Mieszkańców należy poinformować o nagrywaniu sesji rady w dowolny sposób

Podstawą przetwarzania wizerunku osób widocznych na nagraniach jest przepis RODO, zgodnie z którym jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego administratora.

Co będzie podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z transmitowaniem i utrwalaniem sesji rady miasta?

PYTANIE użytkownika Lex Administracja

W jaki sposób powinien zostać spełniony obowiązek informacyjny oraz jaki należy podać cel i podstawę przetwarzania przy nagrywaniu (audio i wideo) sesji rady miasta i jej komisji z udziałem mieszkańców (nawet jeśli ich reprezentacja jest duża)?

ODPOWIEDŹ

Podstawą przetwarzania danych osobowych (wizerunku) w związku z transmitowaniem i utrwalaniem sesji rady miasta, będzie art. 6 ust. 1 lit. c) r.o.d.o.

 Obowiązek informacyjny, może zostać spełniony w każdy sposób, a więc np. poprzez przedłożenie na piśmie stosownej informacji.

Uzasadnienie

 Należy zaznaczyć, że na mocy art. 20 ust. 1b ustawy z 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym – dalej u.s.g., obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

 Powyższych przepis, nakłada więc na organy gminy obowiązek transmitowania i utrwalania za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk obrad rady gminy (miasta). W efekcie, podstawą przetwarzania danych osobowych (wizerunku osób widocznych na tych nagraniach), będzie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z 27.04.2016 r. (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej: r.o.d.o., zgodnie z którym przetwarzanie uznaje się za zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Tym obowiązkiem prawnym ciążącym na administratorze, jest właśnie wskazany w art. 20 ust. 1b u.s.g., obowiązek transmitowania i utrwalania za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk obrad rady gminy (miasta).
 W konsekwencji, celem przetwarzania jest w tym przypadku zrealizowanie określonego w art. 20 ust. 1b u.s.g., obowiązku ustawowego, ciążącego na administratorze.

 Przepisy u.s.g. nie nakładają natomiast obowiązku transmitowania i utrwalania za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk posiedzeń poszczególnych komisji rady miasta. Zgodnie z art. 11b ust. 2 u.s.g., przewiduje się jedynie konieczność zapewnienia mieszkańcom wstępu na posiedzenia komisji w ramach realizacji zasady jawności działania organów gminy. Z uwagi na to, że jak wynika z art. 11b ust. 2 u.s.g., formy zapewnienia jawności działania organów gminy, są określone w tym przepisie w formie katalogu otwartego, możliwe jest rozszerzenie tej jawności, poprzez np. odpowiednie zapisy w statucie gminy, przewidujące konieczność transmitowania i utrwalania również posiedzeń poszczególnych komisji rady gminy (miasta). W takim wypadku, przetwarzanie danych osobowych (wizerunku) osób widocznych na nagraniach z posiedzeń komisji będzie możliwe podobnie jak we wcześniejszym przykładzie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c r.o.d.o. z tym, że prawny obowiązek ciążący na administratorze, z którym wiąże się konieczność przetwarzania danych, będzie wynikał nie z ustawy, lecz ze statutu gminy (a więc z aktu prawa miejscowego).

 W tym wypadku celem przetwarzania będzie również spełnienie obowiązku ciążącego na administratorze, polegającego na transmitowaniu posiedzeń komisji i wynikającego z przepisów statutu.

 Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 r.o.d.o., może być spełniony w zasadzie w każdy sposób, byleby jak wynika z art. 12 ust. 1 r.o.d.o., został spełniony w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Ustawodawca unijny nie narzuca bowiem jakiejkolwiek formy spełnienia obowiązku informacyjnego. Jednocześnie, polski ustawodawca nie skorzystał na mocy art. 23 r.o.d.o. z możliwości zwolnienia z obowiązku informacyjnego w odniesieniu do administratorów, przetwarzający dane osobowe w związku z transmitowaniem i utrwalaniem za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk sesji rady gminy (miasta).

 W efekcie, obowiązek informacyjny, może zostać spełniony poprzez przekazanie osobom uczestniczącym w sesji rady miasta informacji o których mowa w art. 13 ust. 1 r.o.d.o. w dowolny sposób, w tym np. poprzez wręczenie im pisma, zawierającego te informacje podczas sesji rady miasta.