Obsługa prawna nie jest usługą powtarzającą się okresowo

Czy usługi dotyczące obsługi prawnej jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego na dany rok budżetowy należy traktować jako usługę powtarzającą się okresowo? Czy jest możliwość szacowania wartości zamówienia na ww. usługę zgodnie z art. 34 p.z.p.?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Jak wskazuje J. Nowicki: „Z zamówieniem na dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo będziemy mieli do czynienia wyłącznie wtedy, gdy dane zamówienie powtarza się co pewien czas, jednak nie może być spełnione przez jednorazowe zachowanie się wykonawcy i dlatego realizowanie jest w częściach, stosownie do aktualnych potrzeb. W sytuacji, gdy taka możliwość "skumulowania" poszczególnych części istnieje, nie należy ich traktować jako dostaw lub usług powtarzających się okresowo. Będziemy mieli w tym przypadku do czynienia z zamówieniem udzielanym w częściach, czyli sytuacją przypominającą świadczenie jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość, którą będzie obiektywnie przewidywalny zakup danych dostaw lub usług w trakcie całego roku. (...) Przykładem dostaw powtarzających się okresowo będzie prenumerata prasy realizowana w regularnych odstępach czasu (w przypadku dzienników - codziennie, tygodników - co tydzień, miesięczników - co miesiąc). Każda z dostaw, bez względu na jej częstotliwość, będzie miała charakter samoistnego i odrębnego świadczenia, jednak wykonywanego w ramach jednego stosunku zobowiązaniowego łączącego zamawiającego i wykonawcę (umowy na dostawę prasy). Innym przykładem usług powtarzających się okresowo będą usługi cateringu (dostarczanie posiłków regularnie albo w określonych odstępach czasu w zależności od potrzeb zamawiającego w ramach jednej umowy). Usługami powtarzającymi się okresowo będą również wykonywane w określonych odstępach czasu usługi ochrony mienia lub sprzątania pomieszczeń.”

Tak samo usługi powtarzające się okresowe definiuje Urząd Zamówień Publicznych: „Z zamówieniem na dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo będziemy mieli do czynienia wyłącznie wtedy, gdy dane zamówienie powtarza się co pewien czas, jednak nie może być spełnione przez jednorazowe zachowanie się wykonawcy i dlatego realizowanie jest w częściach, stosownie do aktualnych potrzeb. W sytuacji, gdy taka możliwość "skumulowania" poszczególnych części istnieje, nie należy ich traktować jako dostaw lub usług powtarzających się okresowo. Będziemy mieli w tym przypadku do czynienia z zamówieniem udzielanym w częściach, czyli sytuacją przypominającą świadczenie jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość, którą będzie obiektywnie przewidywalny zakup danych dostaw lub usług w trakcie całego roku. Natomiast każdorazowy pojedynczy zakup nie jest zamówieniem na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo, lecz jest częścią całorocznego zamówienia, a przypadek taki traktowany być powinien jako udzielenie zamówienia w częściach i ustalenie wartości takiego zamówienia powinno być dokonane z zastosowaniem reguł art. 32 ust. 4 p.z.p. W przypadku, gdy zamawiający może z góry przewidzieć zakres całorocznych zakupów i gdy możliwe jest jednorazowe ich nabycie, lecz z jakichś względów (np. organizacyjnych, technicznych, gospodarczych) zamawiający dokonuje zakupów sukcesywnie, wartością każdorazowego zamówienia będzie przewidywana łączna wartość danych dostaw lub usług w całym roku. Zakres tych całorocznych zakupów powinien być ustalony przez zamawiającego na początku roku z należytą starannością, w oparciu o np. zamówienia na dane dostawy lub usługi dokonywane w latach poprzednich. Do ustalenia wartości zamówienia w takim przypadku nie stosuje się sumowania według Wspólnego Słownika Zamówień.”

Świadczenie usług prawnych nie jest usługą powtarzającą się okresowo. W ocenie Autora, usługi obsługi prawnej nie można bowiem podzielić na wiele samoistnych świadczeń powtarzających się. Są to usługi polegające na pozostawaniu w stałym kontakcie z klientem, bieżącym udzielaniu odpowiedzi na pytania pracowników jednostki, niekiedy wieloletnim prowadzeniu sporów sądowych, udziale w trwających niekiedy wiele miesięcy negocjacjach z partnerami biznesowymi. Trudno jest wydzielić więc z tych usług stale powtarzające się elementy jako jednolite odrębne powtarzające się usługi.

Inaczej byłoby np. z zamówieniem opinii prawnych dotyczących np. poprawności przeprowadzenia postępowań o zamówienie publiczne, które dopiero będą przeprowadzane w ciągu roku. Wówczas każda opinia tworzyłaby odrębną usługę, a ich całości nie można skomasować i wykonać od razu.

Autor odpowiedzi: Katarzyna Eger