W przypadku gdy nadanie numeru PESEL następuje na wniosek osoby zobowiązanej do jego posiadania na mocy przepisów szczególnych, organem upoważnionym do przyjęcia i przekazania wniosku ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych jest, zgodnie z przepisem art. 18 ust. 1 w zw. z art. 18 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności , organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały albo czasowy, a w przypadku braku miejsca zameldowania organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy, a gdy nie można ustalić właściwego organu gminy, wniosek należy złożyć do organu właściwego dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (art. 18 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności ). Wniosek powinien spełniać wymogi określone przepisem art. 18 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności tzn. zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz udokumentowane dane wymagane do nadania numeru PESEL (art. 8 pkt. 1-9, 11-13, 15, 22-24 ustawy o ewidencji ludności ), z uwzględnieniem przepisów art. 9 i 12 ustawy o ewidencji ludności , że nie w każdym przypadku dane są dostępne, a część gromadzona jest na podstawie oświadczenia osoby, której dotyczą. W sytuacji gdy wniosek nie spełnia wymogów, wnioskodawcę należy wezwać do usunięcia braków w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania (art. 18 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ).

Porównując powyżej przedstawione postanowienia z przepisem art. 31b ust. 2 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych zwrócić należy uwagę przede wszystkim na to, że umotywowany wniosek składa się bezpośrednio do ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ponadto powinien on zawierać dane wymienione w punktach 1-9 art. 31b ust. 3.

Minister właściwy do spraw wewnętrznych nadaje numer PESEL niezwłocznie po uzyskaniu niezbędnych danych, niezależnie od tego, czy numer jest nadawany z urzędu czy na wniosek (art. 20 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ). Podkreślić należy, że w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych nie wskazano terminu w jakim minister nadaje numer PESEL.

Zarówno w przepisie art. 19 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o ewidencji ludności , jak i w przepisie art. 31b ust. 4 i 5 ustawy o ewidencji ludności dowodach osobistych, dopuszczono możliwość zmiany numeru PESEL. Następujące przesłanki zmiany numeru PESEL wprowadzono w przepisie art. 19 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o ewidencji ludności :
1) sprostowanie daty urodzenia;
2) zmiana płci;
3) nadanie numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby. Mimo że przesłanki te zostały sformułowane inaczej niż w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, to dotyczą tak samo zmiany numeru nadanego z urzędu, jak i na wniosek osoby (art. 31b ust. 4 i 6 ustawy o ewidencji ludności ).

W przepisach nowej ustawy o ewidencji ludności wskazano również organy, które występują do ministra o dokonanie zmiany numeru PESEL, zakreślono termin dokonania zmiany oraz wprowadzono obowiązek organu występującego o zmianę poinformowania osoby o zmianie numeru PESEL.

W świetle art. 19 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności o zmianę numeru PESEL występuje do ministra właściwego do spraw wewnętrznych kierownik urzędu stanu cywilnego, gdy zmiana następuje w konsekwencji sprostowania daty urodzenia albo zmiany płci. W przypadku zaś, gdy zmiana jest spowodowana omyłką organu lub wprowadzeniem w błąd organu co do tożsamości osoby, właściwym do wystąpienia o zmianę jest organ, który wystąpił o nadanie numeru PESEL z urzędu lub przyjął wniosek o nadanie tego numeru (art. 19 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ). Minister właściwy do spraw wewnętrznych zmienia numer PESEL niezwłocznie po otrzymaniu danych niezbędnych do dokonania zmiany (art. 20 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ). Organ występujący o zmianę numeru PESEL obowiązany jest powiadomić osobę o zmianie; od chwili powiadomienia nie można posługiwać się poprzednio nadanym numerem, którego nie można nadać ponownie innej osobie (art. 21 w zw. z art. 22 ust. 1-2 ustawy o ewidencji ludności ).

W przeciwieństwie do nowej ustawy o ewidencji ludności w jeszcze obowiązującej ustawie z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych wskazanie organu upoważnionego do wystąpienia o zmianę numeru PESEL nie następuje wprost, tylko poprzez odesłanie w przepisie art. 31b ust. 4 do postanowień art. 31a ust. 4. O zmianę numeru PESEL nadanego z urzędu wystąpić może do ministra właściwego do spraw wewnętrznych organ upoważniony do wystąpienia z wnioskiem o nadanie numeru PESEL. Ponadto przedmiotowa ustawa nie zawiera informacji co do terminu przewidzianego do dokonania zmiany, a także odmiennie reguluje, stosownie do przepisu art. 31c, kwestię powiadomienia o zmianie numeru PESEL. Zgodnie z powołanym przepisem, minister właściwy do spraw wewnętrznych powiadamia o nadaniu numeru tylko organy występujące o nadanie numeru oraz wnioskodawców zobowiązanych do posiadania numeru PESEL na mocy przepisów odrębnych. Z literalnego brzmienia powołanego przepisu wynika więc, że nie ma obowiązku powiadamiania osoby o zmianie numeru, co czasami miało miejsce w praktyce.

Z punktu widzenia prawnych form działania administracji nadanie numeru PESEL, a także jego zmiana, zarówno w świetle przepisu art. 16 ust. 4 w zw. z art. 19 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności , jak i przepisu art. 31a ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, jest czynnością materialno-techniczną.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 24 września 2010 r.  o ewidencji ludności (Dz. U. Nr 217, poz. 1427)


Pisaliśmy o tym również:
 Numer PESEL w nowej ustawie o ewidencji ludności: charakterystyka i właściwość organów (cz. 1)