Wniosek elektroniczny. W świetle art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej jeżeli informacja nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej albo w centralnym repozytorium, to podlega ona udostępnieniu na wniosek zainteresowanego podmiotu. Przepisy ustawy nie precyzują wymagań zarówno co do treści jak i co do formy, które powinien spełnić taki wniosek, co w praktyce wywołuje wiele wątpliwości organów rozpatrujących wnioski. W orzecznictwie już od dawna wskazuje się, że wniosek o udzielenie informacji publicznej nie wszczyna postępowania administracyjnego i może przybrać każdą formę, o ile wynika z niego w sposób dostatecznie jasny, co jest przedmiotem wniosku (wyrok WSA w Warszawie z dnia 10 grudnia 2007 r., II SAB/Wa 86/07, LEX nr 974620). Dlatego dla skutecznego zainicjowania procedury udostępnienia informacji publicznej wystarczający jest wniosek ustny lub przedłożony w innej formie (postanowienie NSA z dnia 20 grudnia 2011 r., I OW 161/11, LEX nr 1149488).



Jedną z form, z jakich wnioskodawca może w tym przypadku skorzystać, jest forma elektronicznego zapytania wysłana ze skrzynki mailowej wnioskodawcy (wyrok WSA w Szczecinie z dnia 4 sierpnia 2011 r., II SAB/Sz 46/11, LEX nr 864350). Przy tego rodzaju wniosku pojawiały się jednak wątpliwości, czy do jego skutecznego złożenia nie jest konieczne zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym. W orzecznictwie przyjmuje się, że w przypadku wniosku o udostępnienie informacji publicznej taka autoryzacja nie jest potrzebna, ponieważ wniosek z założenia ma być odformalizowany. Brak również podstaw prawnych do wezwania wnioskodawcy o uzupełnienie podpisu, bowiem procedury takiej nie przewiduje ustawa o dostępie do informacji publicznej, zaś przepisy KPA, w tym m. in. art. 64 § 2 KPA stosuje się przy udostępnianiu informacji publicznej tylko wyjątkowo (wyrok WSA w Warszawie z dnia 10 listopada2010 r., II SAB/Wa 259/10, LEX nr 756216).


Skuteczne złożenie wniosku elektronicznego. Ponieważ złożenie wniosku inicjuję procedurę zmierzającą do udostępnienia informacji publicznej i wyznacza jednocześnie początek biegu terminu na załatwienie sprawy, to bardzo istotne jest ustalenie, kiedy wniosek zostaje skutecznie złożony. Za moment ten należy uznać wprowadzenie wiadomości do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby odbiorca wniosku o udostępnienie informacji publicznej mógł się z nim zapoznać. Ewentualne nieprawidłowe działanie systemu informatycznego urzędu, np. zastosowanie filtrów antyspamowych, których ustawienia doprowadziły do usunięcia wiadomości zawierającej wniosek jeszcze przed jej odczytaniem, obciążają w takim przypadku organ. Podmiot wnioskujący o udostępnienie informacji publicznej nie może bowiem ponosić ujemnych skutków błędnego działania systemu informatycznego odbiorcy, jeżeli dołożył wymaganej staranności, aby skutecznie wnieść pismo w formie elektronicznej (wyrok WSA w Warszawie z dnia 16 maja 2013 r., II SAB/Wa 65/13, niepublikowany).


Konieczność uzupełnienia wniosku. Po wpłynięciu wniosku w formie elektronicznej organ powinien ocenić, czy dysponuje żądaną informacją, czy informacja ta ma charakter informacji publicznej oraz czy nie zachodzą ustawowe przesłanki uzasadniające odmowę udzielenia wnioskowanej informacji. Choć procedura udostępnienia informacji publicznej jest dalece odformalizowana, co przejawia się m. in. możliwością złożenia wniosku w formie elektronicznej bez ważnego podpisu elektronicznego, to na zasadzie wyjątku możliwe jest, że po takiej analizie organ będzie musiał zwrócić się do wnioskodawcy o uzupełnienie wniosku o pełne dane osobowe lub złożenie podpisu w wymaganej formie. WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 5 września 2013 r. (II SAB/Po 76/13, niepublikowany) wskazał na trzy sytuacje, w których organ może zażądać uzupełnienia braków formalnych wniosku złożonego w formie elektronicznej, jeżeli:
1) udostępnienie informacji publicznej wiąże się z poniesieniem kosztów i w konsekwencji konieczne jest wezwanie wnioskodawcy do ich uiszczenia,
2) wnioskowana informacja ma charakter informacji przetworzonej i w konsekwencji konieczne jest wezwanie wnioskodawcy do wykazania, że jej udostępnienie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego,
3) istnieją powody do odmowy udzielenia informacji publicznej lub umorzenia postępowania i w konsekwencji organ będzie musiał wydać decyzję administracyjną i skierować ją do wnioskodawcy.@page_break@



W orzecznictwie podkreśla się, że zwłaszcza w przypadku zamiaru rozstrzygnięcia wniosku o udostępnienie informacji publicznej w formie decyzji administracyjnej (o odmowie udostępnienia informacji lub umorzeniu postępowania) organ uprawniony jest do stosowania KPA do całego procesu wydawania decyzji, a więc również do kwestii usuwania braków formalnych wniosku poprzez zastosowanie tzw. postępowania naprawczego z art. 64 § 2 KPA, tj. wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia braków (wyrok NSA z dnia 16 grudnia 2009 r., I OSK 1002/09, LEX nr 602573).
 

Związanie organu co do formy udostępnienia. Wniosek przesłany drogą elektroniczną do urzędu dotyczy udostępnienia informacji publicznej również w formie elektronicznej, np. przesłania skanów wnioskowanych dokumentów. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnienie takiej informacji powinno nastąpić w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem. Dysponent informacji publicznej jest zatem związany wskazaną we wniosku formą udostępnienia informacji (wyrok NSA z dnia 16 marca 2009 r., I OSK 1261/08, LEX nr 529941). Jedynie w przypadku braku technicznych możliwości udostępnienia informacji we wnioskowanej formie organ może udostępnić ją w innej formie, ale dopiero po powiadomieniu o tym wnioskodawcy. Konieczne jest przy tym dokładne wskazanie przyczyn braku możliwości udzielenia informacji publicznej w formie zgodnej z wnioskiem z jednoczesnym wskazaniem sposobu i formy, w jakiej informacja może być udostępniona (wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 stycznia 2012 r., VIII SA/Wa 1072/11, LEX nr 1107765). Przy rozpatrywaniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej należy pamiętać, że jedynie brak możliwości technicznych uzasadnia zastosowanie innej formy udostępnienia po uzyskaniu akceptacji wnioskodawcy na zastosowanie innej formy. Bez znaczenia jest natomiast fakt przechowywania nośników informacji w formie nieelektronicznej. To, że żądana informacja nie została utrwalona na nośniku elektronicznym, a tym samym nie jest na tym nośniku przechowywana nie oznacza, że w tej formie nie może być ona udostępniona. Czym innym jest bowiem forma przechowywania informacji, a czym innym sposób i forma jej udostępniania. Przechowywanie informacji utrwalonej w formie dokumentu sporządzonego na papierze nie oznacza, że nie może być ona udostępniona w innej dopuszczalnej przez prawo formie, o ile możliwości techniczne, którymi dysponuje podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji, nie stoją temu na przeszkodzie (wyrok WSA w Gliwicach z dnia 22 lutego 2007 r., IV SA/Gl 1496/06, LEX nr 915391).
 

Udostępnienie informacji publicznej. Organ odpowiadając na wniosek o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej powinien w wynikającym z ustawy terminie przesłać odpowiedź w formie wskazanej przez wnioskodawcę, np. na adres poczty elektronicznej. Urzędnik załatwiający sprawę udostępnienia informacji publicznej w tej formie powinien zadbać, aby w razie ewentualnego kwestionowania przez wnioskodawcę samego udostępnienia informacji lub terminowego załatwienia sprawy organ dysponował dowodem potwierdzającym udostępnienie informacji. Dowodem na terminową realizację wniosku nie może być przy tym sam złożony w aktach sprawy wydruk listu elektronicznego, ponieważ potwierdza on wyłącznie przygotowanie odpowiedzi, ale nie potwierdza samej transmisji danych do odbiorcy (wyrok WSA w Lublinie z dnia 10 września 2013 r., II SAB/Lu 369/13, niepublikowany). Konieczne jest zatem zabezpieczenie przez organ dowodu transmisji danych na adres wnioskodawcy. Z oczywistych względów dla oceny terminowości udzielenia odpowiedzi znaczenie ma wyłącznie moment transmisji danych na podany przez wnioskodawcę adres poczty elektronicznej. Przy ewentualnej ocenie bezczynności organu w postępowaniu sądowoadministracyjnym bez znaczenia jest natomiast to, kiedy i czy wnioskodawca odczytał przesłaną do niego odpowiedź (postanowienie WSA w Opolu z dnia 18 grudnia 2012 r., II SAB/Op 54/12, LEX nr 1263102).