Wnioskodawca prowadzący działalność gospodarczą zwrócił się do departamentu europejskiego funduszu społecznego urzędu marszałkowskiego o udostępnienie informacji publicznej obejmującej, między innymi wszelkiego rodzaju list pytań pomocniczych do kart oceny wniosków o dofinansowanie, innych niż karty oceny wniosków, wytworów pracy osób oceniających złożone wnioski oraz aktualnych zarządzeń i instrukcji dotyczących sposobu dokonywania oceny wniosków o dofinansowanie.
W odpowiedzi dyrektor departamentu poinformował wnioskodawcę o braku możliwości udostępnienia jej innych niż karty oceny wytworów pracy osób oceniających dany projekt w ramach dokonywanej oceny formalnej bądź merytorycznej wyjaśniając, że dokumenty te stanowią wyłącznie indywidualnie opracowane i wykorzystywane materiały robocze, a zatem nie są dokumentami urzędowymi w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz.1198 ze zm.) w związku z tym nie mogą być wnioskodawcy udostępnione.
Zdanie WSA organ zasadnie uznał, iż brak jest podstaw do udostępnienia wnioskodawcy w trybie przewidzianym w ustawie o dostępie do informacji publicznej osobistych notatek i materiałów roboczych pracowników urzędu marszałkowskiego, biorących udział w ocenie wniosków o dofinansowanie.
Choć w świetle art. 1 oraz art. 6 ustawy o dostępie do informacji publicznej pojęcie informacji publicznej nie ogranicza się jedynie do dokumentów urzędowych to – zdaniem Sądu – nie są informacją publiczną dokumenty wewnętrzne, które wprawdzie służą realizacji jakiegoś zadania publicznego, ale nie przesądzają o kierunku działania organu w konkretnej sprawie. Dokumenty, które służą gromadzeniu i wyminie informacji oraz uzgadnianiu stanowisk i poglądów, jednak nie są w żadnej mierze wiążące dla organu, ewentualnie mają jedynie charakter organizacyjny i porządkowy i nie są umieszczane w aktach sprawy, nie podlegają zatem udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Zatem żądanie udostępnienia innych niż karty oceny wytworów pracy osób oceniających wnioski o dofinansowanie, czyli w istocie dokumentów wewnętrznych, na które składają się dokumenty robocze, takie jak notatki, czy projekty stanowisk, nie mogło zostać przez organ uwzględnione. Należy bowiem uznać, że dokumenty takie nie stanowią informacji publicznej. Wprawdzie z reguły dotyczą one konkretnej sprawy, ale jeżeli nawet dokumentują sferę faktów to są pozbawione jakiegokolwiek waloru oficjalności (np. notatki urzędnika prowadzącego daną sprawę), jeżeli z kolei projektują określony sposób działania czy rozstrzygnięcia, to poza wskazaną wcześniej cechą dotyczą sfery zamierzeń, a nie faktów.
WSA podkreślił, iż organ, w procesie podejmowania swoich rozstrzygnięć musi mieć zagwarantowaną pewną sferę swobody i dyskrecji, w ramach której może gromadzić informacje, rozważać różne, często odmienne rozwiązania, sporządzać projekty dokumentów czy też w sposób całkowicie nieoficjalny utrwalać przebieg spotkań i dyskusji nad wyborem najlepszego z rozwiązań. Uznanie, że absolutnie wszystkie tego rodzaju dokumenty i działania podlegają udostępnieniu spowodowałoby jedynie większe jeszcze niż dotychczas próby ukrycia i utajnienia materiałów niezbędnych w istocie do podjęcia prawidłowej decyzji. Proces jej podejmowania mógłby odbywać się wówczas całkowicie poza sferą jakiejkolwiek oficjalności, a przez to być mniej transparentny i w mniejszym stopniu podlegać społecznej kontroli. Zatem o ile dokument będący wytworem pracy funkcjonariusza publicznego nie został przez niego podpisany i nie jest wyrazem oficjalnego stanowiska organu a nadto nie został włączony do akt konkretnej sprawy, nie stanowi on informacji publicznej – uznał WSA.
Na podstawie:
Wyrok WSA w Lublinie z 26 lutego 2013 r., sygn. akt II SAB/Lu 5/13, prawomocny