Możliwość taka istnieje wyłącznie wtedy, gdy zasady i tryb dostępu do informacji publicznych są uregulowane odrębnie w przepisach szczególnych, które mają zastosowanie w pierwszej kolejności jako przepisy szczególne wobec ustawy o dostępie do informacji publicznej.
W sytuacji gdy proces przekształcenia informacji wygeneruje określonego rodzaju koszty za czynności o charakterze powtarzalnym, polegające na zmianie nośnika danych bez ingerencji w samą treść informacji, istnieje możliwość obciążenia wnioskodawców opłatami. Urzędy powinny tworzyć własne cenniki powtarzalnych czynności, które określałyby z góry, jaki jest koszt czynności niezbędnych do realizacji wniosku, w sposób i w wysokości odpowiadającej dyspozycji art. 15 ust. 1 u.d.i.p. Podejście odmienne - nie dozwalające na tworzenie tego typu cenników - uznaję za błędne i dalekie od rzeczywistych oczekiwań i potrzeb administracji, pisze dr Sitniewski w książce "Dostęp do informacji publicznej. Pytania i odpowiedzi".
Podkreśla, że jeżeli urząd przeprowadzi stosowną kalkulację odnośnie do rzeczywistych kosztów dodatkowych, jakie są ponoszone w związku z dokonywaniem określonych powtarzalnych czynności związanych z przekształceniem informacji publicznej, dlaczego urząd nie mógłby w drodze wewnętrznego aktu ogłosić publicznie, ile wynoszą te koszta dodatkowe? W jego przekonaniu takie postępowanie gwarantuje każdemu wnioskodawcy równe traktowanie. Poza tym z góry jasno określona jest kwestia kosztów dodatkowych.
Użyte w art. 15 ust. 1 u.d.i.p. sformułowanie "dodatkowe koszty" wskazuje, że nie chodzi o wszelkie koszty związane z żądaniem udostępnienia informacji publicznej. "Koszty dodatkowe, o jakich mowa w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., podzielić można odnośnie do dwóch grup rodzajowych: materialnych oraz osobowych. Składnik materialny to materiał, nośnik, na którym zostaje informacja udzielona, zaś składnik osobowy to praca osoby, która specjalnie dla zadośćuczynienia prośbie zainteresowanego została oddelegowana do załatwienia tej konkretnej sprawy. Zatem koszty osobowe to te, które wiążą się z dodatkową pracą, jaką wykonuje dana osoba, w celu realizacji konkretnego wniosku.
Dodatkowym kosztem jest natomiast ta wartość, która odnosi się do materiału i nośnika, na którym znajdywać się będzie informacja. Wnioskodawcy mogą ponosić koszty tylko odnośnie do składników materialnych". Również orzecznictwo sądowe w tym zakresie jest jednoznaczne: koszty dodatkowe to koszty, których nie można odnosić do pracy osoby, do czasu, jaki poświęca na realizację wniosku. Jedynie koszty o charakterze materialnym są tymi, które mogą być ponoszone przez wnioskodawcę.
Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w książce dr. Sitniewskiego "Dostęp do informacji publicznej. Pytania i odpowiedzi", która ukazała się nakładem wydawnictwa Wolters Kluwer.
