W jakiej formie PINB na podstawie art. 36 k.p.a. powinien zawiadomić strony o niezałatwieniu sprawy w terminie?

Czy powinna to być forma pisma (zawiadomienia) czy postanowienia?

Odpowiedź

W odniesieniu do formy zawiadomienia strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, tj. realizacji obowiązku wynikającego z art. 36 Kodeksu postępowania administracyjnego – dalej k.p.a. , w działalności organów administracji publicznej obserwuje się dwojaki rodzaj praktyki: część organów wydaje postanowienia, które są postanowieniami niezaskarżalnymi, część natomiast ogranicza się do pisemnego zawiadomienia strony o niezałatwieniu sprawy w terminie.

Uzasadnienie

Wyjaśnić na wstępie należy, iż pomimo, że w orzecznictwie i doktrynie dominuje stanowisko, przemawiające za formą postanowienia w odniesieniu do przedłużenia terminu, informowanie strony w trybie art. 36 k.p.a. dokonywane w formie zwykłego pisma nie jest błędem i jest w praktyce bardzo często spotykaną formą działania organów administracji publicznej. Istotą bowiem przepisu art. 36 k.p.a. jest poinformowanie strony o przyczynach zwłoki w załatwieniu jej sprawy oraz wyznaczeniu nowego terminu, w którym zostanie ona rozstrzygnięta. Należy mieć na uwadze, że nowy termin załatwienia sprawy może być uznany za skutecznie wyznaczony w trybie art. 36 § 1 k.p.a. , jeżeli zostanie wskazany przez organ właściwy do załatwienia sprawy zgodnie z przepisem art. 57 k.p.a. (tj. w dniach, tygodniach lub miesiącach) i z zachowaniem ogólnej zasady szybkości postępowania określonej w art. 12 k.p.a.

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 stycznia 2006 r., VI SA/Wa 2043/05 sąd wyjaśnił, iż zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy wydane na podstawie art. 36 § 1 i § 2 k.p.a. winno dokonywać się w trybie procesowym przewidzianym dla takich czynności, a więc stosownie do treści przepisu art. 123 § 1 i § 2 k.p.a. , jako dotyczące kwestii wynikłej w toku postępowania, winno mieć formę postanowienia. Postanowienie takie nie jest zaskarżalne.
Podobne stanowisko reprezentuje część doktryny prawa administracyjnego wyjaśniając, iż zawiadomienie z art. 36 § 1 k.p.a. dotyczy pewnej kwestii wynikającej w toku postępowania, nierozstrzygającej o istocie sprawy (art. 123 § 2 k.p.a. ) i jest czynnością procesową organu podejmowaną wobec strony, oddziaływającą na jej sytuację procesową (wyznacza nowy termin załatwienia sprawy) i materialnoprawną (zwłoka w załatwieniu sprawy może stanowić podstawę odpowiedzialności za szkodę), w związku z czym powinno mieć formę postanowienia (niezasakarżalnego) (J. Borkowski [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks..., s. 283).

Nadto w literaturze przedmiotu podkreśla się, iż analiza art. 36 § 1 k.p.a. prowadzi do wniosku, iż nie jest możliwe powtórne wyznaczenie terminu załatwienia sprawy po zawiadomieniu strony o niezałatwieniu sprawy w "terminie określonym w art. 35". Natomiast w przypadku zwłoki załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a. ) możliwość taką należy dopuścić.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)