Instytucje sektora finansów publicznych odpowiedzialne są za odpowiednie ewidencjonowanie majątku, zarządzanie nim oraz przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Dodatkowo jednostki te powinny przy inwentaryzacji uwzględniać szczególne przepisy decydujące o sposobie jej dokonywania. W związku z koniecznością sprawdzania prawidłowości prowadzenia powyższych procesów, instytucje państwowe podlegają licznym zewnętrznym kontrolom odpowiednich jednostek, takich jak Najwyższa Izba Kontroli, właściwe urzędy skarbowe, regionalne izby obrachunkowe, czy urzędy nadrzędne w stosunku do danej jednostki (wojewódzkie, centralne). Kontrole mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi i dotyczą działalności finansowo-księgowej instytucji, w tym zapisów w księgach i zgodności wykonywanych prac z wytycznymi ustaw i regulaminów.
Inwentaryzacja jest jednym ze składników podlegających kontroli. Wykryte nieprawidłowości w przeprowadzeniu ewidencji i inwentaryzacji majątku mogą skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności kierownika danej jednostki.
W celu uniknięcia konsekwencji dyscyplinarnych należy zwracać uwagę na najczęściej popełnianie błędy, do których należą: nierzetelne opracowanie sprawozdania finansowego, nieprawidłowe udokumentowanie inwentaryzacji lub sporządzenie wadliwego bilansu zamknięcia. Rzetelność jest więc pojęciem kluczowym przy przygotowywaniu dokumentacji podlegającej kontroli organów zewnętrznych. Czasem jednak wystarczą z pozoru niewielkie błędy, by nie przejść pomyślnie kontroli. Chodzi tu chociażby o niewłaściwe wykorzystanie oprogramowania, które wspomaga procesy ewidencji i inwentaryzacji majątku. Możliwe są takie niedociągnięcia, jak nieuwzględnienie takich narzędzi w instrukcji inwentaryzacyjnej lub pominięcie części składników majątku w znakowaniu kodami kreskowymi. Te z pozoru drobne przewinienia mogą mieć negatywne konsekwencje dla jednostki.
– Przykładowo, unowocześnienie procesu przeprowadzania inwentaryzacji przez wdrożenie odpowiedniego rozwiązania informatycznego wymaga oznakowania składników majątku trwałego. Decyzja o wyborze takiego rozwiązania pomaga wyeliminować wiele niedociągnięć i nieprawidłowości w zakresie ewidencji i inwentaryzacji majątku, ale należy pamiętać, że ważny jest też czynnik ludzki, czyli odpowiednie wykorzystywanie oprogramowania i skrupulatne znakowanie środków trwałych i wyposażenia. Jest to istotna kwestia, ponieważ wskazanie nieprawidłowości w przeprowadzonej inwentaryzacji przez jednostki sektora finansów publicznych grozi pociągnięciem do odpowiedzialności w związku z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych – mówi Bartosz Sobolewski, Prezes Zarządu SmartMedia.
Informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, czy to w sposób tradycyjny, czy przy wykorzystaniu oprogramowania dedykowanego temu zadaniu, również muszą być zawarte w instrukcji podlegającej kontroli instytucji zewnętrznych.
Ustawa o rachunkowości nie reguluje wielu kwestii związanych z inwentaryzacją, dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej. W niej są zapisane między innymi zasady powoływania komisji spisowych, czy szczegółowe zasady przeprowadzania spisu z natury. Dokumentacja może zawierać zarówno uregulowania zasad przeprowadzania i rozliczania inwentury, jak i liczne wzory formularzy oraz protokołów. Instrukcje są przygotowywane przez dział księgowości, a akceptowane przez kierownika jednostki.
Pociągnięciem do odpowiedzialności skutkuje też niepowołanie zespołu spisowego. Jest to bardzo ważne, by pamiętać o przydzieleniu odpowiedniej liczbie pracowników zadań związanych z ewidencją i inwentaryzacją majątku trwałego instytucji. W razie braku osób gotowych podjąć się zadania (na przykład ze względu na brak czasu pracowników) istnieje możliwość zlecenia przeprowadzenia spisu z natury firmie zewnętrznej.– W takim przypadku to wynajęta firma będzie odpowiadać za właściwe przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych i wyposażenia oraz za porównanie stanu faktycznego z zapisami w księgach, pozostawiając w organizacji zlecającej spersonalizowane arkusze spisu i wykazy różnic – podkreśla Bartosz Sobolewski. W zależności od potrzeb instytucji oraz liczby posiadanych składników majątku proces inwentaryzacji trwa od kilku godzin do kilku dni.
