Pełna treść komentarza pt. Koszty postępowania administracyjnego
dostępna jest w programie LEX dla Samorządu Terytorialnego>>>

Podstawowe (ramowe) regulacje dotyczące kosztów postępowania administracyjnego znajdujemy w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – dalej k.p.a. Kosztom postępowania administracyjnego poświęcono dział IX k.p.a., w którym oprócz kosztów postępowania mowa jest jeszcze o opłatach. Istnieją jednak też przepisy odrębne, które w całości regulują postępowanie w sprawie kosztów postępowania (wówczas kodeks postępowania administracyjnego do tych kosztów w ogóle nie ma zastosowania, np. prawo własności przemysłowej) względnie zawierają regulacje częściowo odmienne (np. ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, prawo budowlane).

Opłaty to według art. 161 k.p.a. należności państwa takie jak opłata skarbowa, które według odrębnych przepisów powinny co do zasady być wpłacone przez stronę postępowania z góry, a więc przed przeprowadzeniem postępowania administracyjnego. Również niektóre z kosztów postępowania administracyjnego, jeżeli tak przewidują przepisy (z reguły są to przepisy prawa administracyjnego materialnego), powinny zostać przez stronę wniesione z góry.


Wprawdzie stosownie do art. 77 k.p.a. ciężar przeprowadzenia postępowania administracyjnego w zakresie wyjaśnienia sprawy administracyjnej, a więc dokonania czynności dowodowych, spoczywa na organie administracji prowadzącym postępowanie, co powoduje, że również koszty takiego postępowania obciążają organ administracji publicznej, jednak od tej zasady istnieją pewne wyjątki.


W przeważającej liczbie spraw administracyjnych przed rozpoczęciem postępowania nie są znane jego koszty, chyba że ustawodawca wyraźnie je wskazał, np. zaliczka na poczet kosztów postępowania. Zasadą jest więc, że dopiero kończąc sprawę, organ dokonuje analizy nie tylko w zakresie rozstrzygnięcia o jej meritum, lecz także postanawia o rozliczeniu kosztów postępowania. Oznacza to, że art. 261 k.p.a., dotyczący kosztów, które powinny być wniesione jeszcze przed wszczęciem postępowania, nie ma częstego zastosowania.


Jednak w sytuacji, gdy strona ma wywodzący się z przepisów prawa obowiązek uiszczenia kosztów postępowania, celem przypomnienia jej o nim organ prowadzący postępowanie (właściwy do jego przeprowadzenia) wyznacza stronie termin do wniesienia określonych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni ani dłuższy niż czternaście. Zastosowanie określenia „wyznaczy" zamiast np. „wezwie" (strony do wniesienia należności) jednoznacznie wskazuje, iż do organu nie należy ustalenie (określenie) należności, lecz jedynie poinformowanie strony, że nie wywiązała się z ciążącego na niej z mocy odpowiedniej normy prawnej fiskalnego obowiązku poniesienia określonych kosztów jeszcze przed wszczęciem postępowania. Nie dotyczy to żądania przez organ wniesienia zaliczki na poczet kosztów postępowania, która musi być przez organ ustalona w postanowieniu skierowanym do strony, na którą nakładany jest obowiązek wniesienia zaliczki.


W razie niezastosowania się przez stronę do normatywnie określonego obowiązku uiszczenia określonych kosztów przed wszczęciem postępowania, dobrowolnie bądź po powiadomieniu jej o nim przez organ, stosownie do art. 261 2 k.p.a. organ co do zasady zwraca złożone przez stronę podanie (wniosek). Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że ma on zastosowanie zarówno w sprawach wszczynanych z urzędu, jak i w tych, których wszczęcie następuje na wniosek uprawnionego podmiotu (strony).


W przepisie art. 261 4 k.p.a. przewidziany jest wyjątek od zasady zwrotu podania w razie nieuiszczenia kosztów przed wszczęciem postępowania. W myśl tego przepisu organ mimo nieuiszczenia należności powinien sprawę załatwić, gdy: za niezwłocznym jej załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony; wniesienie podania (wniosku) stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity; podanie (wniosek) pochodzi od strony zamieszkałej za granicą. Skorzystanie z tego wyjątku jest możliwe zarówno wówczas, gdy wniesie o to strona, jak i wtedy, gdy organ z urzędu dopatrzy się przesłanki do zastosowania przepisu. Postanowienie organu w sprawie zastosowania określonego wyjątku w zasadzie nie wymaga sporządzenia uzasadnienia, zwłaszcza gdy jest pozytywne dla strony.

Negatywne dla strony postanowienie, tj. takie, w którym organ orzeka o odmowie uwzględnienia wniosku w sprawie zastosowania wyjątku, także nie musi zawierać uzasadnienia. Jednakże nie oznacza to, iż organ decyduje wyłącznie według własnego uznania mającego charakter dowolności, zwłaszcza z tej przyczyny, że postanowienie takie nie podlega zaskarżeniu. Muszą bowiem istnieć okoliczności usprawiedliwiające odmowę organu, skoro w konsekwencji takiego postanowienia następuje zwrot podania (wniosku) strony, która nie wywiązała się z obowiązku. W tym przedmiocie organ rozstrzyga w formie postanowienia, na które stronie służy zażalenie, a zatem podlega ono kontroli instancyjnej – organu wyższej instancji właściwego do rozpoznania zażalenia. Organ, zwracając podanie (wniosek) stronie, musi wyjaśnić przyczyny, dla których jej wniosek o zastosowanie art. 261 4 k.p.a. w jego ocenie nie zasługiwał na uwzględnienie.@page_break@

Przepis art. 261 4 pkt 1 k.p.a. przewiduje dwie niezwykle cenne przesłanki załatwienia podania (wniosku) mimo nieuiszczenia przez stronę należnych kosztów. Są to takie przesłanki jak istnienie względów społecznych oraz wzgląd na ważny interes strony. Oba te pojęcia należą do tzw. pojęć niedookreślonych. Pierwsze z nich odnosi się do sytuacji mających związek z interesem społecznym (innych niż strona osób, najczęściej nieskonkretyzowanych), zaś drugie wiąże się ściśle z interesem samej strony, z tym że nie może to być zwykły interes, lecz o charakterze kwalifikowanym, a więc taki, który powinien być obiektywnie traktowany jako ważny. Uzasadnienie w tym zakresie musi się znaleźć w postanowieniu organu orzekającego o zwrocie podania (wniosku). Zastosowanie wymienionych wyjątków nie ma związku z instytucją zwolnienia od kosztów, o której mowa w art. 267 k.p.a., opartą na innych przesłankach.


Artykuł 261 4 pkt 2 k.p.a. przewiduje obowiązek załatwienia podania (wniosku) mimo nieuiszczenia należności, jeżeli wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity. Przykładowo można tu wskazać na taki zawity termin, jaki jest przewidziany do wniesienia odwołania (według kodeksu postępowania administracyjnego – 14 dni).


Ostatnią przesłanką zastosowania art. 261 4 k.p.a. jest zamieszkiwanie strony za granicą. Nie można w tym przypadku uznać, że strona zamieszkuje za granicą, gdy tylko wyjechała za granicę na pobyt czasowy, np. na wakacje, do pracy sezonowej czy też w związku z leczeniem sanatoryjnym.


Istotne jest, że skorzystanie przez organ z możliwości wyjątkowego podjęcia czynności, mimo że strona nie wywiązała się ze swego obowiązku poniesienia kosztów przed wszczęciem postępowania, nie ma charakteru zwolnienia od kosztów, lecz jedynie czasowo odsuwa obowiązek, który jednak w istocie do czasu zakończenia postępowania musi być przez stronę dopełniony.


Przepis art. 263 1 k.p.a. do kosztów postępowania zalicza tylko niektóre z tych kosztów, np. koszty podróży i inne należności świadków, biegłych oraz koszty doręczenia stronom pism procesowych. Koszty te są zatem wymienione tylko przykładowo.


Brak ustawowej definicji kosztów postępowania administracyjnego. W literaturze prawniczej można znaleźć odpowiedź, co należy rozumieć przez koszty postępowania. M. Szubiakowski1 wskazuje, że przez koszty postępowania administracyjnego rozumie się wydatki ponoszone przez organ prowadzący postępowanie, strony i innych uczestników w związku z tokiem postępowania. Nie są natomiast kosztami postępowania poniesione przez stronę wydatki przed wszczęciem postępowania, np. na wymagane przepisami szczególnymi ekspertyzy, opinie lub inne dokumenty, które powinny być dołączone do podania (wniosku) wszczynającego postępowanie (np. projekt budowlany składany wraz z wnioskiem o pozwolenie na budowę).


Z kodeksu postępowania administracyjnego wynika zasada, że ciężar dowodu obciąża organ administracji publicznej. Pociąga to za sobą taki skutek, że co do zasady koszty z tym związane ponosi organ administracji publicznej prowadzący postępowanie.


Przepis art. 262 k.p.a. przewiduje jednak, że są takie koszty postępowania, również dowodowego, które obciążają stronę.

Do takich kosztów postępowania zalicza się koszty wynikłe z winy strony oraz takie, które zostały poniesione w interesie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie. Z obowiązkiem poniesienia powyższych kosztów przez stronę postępowania wiąże się uprawnienie ustawowe organu administracji publicznej do zażądania od strony (postanowieniem) złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania ( art. 262 2k.p.a.).

Jak już powiedziano wyżej, koszty postępowania administracyjnego zasadniczo obciążają organ administracji publicznej, o czym świadczy przede wszystkim regulacja art. 7 k.p.a. Przepis ten stanowi, że to organ administracji publicznej, stojąc na straży praworządności, ma obowiązek z urzędu lub na wniosek strony podejmować wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy. Również przepisy z zakresu postępowania dowodowego, a zwłaszcza unormowanie art. 77 1 k.p.a., zobowiązujące organ administracji publicznej do wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego, wskazują na to, że również koszty postępowania administracyjnego co do zasady ciążą na organie administracji publicznej.

Pełna treść komentarza pt. Koszty postępowania administracyjnego
dostępna jest w programie LEX dla Samorządu Terytorialnego>>>