scedować na urzędnika wyborczego swoich kompetencji w sposób ogólny lub dorozumiany. Do wielu czynności wyborczych spoczywających na szefie j.s.t. w tym szczególnie na wójcie, szef j.s.t. może upoważnić także innych pracowników urzędu np. w formie upoważnień szczególnych lub np. w ich zakresach czynności.