Hurtownią danych (z ang. data warehouse) nazywamy tematyczny, zintegrowany, zmienny w czasie zbiór danych w celu wspomagania procesów decyzyjnych. Podstawową koncepcją tego systemu informatycznego jest więc zintegrowanie poszczególnych baz danych w jedną, aby dostarczać przekrojowych informacji dotyczących danego zjawiska czy procesu. Zwykle aplikacja ta jest oddzielną składnicą danych, niezależną od pozostałych systemów informatycznych funkcjonujących w określonej jednostce. Hurtownia danych może dotyczyć całego obszaru działalności urzędu bądź tylko ściśle wyodrębnionej dziedziny, np. Wydziału Gospodarki Komunalnej. Najważniejszą cechą tego typu aplikacji jest wielowymiarowość. Stąd określone zjawisko można analizować w wymiarze wielu przestrzeni, np. obywatele, czas, zbiór zakładów budżetowych i jednostek budżetowych świadczących usługi dla społeczności lokalnej itp.
Rys. 1. Schemat funkcjonowania hurtowni danych w obszarze wydawania decyzji administracyjnych w samorządzie
Bazy danych, wspierające technologię hurtowni danych, można podzielić na dwa rodzaje. Pierwsze to bazy relacyjne – ROLAP (Relational OLAP), drugie zaś są nazywane bazami wielowymiarowymi – MOLAP (Multidimensional OLAP). Przykład schematu funkcjonowania hurtowni danych typu ROLAP prezentuje rys. 1. Widać więc, że centralna relacja „Wydane decyzje” zawiera informacje o wydanych decyzjach administracyjnych określonym klientom urzędu (obywatele, firmy), w konkretnym czasie (rok, kwartał, miesiąc, dzień), których przedmiotem było określone postępowanie administracyjne, dotyczące określonego obszaru (powiat, gmina, dzielnica, ulica).
Przykładowo: dzięki takiej aplikacji osoba nadzorująca proces wydawania decyzji administracyjnych może otrzymywać wieloaspektowe informacje na temat pracy poszczególnych urzędników, tym samym dokonywać jej ewaluacji, jak również ograniczać ewentualne nadużycia. W obszarze funkcjonowania administracji samorządowej hurtownię danych można wykorzystywać między innymi w dziedzinie: finansów, polityki kadrowej, marketingu czy funkcji administracyjnych. W dziedzinie finansów staje się ona pomocnym narzędziem wspomagającym zarządzanie budżetem. Wykorzystuje się ją w procesie planowania, realizacji, kontroli i oceny dochodów/przychodów oraz wydatków/rozchodów jednostki samorządu terytorialnego. Staje się ona wielce pomocnym narzędziem w procesie prognozowania poszczególnych wielkości budżetu jst. Użytkownik może bowiem zadać przykładowe pytanie do systemu: jak kształtowałyby się dochodu własne budżetu jst za rok, dwa bądź trzy lata, gdyby zmieniły się określone wielkości (np. stawki PIT, liczba mieszkańców, wielkość gruntów rolnych w poszczególnych klasach)? Dostarczane przez hurtownię danych analizy wielowymiarowe mogą usprawnić proces realizacji inwestycji samorządowych. Jest ona bowiem w stanie generować informacje dotyczące ryzyka i przewidywanej rentowności danego projektu. Ponadto dostarczane przez nią analizy ad hoc mogą usprawnić kontakty z potencjalnymi inwestorami.
Różnica pomiędzy tradycyjną bazą danych a hurtownią danych polega na tym, że te pierwsze generują informacje na zapytanie typu: „Który inwestor był najbardziej dochodowy w lipcu 2008 r.?”, natomiast hurtownia danych umożliwia zadawanie bardziej złożonych pytań, np.: „Kim są nasi najbardziej dochodowi inwestorzy, którzy zdecydowali się zainwestować powyżej 1 mln zł w branżę spożywczą w latach 2004–2008?”. W obszarze polityki kadrowej hurtownia danych wspomaga proces planowania i optymalizacji pracy. Dzięki krótkim okresom odpowiedzi na zadawane pytania umożliwia efektywniej wykorzystać czas pracy. Systemy te wspomagają proces okresowej oceny pracowników, stając się tym samym narzędziem kontrolnym i motywacyjnym.
Generowane przez hurtownię danych analizy wielowymiarowe służą określonym działaniom marketingowym. Użytkownik tego systemu jest bowiem w stanie zauważyć określoną zależność w ramach funkcjonowania społeczności lokalnej, która będzie wymagała działań promocyjnych na rzecz tego społeczeństwa. Z kolei gromadząc dane w jednym zbiorze, można przyspieszyć proces wydawania różnorodnych decyzji administracyjnych, zwiększając tym samym zadowolenie obywateli bądź przedsiębiorców. Następnie w wyniku bieżącego ich uaktualniania można zapewnić pracownikom dostęp do najnowszych informacji z danej dziedziny działalności urzędu. Pracownik administracji samorządowej jest również w stanie szybko stworzyć raport porównujący wartości bieżące określonego zjawiska z wielkościami historycznymi i prognozowanymi. W rezultacie wykorzystywanie hurtowni danych w administracji samorządowej sprzyja podniesieniu jakości funkcjonowania danej jednostki, zwiększa efektywność zarządzania całym urzędem i przyczynia się do wdrożenia koncepcji funkcjonowania e-urzędu.