Jedną z istotnych zmian w stosunku do poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. jest wprowadzenie regulacji dotyczących kontroli zarządczej oraz jej koordynacji w jednostkach sektora finansów publicznych, a tym samym w jednostkach samorządu terytorialnego (j.s.t.).

W świetle  ustawy o finansach publicznych  (art. 68), kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Natomiast celem tej kontroli jest zapewnienie:

  • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  • skuteczności i efektywności działania;
  • wiarygodności sprawozdań;
  • ochrony zasobów;
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji;
  • zarządzania ryzykiem.


Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w j.s.t. należy odpowiednio do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty albo marszałka województwa. Ustawodawca nie sformułował przy tym precyzyjnie obowiązków wymienionych organów władzy.

Dalsze postanowienia ustawy dotyczą głównie uprawnień Ministra Finansów do określenia i ogłoszenia w formie komunikatu:

  • standardów kontroli zarządczej zgodnych ze standardami międzynarodowymi w tym zakresie (obligatoryjnie);
  • szczegółowych wytycznych w zakresie tej kontroli (postulatywnie); wytyczne takie może też opracować minister kierujący działem dla kierowanych przez niego działów administracji.


Nie przewidziano też szczególnych kompetencji władczych lub nadzorczych w stosunku do jednostek podległych i nadzorowanych z tytułu odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej w j.s.t. – poza przepisami art. 70 ust. 4  ustawy o finansach publicznych , na podstawie którego kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzania planu działalności na rok następny dla tej jednostki oraz sporządzania sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki.

Z powyższej analizy treści ustawy wymienione zadania powinny być realizowane w j.s.t. w ramach kompetencji przyznanych wójtom (burmistrzom, prezydentom miast), starostom i marszałkom województw w przepisach odrębnych.

Przygotowane przez Ministra Finansów i aktualnie poddane konsultacjom standardy kontroli zarządczej (dostępne na www.mf.gov.pl) podejmują próbę porządkowania systemu tej kontroli. Przede wszystkim wskazuje się potrzebę zorganizowania tej kontroli na dwóch poziomach.

Podstawowym poziomem funkcjonowania kontroli zarządczej w całym sektorze finansów publicznych jest jednostka sektora finansów publicznych (I poziom kontroli zarządczej). Za funkcjonowanie kontroli zarządczej na tym poziomie jest odpowiedzialny kierownik jednostki.

W ramach administracji rządowej i samorządowej powinna funkcjonować kontrola zarządcza odpowiednio na poziomie działu administracji rządowej, a także na poziomie j.s.t. jako całości (II poziom kontroli zarządczej). Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w j.s.t. na tym poziomie odpowiada wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa.


Opracowany projekt standardów kontroli zarządczej obejmuje pięć obszarów:

  1. środowisko wewnętrzne, które jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli, gdyż dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości, a obejmuje takie elementy, jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe (poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, identyfikację tzw. zadań wrażliwych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach pracowniczych; za zadanie wrażliwe uznaje się przy tym zadania, przy których wydawana decyzja jest związana z dużym stopniem uznaniowości urzędnika, np. przy nakładaniu kar, udzielaniu ulg, zamówieniach „z wolej ręki”, w związku z czym załatwienie sprawy może się wiązać z niedozwolonym motywowaniem urzędnika przez stronę występującą z wnioskiem, a to z kolei może powodować korupcję urzędników lub nieuzasadniony protekcjonizm;
  2. zarządzanie ryzykiem, które ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki poprzez: określanie celów i monitorowanie realizacji zadań, identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze;
  3. mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć poprzez: dokumentowanie systemu tej kontroli, dokumentowanie, rejestrowanie i zatwierdzanie (autoryzację) operacji gospodarczych, podział kluczowych obowiązków, weryfikowanie operacji gospodarczych przed i po realizacji oraz przez inwentaryzację, nadzór w ramach hierarchii służbowej, rejestrowanie odstępstw od procedur, instrukcji lub wytycznych, utrzymanie ciągłości działalności, selektywny i kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych, materialnych i informacyjnych, a także poprzez mechanizmy kontroli systemów informatycznych, takie jak kontrola dostępu do zasobów informatycznych i oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian aplikacji oraz kontrola dostępu do poszczególnych aplikacji, podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów, zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego;
  4. informacja i komunikacja, które to standardy dotyczą zapewnienia pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, a także zapewnienia efektywnego – zapewniającego przepływ informacji i właściwe ich zrozumienie przez odbiorców – systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;
  5. monitorowanie i ocena systemu kontroli poprzez bieżącą ocenę skuteczności systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę i audyt wewnętrzny.

 

Opracowany projekt standardów nie odbiega znacznie od standardów upowszechnianych na podstawie dotychczasowej ustawy, a ogłoszonych w komunikacie nr 13 MF z dnia 30 czerwca 2006 r., Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58.

Należy przy tym pamiętać, że standardy z założenia nie stanowią przepisów prawa powszechnego. Należy je traktować jako podstawę i wytyczne do opracowania bardziej szczegółowych procedur, z uwzględnieniem tzw. dobrych praktyk, które j.s.t. będą tworzyć, uwzględniając własną specyfikę i warunki miejscowe.



 

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)
Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84.)
 

Pisaliśmy o tym również:
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (I): zasady kontroli
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (II): system wyznaczania celów i zadań
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (III): identyfikacja ryzyka
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (IV): analiza i reakcja na ryzyko
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (V): reakcja na patologie organizacyjne
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (VI): odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Kontrola zarządcza w samorządach terytorialnych (VII) – ocena istotności ryzyka
Kontrola zarządcza w samorządach terytorialnych (VIII) - dokumentacja systemu