Urzędy chcą się pozbyć urzędniczej nowomowy, bo będzie łatwiej i… taniej

Kolejnych 10 instytucji przystąpiło do zawartego rok temu porozumienia na rzecz prostej komunikacji w urzędach.

Czytaj też: Wobec powyższego postanowiono, jak poniżej – urzędy muszą zmienić język w pismach>>

Magdalena Tarczewska-Szymańska, dyrektor generalny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów powiedziała nam, że porozumienie na rzecz prostego języka wpisuje się w program Dostępność plus, do którego premier przykłada dużą wagę, a jego celem jest doprowadzenie do tego, żeby administracja była dostępna dla wszystkich. – Jesteśmy bardziej otwarci dla obywatela na różnych płaszczyznach, począwszy od usuwania barier architektonicznych do zrozumiałego pisania pism – podkreśla.

Obywatele skarżą się do prezydenta i premiera, że otrzymują z różnych urzędów pisma, których nie rozumieją. Są tam specjalne departamenty, który na bieżąco korespondują i odpowiadają na sygnały. Grażyna Ignaczak-Bandych, dyrektor generalna Kancelarii Prezydenta RP podkreśla, że do jej biura wpływają tysiące pism od obywateli. - Ludzie piszą o swoich sprawach, komentują wydarzenia, wyrażają radość i złość. Ale piszą też do nas urzędnicy, którzy nie mogą sobie poradzić z innymi urzędami i proszą prezydenta o pomoc – mówi. Jak dodaje, barierą jest często język i niezrozumienie pism.

Standardy współczesnej administracji i prawa administracyjnego

Zofia Duniewska, Agnieszka Rabiega-Przyłęcka, Małgorzata Stahl

Sprawdź

Cena promocyjna: 119.2 zł

Cena regularna: 149 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł

Nie zapłaciłeś, to... zapłać

Do samej kancelarii premiera wpływa około 3 tysięcy pism miesięcznie. Są to na ogół jednocześnie prośby o pomoc w wytłumaczeniu, czego dany urząd od mieszkańca chce. Wśród trudności wymienianych przez urzędników tworzących pisma są m.in. takie argumenty jak wymogi sądów, żeby w piśmie podana była podstawa prawna, podczas gdy zgodnie z zasadami uproszczania pism powinna być ona zamieszczona w dalszej kolejności, np. w przypisie. A sądy odrzucają decyzję, jeżeli podstawa prawna jest podawana w przypisie, a nie w piśmie.

- Człowiek, który ma podane nazwy aktów prawnych w piśmie, w ogóle tego nie rozumie, w zasadach prostego języka jest powiedziane: powiedz obywatelowi, o co ci chodzi – np. ponieważ nie zapłaciłeś podatku, proszę cię, żebyś zapłacił, a informację, że wynika to z danego artykułu ustawy zamieść w przypisie, będzie to bardziej zrozumiałe - mówi Magdalena Tarczewska-Szymańska.

Ciężka praca po stronie administracji

W Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zaplanowano już szkolenia z łatwego komunikowania się. W pierwszej kolejności będą dla dyrektorów departamentów, już w drugiej połowie października. Potem przeszkoleni będą pozostali pracownicy. – Każdy departament uważa, że jest specyficzny i nie może pisać pism inaczej, ustaliliśmy więc, że nasi trenerzy wewnętrzni pobierają próbki pism z każdego departamentu i zbadają je, żeby na konkretnych przykładach wskazać, jak można pisać prostszym językiem - wyjaśnia Magdalena Tarczewska-Szymańska.

Czy prosty język będzie uregulowany prawem?

Jak się nieoficjalnie dowiadujemy w ministerstwie, są plany prawnych regulacji w zakresie używania prostego języka przez urzędników administracji. Trudno jednak odkreślić, kiedy taki projekt miałby powstać. Według ekspertów niezwykle skomplikowane byłoby sformalizowanie reguł zrozumiałej komunikacji urząd-obywatel.

Na nasze pytanie o to, czy jest możliwe zapisanie w przepisach, że urzędnicy mają pisać prostym językiem, Magdalena Tarczewska-Szymańska odpowiada, że byłoby to bardzo trudne. – Bo kto zdefiniuje prosty język? To nie jest element kultury prawnej, a kultury organizacyjnej – mówi. Jej zdaniem nie chodzi o to, żeby te zasady uregulować gdzieś w konkretnym przepisie prawa, tylko żeby nauczyć urzędników, jak upraszczać pisma i egzekwować od najwyższych szczebli, żeby były przejrzyste i proste.

Czytaj też: Urzędniku, pisz pismo jasno, nie „z uwagi na procedurę”>>

Korpus urzędników od upraszczania języka w NFZ

Również NFZ dołączył do grona urzędów stawiających na prosty język. Chcą prościej się komunikować z pacjentami zarówno w biurze obsługi, ale także w korespondencji pisemnej. Zostanie w tym celu powołany korpus oficerów językowych.

- Dołączyliśmy do grona urzędów stawiających na prosty język, bo chcemy lepiej komunikować się z pacjentami - mówi Adam Niedzielski, p.o. prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia. – Powołamy korpus oficerów językowych. To będą pracownicy, którzy już pracują w oddziałach wojewódzkich NFZ. Ich zadaniem będzie sprawdzanie pism i korespondencji, która wychodzi z urzędu, by były one napisane w prostej, przystępnej formie - dodaje.

Niedzielski podkreśla, że zależy mu na tym, by pisma, które są kierowane do pacjentów były napisane bez urzędniczej nowomowy lub specjalistycznych sformułowań prawnych, które mogą być trudne w odbiorze dla ich adresatów. Prezes jako przykład podaje słowa często używane w przepisach dotyczących ochrony zdrowia takie jak: „świadczeniobiorca” i „świadczeniodawca”. W pismach mają być stosowane wyrazy prostsze, czyli np.: pacjent i placówka medyczna.

Samorząd lekarski: Zamiast świadczeniobiorca – lepiej „chory”

Naczelna Izba Lekarska we wrześniu apelowała o to, by uprościć język stosowany w dokumentach dotyczących ochrony zdrowia. Prezydium NRA odnosząc się do tytułu projektu jednego z rozporządzeń, podkreślała, że użyte tam sformułowanie „świadczeniobiorców” powinno być zastąpione wyrazem „chorych” i tego słowa konsekwentne powinno używać w treści rozporządzeń.

Prezes NFZ podaje, że właśnie zaczynają pracę nad zorganizowaniem takiego zespołu. – Oni będą stopniowo nabywali kompetencji – mówi Niedzielski. - Będziemy chcieli wypracować standardy komunikacji pisemnej, ale także bezpośredniej - w salach obsługi pacjenta. Pierwsze efekty takich zmian powinny być widoczne jeszcze w tym roku - dodaje.

Prosty język to oszczędność pieniędzy publicznych

Eksperci podkreślają, że prosty język może mieć przełożenie na wydawanie pieniędzy publicznych. Według Grzegorza Mroza, eksperta od administracji podatkowej, przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie stanowią wprost, jak należy traktować zagadnienie prostego języka. – Jednak art. 11 pokazuje, że należy tak wyjaśniać stronom postępowania, jak mają wykonywać postanowienia decyzji administracyjnych, żeby nie powodować potrzeby stosowania środków przymusu – podkreśla.

Jego zdaniem koszty funkcjonowania urzędów skarbowych można zmniejszyć, ograniczając liczbę wszczynanych egzekucji. - Odpowiednie komunikaty powodują, że ludzie chętniej płacą podatki – mówi. Jak zaznacza, każdy urząd powinien dokonać przeglądu, czy można ograniczyć koszty realizowanych w nim procesów.

Czytaj też: Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego zachęci do prostego języka w urzędach>>

Administracja samorządowa w mniejszości

Wśród urzędów samorządowych, które przystąpiły do porozumienia jest miasto Kalisz i gmina Świdnik. Prekursorem prostego języka chce być także gmina Malanów. Wójt Ireneusz Augustyniak powiedział nam, że władze gminy chcą ułatwić życie mieszkańcom, dlatego zdecydowały się przystąpić do porozumienia. Ta wielkopolska gmina wiejska licząca 6,5 tys. mieszkańców zatrudnia ok. 40 urzędników. – Często zdarzały się skargi mieszkańców, że nie rozumieją kierowanych do nich pism, chcemy więc rozwiązać problemy w komunikacji między gminą a nimi – podkreśla wójt. Nie ukrywa, że obawia się „oporu natury ludzkiej”, ale ma nadzieję, że pozytywne zmiany w urzędzie nastąpią.

Nowe instytucje dołączają

W Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju po raz drugi odbyło się Forum Prostego Języka, na którym przedstawiciele kolejnych urzędów zadeklarowali stosowanie zasad prostego języka w swoich instytucjach. Podczas tego spotkania porozumienie podpisali przedstawiciele m.in. Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Narodowego Funduszu Zdrowia i Narodowego oraz Centrum Badań i Rozwoju.

Historia ruchu prostego języka w Polsce, znanego na świecie jako „plain language” ma 10 lat, zaczęła się w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju w trudnym językowo obszarze Funduszy Europejskich. Głównym celem inicjatywy jest upraszczanie komunikatów skierowanych do obywateli. Przedstawiciele ministerstw i instytucji podpisujący deklarację na rzecz prostej komunikacji zobowiązują się m.in. do tworzenia standardów językowych w swoich urzędach, wprowadzania rozwiązań zgodnych z ideą prostego języka i doskonalenia kompetencji pracowników w tym zakresie.