Obchodom towarzyszą zazwyczaj elementy ceremoniału – państwowego, kościelnego lub środowiskowego – oparte na tradycji. Wśród różnych uroczystości i imprez tego typu można wyróżnić święta stałe – jak dzień gminy, czy miasta, obchody ważnych rocznic i świąt państwowych, regionalnych i zawodowych (dożynki, „Barbórka”), a także zdarzenia jednorazowe z okazji ogłoszonego roku patrona, otwarcia obiektu, wizyty specjalnych gości i inne.
Uroczystości przybierają szczególny charakter, jeśli wśród gości znajdą się przedstawiciele najwyższych władz państwowych lub goście zagraniczni.
Udana impreza publiczna przynosi satysfakcję organizatorom, pozostawia miłe wspomnienie, jednoczy lokalną wspólnotę. Porażka może zniechęcać zarówno mieszkańców do wzięcia udziału w podobnym przedsięwzięciu w przyszłości, jak i samych organizatorów do podejmowania ponownego ryzyka.
Uroczystości publiczne możemy podzielić na: imprezy masowe, na ogół plenerowe, jak jarmarki, koncerty, czy przemarsze i imprezy bardziej kameralne, mniejsze pod względem frekwencji gości, często organizowane w zamkniętych pomieszczeniach, jak: akademie, odczyty, uroczyste kolacje, czy spotkania z honorowym gościem. O ile te pierwsze imprezy są dzisiaj organizowane na ogół przez prywatnych inicjatorów, nierzadko w osobach profesjonalnych firm, które zdejmują z gmin ciężar organizacyjny, o tyle przygotowanie tych drugich spada w całości na barki samorządowców przysparzając im wiele trosk, a nierzadko również kłopotów.
W tym odcinku zajmiemy się podstawowymi zasadami dotyczącymi organizacji imprezy, w której programie przewidziano część otwartą, z udziałem szerokiej reprezentacji społecznej, a także zamkniętą – w formie uroczystej kolacji. Jako przykład podam często spotykaną, nie tylko w okresie wakacyjnym, wizytę gości z zagranicznego miasta partnerskiego – reprezentację władz tego miasta.
PLAN I PROGRAM
Kluczem do sukcesu jest dobre zaplanowanie imprezy zarówno na etapie przygotowań, jak i samego jej przebiegu, czyli programu. Istotne jest, aby wyznaczyć właściwe osoby odpowiedzialne za sprawy organizacyjne i w miarę możliwości oddelegować je do realizacji powierzonych zadań zwalniając z bieżących, innych obowiązków. Nad całym przedsięwzięciem i jego koordynacją powinna czuwać jedna osoba, którą można określić jako „mistrza ceremonii”. Zazwyczaj jest to również późniejszy prowadzący imprezę, który zapowiada kolejne punkty programu, przedstawia gości i czuwa na bieżąco nad sprawami organizacyjnymi.
CZĘŚĆ PUBLICZNA
Publiczna część wydarzenia musi przewidywać atrakcje, które przyciągną publiczność. W przypadku gości przyjeżdżających z zagranicy – już sam ten fakt może okazać się interesującym wabikiem. To jednak nie wystarczy. Ważne, aby część przeznaczona dla szerokiej publiczności została zaplanowana z myślą o niej. Jedynie w przypadku koncertu muzyki poważnej, czy prelekcji dopuszczalne jest poprzestanie na zorganizowaniu miejsc siedzących dla gości. Należy jednak zapewnić odpowiednią liczbę krzeseł, właściwe odstępy umożliwiające wygodne zajęcie miejsca i przemieszczanie się między rzędami. Duże znaczenie ma właściwy dla przewidywanej frekwencji dobór sali. Zbyt duża sala nawet przy obecności stosunkowo licznej grupy gości świeci pustkami, co może świadczyć o nikłym zainteresowaniu i ostatecznej porażce przedsięwzięcia. Zaletą dużej sali jest pewność, że nikt z publiczności nie zostanie pozbawiony miejsca siedzącego. Małe sale grożą tłokiem i koniecznością rezygnacji z udziału przez nadprogramowych uczestników. Z drugiej strony – wypełniona po brzegi sala kojarzy się zazwyczaj z sukcesem organizacyjnym, czego dowodem jest duża frekwencja. Poza wymienionymi okazjami, publiczność, która poczuje, że przewidziano dla niej jedynie rolę biernego tła dla honorowych gości nie będzie usatysfakcjonowana. Odpowiedzialność spadnie na organizatorów, czyli władze samorządowe.
Istnieje wiele pomysłów na uatrakcyjnienie imprezy otwartej. W omawianym przypadku warto wykorzystać walor odmienności kulturowej, a może nawet egzotyki jaka wiąże się dla polskiego widza z wizytą gości zagranicznych. Można zadbać o atrakcyjne elementy towarzyszące jak wystawa, czy multimedialna prezentacja zdjęć kraju naszych gości połączona z krótką informacją na jego temat, poczęstunek w formie bufetu złożony z potraw zagranicznej kuchni, koncert muzyki pochodzącej z kraju gości, czy pokaz zagranicznego filmu. Krótkie przemówienie gości skierowane specjalnie do mieszkańców, koniecznie tłumaczone, jest zawsze miłą formą upodmiotowienia publiczności. Ciekawe, choć bardziej ryzykowne jest zaproszenie widzów do zadawania gościom pytań. Najpewniej nie od razu znajdą się odważni, dlatego dobrym pomysłem jest przygotowanie kilku pytań na początek i wcześniejsze umówienie się z osobami, które zadadzą je z różnych części sali. Polacy lubią pytać się, jak ich kraj i mała ojczyzna przypadł do gustu gościom, o kulturowe różnice i sprawy codziennego życia.
Bardzo ważną, a często lekceważoną w Polsce sprawą – z fatalnymi konsekwencjami dla frekwencji wielu imprez – jest zadbanie o odpowiednie nagłośnienie imprezy przed jej terminem. Dzięki temu zwiększa się szansa na dotarcie informacji do możliwie szerokiej części mieszkańców. Przekazywanie zawiadomień z użyciem nowoczesnych mediów, jak samorządowe strony internetowe, telewizje lokalne, czy serwisy społecznościowe z powodzeniem uzupełniają metody tradycyjne – plakaty w uczęszczanych miejscach, czy notatki w prasie. Zaproszenie powinno akcentować wszystkie atrakcje, elementy darmowe i wyjątkowe. Warto je kilkukrotnie ponawiać. Ciekawym pomysłem może okazać się konkurs (np. plastyczny) dla dzieci najmłodszych klas szkoły samorządowej na temat państwa, z którego przybędą goście. Ogłoszenie wyników i wręczenie nagród, a także wystawa prac może być elementem naszej imprezy. Dzieci najpewniej zaniosą do domów informację o planowanym wydarzeniu, być może zachęcając rodziców do przybycia. Warto zadbać o patronat medialny imprezy i relację w mediach. Obecność kamery telewizyjnej, nawet reprezentującej lokalną telewizję dodaje imprezie prestiżu.
Kilka słów warto poświęcić mistrzowi ceremonii. Jego głównym zadaniem będzie prowadzenie narracji podczas imprezy. W razie opóźnienia należy punktualnie o czasie zawiadomić publiczność ile potrwa zwłoka i w miarę możliwości opowiedzieć o przyczynach. Bufet warto zlokalizować w zamkniętej sali, która dopiero w określonym momencie zostanie otwarta. W innym wypadku może się zdarzyć, że publiczność rozpocznie od jedzenia i obejrzenia przygotowanej wystawy zdjęć (prac dzieci) po czym, przed otwarciem lub w początkowej części wydarzenia zacznie opuszczać salę.
Warto zadbać, aby publiczność przybyła na imprezę wcześniej. Zasadą stosowaną w dyplomacji jest ustalanie terminu przybycia uczestników odwrotnie do ich rangi. Osoba najwyższa rangą (w tym wypadku goście zagraniczni) przybywa lub wkracza na salę jako ostatnia, krótko przed rozpoczęciem, co pozwala np. na jej przywitanie oklaskami, a także naturalne zaznaczenie początku imprezy.
Spotkanie rozpoczyna się od oficjalnego otwarcia i powitania gości oraz – co ważne – publiczności. Może to uczynić gospodarz poproszony przez narratora lub sam narrator. Odczytywanie długiej listy uczestników i zmuszanie publiczności do nagradzania wszystkich oklaskami nie jest właściwe. Najlepiej będzie ograniczyć się do wyliczenia jedynie gości i przywitanie gospodarzy (władz samorządowych) en bloc z zaznaczeniem jedynie najwyższego rangą przedstawiciela (np. burmistrza czy prezydenta miasta). Wyjątek należy uczynić dla przedstawicieli najwyższych władz państwowych lub kościelnych. Po otwarciu i przywitaniu zwyczajowo nadchodzi czas na przemówienia. Pierwszy zabiera głos gospodarz. W imieniu jednej instytucji przemawia jedna osoba. Wszelkie zaburzenia proporcji są źle widziane. Jeśli więc tylko jeden z gości ma zamiar zabrać głos, gospodarze powinni także poprzestać na jednym wystąpieniu. Należy pilnować zasady, że przemówienia są możliwie krótkie, najwyżej kilkuzdaniowe. Wymaga tego szacunek dla publiczności. Osoba, która ma przemawiać powinna być o tym odpowiednio wcześniej uprzedzona. Dobry organizator zadba również o odpowiedni sprzęt nagłaśniający – mikrofon (również zapasowy) i stojak. Dobrym zwyczajem jest krótkie przypomnienie publiczności o planowanych atrakcjach, aby dodatkowo zachęcić ich do pozostania na dłużej. Określenie czasu zakończenia ułatwia zamknięcie imprezy o czasie i uniknięcie kłopotliwej sytuacji wypraszania gości lub oczekiwania godzinami na wyjście ostatniego.
Miejsca siedzące dla gości organizuje się wedle jednej z dwóch reguł. Pierwsza przewiduje ustawienie jednego stołu, za którym przez całą imprezę miejsca zajmować będą goście wraz z gospodarzami – przedstawicielami władz. Stół taki ustawia się w ten sposób, że goście i gospodarze zwróceni są twarzami do publiczności. Tradycyjna zasada mówi, że najbardziej honorowe miejsce znajduje się pośrodku stołu. Ma ona zastosowanie w sytuacji, gdy mamy jednego głównego gościa. Jeśli natomiast, a tak dzieje się najczęściej – gości jest kilku – miejsce centralne zajmie mistrz ceremonii. Po jego prawej ręce zasiądą goście począwszy od najwyższego rangą. Gospodarze (przedstawiciele władz samorządowych) zajmują miejsca po lewej stronie konferansjera. Aby uniknąć nieporozumień przy zajmowaniu miejsc, a także ułatwić publiczności identyfikację gości – warto wykonać stojące wizytówki z imieniem i nazwiskiem, ewentualnie również funkcją pełnioną przez osobę zasiadającą za stołem. Pomyłka w imieniu lub nazwisku byłaby wielkim afrontem, warto więc wszystko uprzednio dokładnie sprawdzić. W przypadku nazwisk obcojęzycznych narrator powinien ustalić poprawną wymowę. Stół lub salę można również – dla dodania powagi oraz podkreślenia międzynarodowego charakteru imprezy – przystroić flagami państwowymi gości i gospodarzy. Większość miast i wiele gmin ustanowiło własne flagi, które doskonale nadają się do ozdoby sali, czy stołu zamiast flag państwowych. Zasady umieszczania flag szczegółowo reguluje protokół dyplomatyczny. Przede wszystkim flaga gospodarza (polska) zajmuje pierwsze miejsce z lewej, a przy trzech flagach – środkowe miejsce. Flagi umieszcza się z tyłu, za plecami gości zajmujących miejsca przy stole. Na stole, jeśli flagi mają formę pionową, górna barwa powinna być umieszczona po lewej stronie.
Ustawianie stołu nie jest jednak konieczne, a goście i gospodarze mogą zająć miejsce wśród publiczności, w pierwszym rzędzie. I w tym wypadku również obowiązuje zasada środkowego miejsca, przy czym na ogół goście zajmują pierwszy rząd, gospodarze rząd drugi, dokładnie za gośćmi. Mistrz ceremonii przy takim ustawieniu zazwyczaj stoi z boku przodu sali, podchodząc lub zapraszając do mikrofonu, względnie korzystając z własnego, drugiego mikrofonu. Inny sposób rozsadzenia gości i gospodarzy razem z publicznością stosuje się jeśli przez środek audytorium przebiega przejście. Wówczas miejsce najbardziej prestiżowe znajduje się po prawej stronie przejścia, drugie – po lewej, kolejne są drugie miejsca – po prawej i lewej i tak dalej.
Jeśli przewidziano w programie poczęstunek warto, aby zamykał część publiczną imprezy. W tym czasie nasi goście będą mogli odświeżyć się i przebrać do kolacji (z tego powodu sami nie będą brać udziału w poczęstunku), a mieszkańcy w niezobowiązujący sposób, po skosztowaniu dań, opuszczać imprezę. Poczęstunek kończący wydarzenie to na ogół skuteczny sposób utrzymania wysokiej frekwencji do końca. Oczywiście nie należy kazać publiczności zbyt długo czekać. Napoje podawane podczas takiej imprezy nie powinny zawierać alkoholu. Kultura spożycia alkoholu w Polsce wciąż nie należy do wysokich, a okazja bycia w większej grupie sprzyja nieodpowiednim zachowaniom grożąc niepowodzeniu całego przedsięwzięcia.
Pisaliśmy o tym równieź:
Oficjalne uroczystości w gminie (cz. 2)