Zgodnie z nowelizacją z dnia 12 października 2012 r. została dokonana zmiana przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”, w zakresie regulacji odnoszących się do dialogu technicznego. Do ustawy Pzp wprowadzony został nowy przepis – art. 31a, zgodnie z którym: „zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy”.

Z powyższego wynika, iż dialog techniczny nie jest osobnym trybem postępowania w wyniku którego zostanie dokonany wybór określonego wykonawcy. Przeprowadzenie dialogu technicznego nie jest obowiązkiem zamawiającego, lecz jest jego indywidualną decyzją. Warto jednak zaznaczyć, że stanowi on punkt wyjścia dla zamawiającego, który poprzez konsultacje z potencjalnie zainteresowanymi wykonawcami, ma możliwość opracowania takiej dokumentacji przetargowej, która będzie w jak najlepszym zakresie odpowiadała jego potrzebom.

Dialog techniczny jako pomoc w przygotowaniu postępowania >>

Dodatkowo w ustawie Pzp określono ogólne zasady dotyczące przeprowadzania dialogu technicznego. W art. 31a ust. 2 oraz w art. 31b – art. 31c wskazano: Dialog techniczny prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Zamawiający zamieszcza informacje o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na swojej stronie internetowej. Zamawiający zamieszcza informacje o zastosowaniu dialogu technicznego w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył dialog techniczny.

Warto zaznaczyć, że ustawodawca dał zamawiającemu dość szerokie możliwości odnośnie zastosowania dialogu technicznego, mając oczywiście na uwadze wyżej wymienione zapisy.  Dobrze przeprowadzony dialog techniczny może przyczynić się do zmniejszenia liczby sporów odnośnie opisu przedmiotu zamówienia, a także zmniejszyć liczbę pytań odnośnie wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dodatkową korzyścią jest możliwość przeprowadzenia dialogu technicznego również w sytuacji gdy zamawiający nie posiada jeszcze środków przeznaczonych na realizację przyszłego zamówienia. W takim przypadku dialog techniczny można traktować jako rodzaj rozeznania rynku, gdzie zamawiający uzyska niezbędne informacje, które docelowo umożliwią mu przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz zarezerwowanie odpowiedniej ilości środków.

Dialog techniczny zbyt rzadko stosowany >>

Uczestnictwo w dialogu technicznym nie będzie prowadziło do wykluczenia wykonawcy, który brał w nim udział na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. Zgodnie bowiem z ww. przepisem, z postepowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy: wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postepowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas dialogu technicznego, o którym mowa w art. 31a ust. 1, lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba ze udział tych wykonawców w postepowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji; przepisu nie stosuje się do wykonawców, którym udziela się zamówienia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 2 lub art. 67 ust. 1 pkt 1 i 2.

W przypadku dialogu technicznego należy zawsze pamiętać, że:

  • nie jest on trybem udzielania zamówienia;
  • jego celem jest uzyskanie jak największej ilości informacji odnośnie najlepszych możliwych rozwiązaniach w danej dziedzinie;
  • dialog należy przeprowadzić przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia publicznego;
  • należy zamieścić niezbędny zakres informacji o dialogu;
  • istnieje możliwość wielokrotnego przeprowadzania dialogu w czasie przygotowywania postępowania;
  • przeprowadzenie dialogu nie nakłada na Zamawiającego obowiązku wszczęcia postępowania;
  • należy zapewnić zachowanie poufności otrzymywanych informacji;
  • dialog należy prowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców.

Należy również zwrócić uwagę na to, że przepisy ustawy Pzp nie nakładają na zamawiającego obowiązku posiadania regulaminu dotyczącego przeprowadzenia dialogu technicznego. Jednak wydaje się, że w informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu powinny się znaleźć m.in. takie kwestie jak: przedmiot dialogu, sposób zgłoszenia swojego uczestnictwa w dialogu, termin zgłoszeń, czas trwania dialogu oraz jego warunki i zasady.

Dodatkowo, zgodnie z art. 96 ust 2a ustawy Pzp, nałożono na zamawiającego obowiązek załączenia do protokołu z postępowania dokumentacji związanej z przeprowadzonym dialogiem technicznym: Informacje o przeprowadzeniu dialogu technicznego, podmiotach, które w nim uczestniczyły oraz o jego wpływie na opis przedmiotu zamówienia, powinny, jako dotyczące przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia, stanowić załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.

Podsumowując - skorzystanie z dialogu technicznego zgodnie z Informatorem Urzędu Zamówień Publicznych przynosi takie korzyści jak :

  • rozszerzenie konkurencji poprzez identyfikowanie barier mogących ograniczać dostęp wykonawców do zamówień publicznych;
  • zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych w dziedzinie właściwej dla przedmiotu zamówienia;
  • promocję innowacji przez system zamówień publicznych, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych i zaawansowanych technologicznie;
  • skonfrontowanie potrzeb zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez funkcjonujące na danym rynku podmioty świadczące określonego rodzaju dostawy, usługi, czy roboty budowlane;
  • przygotowanie do realizacji zamówienia zwłaszcza w zakresie szczegółowego określenia jego przedmiotu, a w konsekwencji również do zapewnienia celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych;
  • określenie czynników determinujących techniczną jakość czy ekonomiczną wartość zamówienia publicznego;
  • określenie optymalnych kryteriów oceny ofert pożądanego przez zamawiającego przedmiotu zamówienia i najbardziej adekwatnych rozwiązań prawnych odnoszących się do ewentualnej przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego, którego dialog techniczny dotyczy;
  • szczegółowa identyfikacja kosztów udzielenia zamówienia publicznego, kwestii określenia ewentualnych ryzyk kontraktowych, optymalnego ich rozkładu pomiędzy strony umowy, i analizy możliwych sposobów ich ograniczenia.

Dialog techniczny stanowi elastyczne i sprawne rozwiązanie dla Zamawiających, którzy przygotowują się do ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a nie posiadają wystarczającej, fachowej wiedzy odnośnie dostępnych na rynku rozwiązań.