Pytanie:
Jesteśmy jednostką obsługującą szkoły i przedszkola na terenie naszej gminy. W związku z wprowadzeniem art. 79a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty - dalej u.s.o. zajmujemy się również obciążaniem innych gmin kosztami wychowania przedszkolnego uczniów niebędących mieszkańcami naszej gminy.
Czy prawidłowe jest dołączenie do not wystawionych przez naszą jednostkę wykazu dzieci wraz z ich adresami i przekazywanie zainteresowanym gminom oświadczeń o miejscu zamieszkania dziecka?
Nadmieniam, że oświadczenia o miejscu zamieszkania dziecka składane są w szkołach i przedszkolach, gdzie dziecko uczęszcza i zawierają zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie do celów związanych ze zwrotem przez gminę właściwą ze względu na miejsce zamieszkania uczniów kosztów wychowania przedszkolnego.
Czy gminy obciążone kosztami wychowania przedszkolnego mają prawo żądać od nas ww. oświadczeń? W jaki sposób prawnie należałoby uregulować przetwarzanie danych osobowych w opisanej sytuacji, aby chronić dane osobowe rodziców i dziecka?
Odpowiedź:
Gminy mają prawo żądać danych osobowych uczniów, w stosunku do których następuje zwrot poniesionych kosztów.
Uzasadnienie:
Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o. przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Z wymienionych w powołanym przepisie okoliczności wynika, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Niewątpliwie dla wykonania obowiązku przez gminę zwracającą koszty, konieczne jest podanie informacji o uczniach korzystających z wychowania przedszkolnego w gminie prowadzącej przedszkole. Podanie informacji ma na celu zweryfikowanie, czy dany uczeń faktycznie zamieszkuje na terenie gminy zobowiązanej do pokrycia kosztów.
Zgodnie z art. 79a u.s.o., jeżeli do publicznego przedszkola lub publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, prowadzonych przez gminę, uczęszcza uczeń niebędący jej mieszkańcem, gmina, której mieszkańcem jest ten uczeń, pokrywa koszty wychowania przedszkolnego tego ucznia w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia odpowiednio w publicznych przedszkolach lub publicznych innych formach wychowania przedszkolnego, prowadzonych przez gminę, w której uczeń uczęszcza do przedszkola lub innej formy wychowania przedszkolnego, pomniejszonym o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochody budżetu gminy, a także o kwotę dotacji, o której mowa w art. 14d ust. 1 u.s.o., otrzymanej na ucznia przez gminę prowadzącą przedszkole lub inną formę wychowania przedszkolnego, do których uczęszcza uczeń.
Punktem odniesienia w przedmiocie obowiązku zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego jest miejsce zamieszkania ucznia. Bez podania danych osobowych tego ucznia niemożliwa jest ocena, czy uczeń ten zamieszkuje na terenie gminy zobowiązanej do ich pokrycia. Wobec powyższego gminy zobowiązane do zwrotu kosztów posiadają prawo do informacji o danych osobowych ucznia – takich jak imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania (w tym potwierdzone oświadczeniem rodziców).
Gmina, która pozyskuje informacje, jest zobowiązana jest do zabezpieczenia danych osobowych w sposób określony w art. 36 i n. u.o.d.o., a w szczególności zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem u.o.d.o. oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Gmina może żądać danych osobowych uczniów, w stosunku do których następuje zwrot poniesionych kosztów
Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Niewątpliwie dla wykonania obowiązku przez gminę zwracającą koszty, konieczne jest podanie informacji o uczniach korzystających z wychowania przedszkolnego w gminie prowadzącej przedszkole.
